Когда компенсация «разъездных» расходов облагается НДФЛ и взносами?

На этот вопрос Минфин России ответил в письме от 30.12.2022 г. № 03-04-06/129887.

Как оформить выплаты

Специальностей с разъездным характером работы очень много. Так трудятся, например, курьеры, выездные бригады, торговые агенты, специалисты сервисных служб.

Сотрудникам, работа которых осуществляется в пути, полагаются компенсации их расходов. Так, работодатель должен возместить затраты на проезд, аренду жилья, а также компенсировать другие расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства. Кроме того, могут быть и другие расходы, которые производятся с разрешения или ведома руководителя.

Каждый работодатель устанавливает размеры и порядок компенсации этих затрат в ЛНА, трудовом договоре или колдоговоре. Там же указывается, какие для каких профессий, работ и должностей предусмотрен разъездной характер труда, напоминает Минфин в своем письме.

«Нормативные акты для бухгалтера» со скидкой 50%

Подпишитесь на электронный журнал по антикризисной цене, чтобы под рукой всегда были свежие документы с подробными комментариями экспертов. Для тех, кто принимает решения по учету и налогам только после проверки информации и изучения самого первоисточника.

Подписаться на журнал

Когда налог и взносы платятся

Если в упомянутых выше документах установлено, что работа сотрудника в соответствии с занимаемой должностью носит разъездной характер, компенсации его расходов не включаются в базу по НДФЛ и взносам. При этом важно, чтобы все затраты были документально подтверждены.

Если бумаг, подтверждающих затраты, не будет, выплаты не будут считаться компенсациями. В таком случае они облагаются НДФЛ и взносами по общим правилам.

С суточными ситуация немного другая. Они не включаются в базу по НДФЛ в взносам в сумме, оговоренной в ЛНА фирмы.

В своем письме минфиновцы отмечают, что при определении суммы компенсаций сотрудникам с разъездным характером работы нужно учитывать оценку соответствующих расходов, а также то, какие еще гарантии есть у этих специалистов.