Каким документами можно подтвердить недостачи, чтобы списать их в расходы

Недостачи материальных ценностей, а также убытки от хищений можно отнести к внереализационным расходам в случае отсутствия виновных лиц либо когда виновники не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Компании на УСН такие убытки учитывают не могут.

Факт отсутствия виновных лиц должен быть подтвержден документами. В случае недостачи или кражи, это могут быть документы от МВД, прокуратуры и т.п. Например, постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Итак, только при наличии документов от госструктур, подтверждающих отсутствие виновных в недостаче или в хищении, вы можете уменьшить полученные доходы на сумму убытков, включив их в состав внереализационных расходов, - уточнила ФНС в письме ФНС РФ от 05.02.2024 № СД-2-3/1529.

Аргументируя свой вывод, ФНС РФ в письме от 05.02.2024 № СД-2-3/1529, ссылается на решение ВАС РФ по делу № ВАС-13048/13 и определение КС РФ от 24.09.2012 № 1543-О.

Судьями ВАС был сделан вывод о том, что при отсутствии в НК РФ специального регулирования по учету недостач, не обусловленных естественной убылью и хищений, совершенных покупателями в торговых залах, данные убытки могут быть учтены в налоговой базе по прибыли на основании п. 2 ст. 265 НК РФ и при условии их соответствия требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

КС РФ, в свою очередь, подчеркнул, если подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при недостаче ТМЦ, организация никак не ограничена в вопросе подтверждения правомерности учета этих расходов и подборе документов.

В итоге, окончательный вывод ФНС таков: документы могут быть любые, главное, чтобы они соответствовали требованиям статьи 252 НК РФ.

Убыток в связи с отсутствием виновного лица проводками отражается так:

• Дебет 94 Кредит 10 (41)

• Дебет 91.2 Кредит 94