Какими копиями можно подтвердить расходы

30.10.2019 распечатать

Если нет оригиналов документов, вместо них для подтверждения расходов можно использовать копии. Но только копии, заверенные в установленном порядке.

Статьей 313 Налогового кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Они должны быть оформлены в соответствии с требованиями статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Здесь речь идет об оригиналах документов. А что делать, если оригиналов нет?

Правильная копия

Если нет оригиналов документов, в учете допускается использовать копии, но только те, которые отвечают строгим требованиям.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) копия документа - это экземпляр, который полностью воспроизводит информацию подлинника. А заверенная копия документа - это та, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Порядок заверения копии документа, которую можно принять к учету, расписал Минфин в письме от 22 апреля 2019 г. № 03-11-11/28986. Письмо касалось учета расходов при УСН, но его можно применить и к налогу на прибыль, так как требования к расходам по налогу на прибыль такие же, как для УСН.

Как заверить копию документа

В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» должны быть указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст):

слово «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
его собственноручная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
дата заверения копии.

Заверительная отметка может быть в виде штампа или рукописной. Также в ней должна быть запись о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»).

Заверительная отметка заверяется печатью.

Как накажут за отсутствие документов

Таким образом, использовать простые ксерокопии, а также отсканированные, факсимильные и т.п. копии без соответствующего заверения в налоговом учете рискованно. Налоговики их не примут, а налог – доначислят.

Кроме этого, отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За это привлекают к налоговой и административной ответственности.