Когда для подтверждения расходов достаточно первички в электронном формате

Минфин РФ в письме от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54117 уточнил: когда расходы осуществлены на территории РФ, их можно подтверждать электронными документами, которые подписаны КЭП, если федеральными законами, иными нормативными актами не установлено отдельное требование о составлении этих документов на бумаге.

Такое требование - составлять документы на бумаге, например, установлено ТК РФ для определенных типов документов. Разъяснения на этот счет выходили в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97.

Среди расходных документов по налогам, нет тех, которые нужно составлять исключительно на бумаге.

Как хранить первичку по налогам и отчетность

Первичку, а также регистры бухгалтерского и налогового учета можно вести в электронном виде (ст. 9 и 10 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 314 НК РФ). Подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, выступает именно его электронная форма.

Электронные документы считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это оговорено в договоре. Документы, которыми партнеры обменялись в электронном формате, распечатывать и хранить на бумажном носителе не нужно. Нет необходимости дублировать электронный обмен документами, бумажным.

Что касается налоговых регистров и налоговой отчетности, законодательство не обязывает распечатывать электронные документы и хранить их на бумаге для представления в будущем по требованию налоговой инспекции. Вам не нужно дублировать на бумаге бухгалтерскую отчетность, декларации и расчеты, которые вы составили в электронной форме.

Налоговые регистры можно вести как на бумаге, так и электронно. Если они понадобятся налоговикам, все документы можно распечатать.

Какие документы по расходам на оплату труда не могут быть электронными

Если документ по требованиям ТК РФ должен быть подписан собственноручно, его нужно распечатать и хранить в бумажном виде.

Это такие документы как:

• заявление о приеме на работу, которое должно хранится исключительно в распечатанном виде, приказ о приеме и увольнении,
• акт о несчастном случае на производстве,
• документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Все эти документы можно оформлять только на бумаге. Работник должен подписывать их лично, «живой» подписью.

На бумаге придется оформлять документы по выдаче заработной платы, если вы выдаете деньги наличными из кассы. Факт выдачи денег должен быть подтвержден подписью работника в ведомости на выдачу зарплаты и расходном ордере (РКО). Эти документы нужно оформлять на бумаге.

Когда копию электронного документа нужно иметь на бумаге

Распечатывать электронный документ на бумаге необходимо для предъявления проверяющим, партнерам или государственному органу, если это предусмотрено законодательством или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Как сказано выше, ТК РФ предусмотрено хранение на бумаге ряда кадровых документов.

Когда бумажный документ нельзя перевести в электронный формат

В этом вопросе нужно учитывать требования п. 24 ФСБУ 27/2021, где сказано, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид методом сканирования с целью последующего хранения не допускается.