Каршеринг и такси для работников: как учесть в расходах
11.12.2020 распечататьФирма может оплачивать своим работникам проезд к месту работы и обратно. Можно ездить и на такси, и на автомобиле, взятом в аренду. Порядок учета этих затрат в налоговой базе по прибыли зависит не от вида транспорта. А зависит от особенностей производства и того, что написано в ЛНА и трудовых договорах с работниками.
В общем случае - запрет
Как ваши сотрудники добираются на работу?
Как правило, на общественном транспорте. Некоторые компании выделяют для этого ведомственный транспорт, другие – организовывают за свой счет специальные маршруты.
В общем случае при расчете налога на прибыль затраты на проезд сотрудников к месту работы и обратно перечисленными способами (транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом) не учитываются. Это прямо запрещено пунктом 26 статьи 270 НК РФ.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Что входит в перечень расходов, которые не уменьшают облагаемую прибыль?
Но есть все-таки два случая, которые позволяют учесть расходы на проезд работников в налоговой базе. Они установлены в качестве исключений и сформулированы в самом «запретительном» пункте 26 статьи 270 НК РФ.
Первое исключение
Первое исключение – это отсутствие общественного транспорта, которым можно было бы доехать на работу и вернуться обратно. Поэтому расходы, связанные с доставкой работников ведомственным транспортом, специально организованными маршрутами можно учесть при расчете налога на прибыль, как обусловленные спецификой производства. Ну а тем, у кого нет возможности задействовать свой транспорт или организовать спецмаршрут, например, нанять автобус, вправе оплачивать своим работникам такой вид общественного транспорта, как такси. Да и услуги каршеринга тоже прочно вошли в нашу реальность.
Итак, при расчете налога на прибыль можно учитывать расходы на проезд или доставку работников к месту работы и обратно, если они обусловлены специфическими особенностями производства – отсутствием общественного транспорта, которым работники могли бы добираться на работу и возвращаться домой.
Второе исключение
Но ведь и обычная компания может оплачивать своим работникам проезд на работу. «Неспецифическим» с точки зрения производства компаниям можно воспользоваться вторым исключением, предусмотренным пунктом 26 статьи 270 НК РФ, позволяющим честь при расчете налога на прибыль расходы на проезд,
Если оплата проезда работников к месту работы и обратно предусмотрена трудовыми и коллективными договорами и являются формой оплаты труда, то учесть эти расходы при расчете налога на прибыль можно.
Таким образом, если компания оплачивает проезд сотрудников и относит эти затраты к расходам на оплату труда, - в налоговую базу по прибыли эти расходы попадут. При этом у работников возникает облагаемый доход в натуральной форме, с которого нужно удержать НДФЛ (подп.1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Об экономической целесообразности
Для включения затрат организации на проезд работников в сумму расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, необходимо соблюдение условий статьи 252 НК РФ об обоснованности затрат. Расходы должны быть обоснованы, подтверждены документально и понесены самим плательщиком налога.
Расходы, учитываемые при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, являются обоснованными, если имеется подтверждение того, что они осуществлены в связи с намерениями налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Об этом Минфин не забыл упомянуть и в письме от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/9691.
Такси и автомобиль, предоставленный в аренду, исходя их содержания указанного письма, вполне относятся к общественному транспорту.
Экономическая целесообразность расходов на проезд работников для налога на прибыль – это обеспечение производства трудовыми ресурсами для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документальным подтверждением таких расходов является закрепление условий оплаты проезда во внутренних организационных документах, договорах со сторонними компаниями-перевозчиками и трудовых договорах с сотрудниками.
Вывод. Расходы налогоплательщиком на оплату проезда к месту работы и обратно могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в двух случаях:
- они произведены в силу технологических особенностей производства;
- они являются формой системы оплаты труда.
Компенсация проезда, которая имеет чисто социальный характер, при расчете налога на прибыль не учитывается (см. письмо Минфина от 7 августа 2020 г. № 03-03-06/1/69400 о непризнании в налоговой базе по прибыли расходов на транспортировку работников на работу и обратно во время эпидемии).
Читайте также:
