Какой подписью должна быть заверена электронная «первичка» для подтверждения расходов по прибыли

Минфин РФ в письме от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3562 напомнил о необходимости оформлять первичные расходные документы и уточнил требования к электронной первичке.

Вывод минфиновцев простой и очевидный: «для целей налогового учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью». Разберемся, что конкретно означает эта формулировка.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами:

1. Документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
2. В документах должны быть указаны обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. Первичный учетный документ, может быть, составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП) (пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).
4. Документы могут прямо подтверждать расходы (например, чек, акт, накладная) либо косвенно (например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором).

Информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Нормативные акты и соглашения между участниками ЭДО, позволяющие признать электронный документ, подписанный неквалифицированной ЭП, равнозначным бумажному, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

Первичный учетный документ в электронном формате может быть принят к учету, если:

1. Подписан простой ЭП или неквалифицированной ЭП, квалифицированной ЭП.
2. Между партнерами заключено соглашение о переходе на ЭДО и применении НЭП (ч.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Для каких документов подходит НЭП

Возможность использования неквалифицированной электронной подписью (НЭП) определяется законодательством и соглашением между сторонами. В целом, НЭП можно подписывать неформализованные документы.

Как правило, такую подпись могут использовать сотрудники компании для внутренних и внешних документов, в том числе те, которыми обмениваетесь с партнерами, поставщиками клиентами или заказчиками. Например:

• договоры оказания услуг или поставки,
• договоры ГПХ (гражданско-правового характера), 
• дополнительные соглашения и приложения к ним,
• акты выполненных работ, оказанных услуг и пр.,
• документы для взаимодействия с дистанционными работниками,
• накладные, акты,
• приказы, служебные записки, заявления, распоряжения,
• официальные письма на бланке организации,
• счета,
• технические задания.

Вышеуказанные документы не запрещено подписывать и КЭП. Так даже удобнее в небольшой компании. Одна подпись для всех документов.

Документ, подписанный НЭП, будет юридически значимым, при условии, что у вас есть подписанное с партнерами соглашение (ч.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Во многих системах ЭДО это реализовано на этапе присоединения к лицензионному договору, частью которого является соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной подписи.

Использование ЭЦП без соглашения о переходе на электронный документооборот

Для каких документов не подходит НЭП

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) не подойдет при взаимодействии с госорганами. В частности, ей нельзя подписывать документы при участии в электронных торгах и аукционах, заявления на регистрацию ООО и ИП, внесение изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, налоговую отчетность организации.

Нужно ли работнику использовать электронную подпись?

Для каких документов подходит НЭП

Возможность использования неквалифицированной электронной подписью (НЭП) определяется законодательством и соглашением между сторонами.

НЭП можно подписывать неформализованные документы. Как правило, такую подпись могут использовать сотрудники компании для внутренних и внешних документов, в том числе те, которыми обмениваетесь с партнерами, поставщиками клиентами или заказчиками. Например: договоры оказания услуг или поставки, договоры ГПХ (гражданско-правового характера),  дополнительные соглашения и приложения к ним; акты выполненных работ, оказанных услуг и пр., документы для взаимодействия с дистанционными работниками, накладные, акты; приказы, служебные записки, заявления, распоряжения, официальные письма на бланке организации и т.п.

Документ, подписанный НЭП, будет юридически значимым, при условии, что у вас есть подписанное с партнерами соглашение (ч.2 ст.6 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Во многих системах ЭДО это реализовано на этапе присоединения к лицензионному договору, частью которого является соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной подписи.

Бухгалтерия.ру