Какие нужны документы, чтобы обосновать расходы по арендованному имуществу

Эксперты бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера» в новой рассылке для своих подписчиков подробно рассмотрели вопрос о том Чем обосновывать расходы по арендованному имуществу. Со ссылками на бератор рассмотрены важные требования, предъявляемые к договору, актам, а также правила отнесения расходы на аренду к прямые либо косвенным? Неправильное решение приведет к перерасчету налоговой базы по прибыли.

Скачать счет на бератор

К расходам на аренду в первую очередь относятся арендные платежи и оплата коммуналки. На «втором месте» расходы на ремонт. В пункте 2 статьи 616 ГК РФ сказано, что арендуемое имущество в исправном состоянии должен поддерживать арендатор. Так и возникают расходы на ремонт, а при аренде недвижимого имущества еще.

Чем подтвердить арендные платежи

Для учета арендных платежей в расходах при налогообложении прибыли необходимы документы, из которых можно четко определить состав арендуемого имущества.

Основанием для признания затрат на аренду является действующий договор аренды, который содержит условие об арендной плате. Об этом напомнил Минфин в письме от 30 января 2025 г. № 03-03-06/1/8125. Из документов, подтверждающих арендные платежи, должно быть ясно, какое конкретно имущество предоставлено в аренду.

Нельзя учесть в расходах плату за аренду имущества, которое фактически не используется.

Услуги аренды, пожалуй, самые распространенные среди длящихся услуг. Для документального подтверждения такого рода арендных платежей арендатору нужно иметь: договор аренды; акт приема-передачи арендованного объекта; если арендодатель плательщик НДС, - счета-фактуры. Ежемесячные акты на аренду не нужны (см. письмо Минфина от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).

Читайте в бераторе

Если платеж за аренду внесен единовременно

Коммунальные услуги

Чтобы к расходам на аренду отнести плату за коммунальные услуги (предоставление света, воды, газа) и услуги связи по арендуемому имуществу, в договоре аренды должно быть условие о том, что за эти расходы рассчитывается арендодатель. Затем он перевыставляет счета коммунальных служб арендатору, который их оплачивает.

Если коммунальные службы выставляют счета напрямую арендатору (то есть минуя арендодателя), эти затраты в состав прочих не включают. Они считаются материальными расходами.

Ремонт арендованного имущества

В составе прочих учитывают затраты по ремонту арендованных основных средств. Для этого должны быть выполнены следующие условия:

•  арендованное имущество используется арендатором для деятельности, направленной на получение дохода;
• обязанность производить ремонт за свой счет возлагается законом либо договором аренды именно на арендатора, а арендодатель не будет компенсировать ему эти расходы (см. письмо Минфина от 6 июня 2025 г. №03-03-06/1/56027).

Отнесение расходов к капитальным затратам или к расходам на ремонт определяют исходя из существа работ, предусмотренных договором.

Читайте в бераторе:

Амортизация неотделимых улучшений при аренде

С какими работами связаны затраты

Как амортизировать неотделимые улучшения

Если арендодатель не возмещает стоимость затрат

Если арендодатель возмещает расходы

Что делать с недоамортизированной частью

Амортизационная премия по расходам на неотделимые улучшения арендованного имущества

Расходы на аренду: прямые или косвенные?

Это, пожалуй, один из самых неприятных вопросов, решение которого не в вашу пользу приведет к перерасчету налоговой базы по прибыли. Вы знаете, что косвенные расходы списываются сразу. Прямые же нужно признавать по мере реализации выпускаемой продукции.

Да, вы вправе определять состав прямых расходов самостоятельно. Но, как требует НК РФ, для этого должно иметься экономическое обоснование. К примеру, аренда производственного помещения. Арендные платежи, учтенные по нему как косвенные расходы, налоговики не пропустят.

Арендную плату нужно включать в прямые расходы, если она связана с выпускаемой готовой продукцией. Например, арендные или лизинговые платежи за производственное оборудование. На это указал Арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 3 марта 2017 г. № Ф07-413/2017 по делу № А05-12521/2015.

В то же время арендная плата может быть косвенным расходом, если не связана напрямую с выпуском готовой продукции или плата начисляется и за период, когда продукция не выпускалась, работы не производились. Или если расходы не формируют стоимость продукции (см. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10 апреля 2018 г.№ Ф02-1185/2018, А69-882/2017).

Читайте также:

Лизинг (финансовая аренда)

Документы, подтверждающие расходы по договору лизинга

Что входит в лизинговый платеж

Амортизация лизингового имущества

Бухгалтерия.ру