Какие подготовить ЛНА, чтобы премии учитывать в расходах?

Условия для признания расходов

Из положений ТК РФ следует, что стимулирующие выплаты, в том числе премии, являются элементами системы оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ). На основании пункта 2 статьи 255 НК РФ премии за производственные результаты относятся к расходам на оплату труда. В этой статье также сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.

Отсюда первое условие. Расходы в виде премий работникам можно учесть в целях налогообложения прибыли организаций, если они являются элементом системы оплаты труда, а порядок, размер и условия их выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, которые содержат нормы трудового права.

Условие второе связано с требованиями статьи 252 НК РФ. Расходы учитываются при налогообложении прибыли, если они экономически оправданы и документально подтверждены.

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина от 8 июля 2019 г. № 03-03-06/1/49986, от 17 апреля 2017 г. № 03-03-06/2/22717, 16 декабря 2016 г. № 03-03-06/1/75456.

А нам осталось выяснить, по какому принципу и в каких ЛНА отражать порядок премирования, чтобы расходы были приняты.

Как оформить выплату премии

Начнем с того, что по трудовому законодательству работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Для этого в компании должны быть локальные нормативные акты, касающиеся премирования, с которыми работника нужно ознакомить при приеме на работу.

Это как минимум два вида документов: трудовой договор, коллективный договор. Есть еще и третий документ – Правила внутреннего трудового распорядка и их часть - Положение о премировании (оно часто оформляется в виде самостоятельного документа).

Отразить премирование можно одним из способов.

В трудовом договоре можно прямо прописать, за какие достижения, когда, в каком размере выплачивается премия работнику и как она рассчитывается. Это трудоемкий и не вполне удобный вариант, поскольку он не позволяет оперативно вносить изменения в трудовой договор.

В трудовом договоре можно подробно не прописывать порядок премирования, а сделать запись с отсылкой на коллективный договор. Хотя вносить изменения в коллективный договор не менее сложно, чем в трудовой договор. Можно, конечно, применить удлинить цепочку ссылок – в трудовом договоре сделать ссылку на коллективный договор, а в коллективном – на Положение об оплате труда.

Но самым удобным считается третий вариант - в трудовом договоре подробно не прописывать порядок премирования, а сделать отсылку на Положение о премировании. Этот документ утверждается руководителем, а работники с ним должны быть ознакомлены при приеме на работу - под роспись.

Какие выплаты не учитываются

Есть еще одно условие.

А пунктами 21 и 22 статьи 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются:

• расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);
• расходы в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

Например, нельзя учесть в расходах единовременную премию «за выполнение особо важного задания», выплаченную на основании приказа директора, но не предусмотренную ни одним из ЛНА компании, посвященным премированию работников.