Какие документы выдавать при увольнении в 2026 году: полный список

Неисчерпывающий перечень документов, которые нужно выдать увольняющему работнику приведен в статье 62 ТК РФ. Речь идет о документах, связанных с работой. К ним относятся:

• приказ о приеме на работу,
• приказ о переводах на другую работу,
• приказ об увольнении с работы,
• трудовая книжка,
• справка о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Часть документов выдается в обязательном порядке, часть – только на основании письменного заявления работника.

Документы, которые выдают обязательно, без письменного заявления работника

Самые значимые для трудовой биографии работника документы выдаются на основании статьи 62 ТК РФ без какого-либо отдельного запроса со стороны работника:

• Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (электронная трудовая).
• Расчетный листок за последний рабочий календарный месяц, даже если он отработал неполностью.
• Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2  Сведения о страховом стаже.
• Выписка из персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц.
• Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год) за последние три месяц.
• Подраздел 3 формы ЕФС-1 – Сведения о дополнительных страховых взносах, если за работника компания платила дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
• Оригиналы документов, которые были переданы работодателю при приеме на работу.

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эта форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Если выдать трудовую книжку «на руки» не получается, ее можно отправить почтой. Но предварительно нужно получить от работника согласие на почтовое отправление документа, где указывается адрес получателя. Трудовую книжку нужно отправить заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся за последний месяц работы (полный либо неполный - значения не имеет).

Выписка из формы ЕФС-1 – подраздел 1.2

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» из формы ЕФС-1 (утверждена приказом СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281).

Эту выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгли гражданско-правовой договор.

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах»

Отчет Персонифицированные сведения о физлицах содержит данные о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу работников. Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Увольняющемуся работнику выдают не весь отчет, а отдельный персональный лист, где есть сведения только о нем. Это означает, что в основной таблице этой формы должна быть только одна строка с номером «1», где приведены данные о конкретном работнике за отчетный месяц.

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@ в приложении 1.

Выписка из Раздела 3 – Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Раздел 3 состоит из следующих подразделов:

• подраздел 3.1. «Данные о физическом лице, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения»;
• подраздел 3.2. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, а также сведения об исчисленных страховых взносах»;
• подраздел 3.2.1. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»;
• подраздел 3.2.2. «Сведения о базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу».

При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

Эта выписка выдается не только уволившимся штатным сотрудникам компании, но и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Выписка из ЕФС-1 – подраздел 3

Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах» сдается в СФР, если компания платила за работника дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Пи увольнении таких работников, им нужно сделать выписку из подраздела 3 формы ЕФС-1.

Выписку нужно распечатать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Оригиналы документов работника

Таких документов, как паспорт, уведомление о присвоении ИНН, СНИЛС, военный билет, диплом об образовании у компании быть не должно. Причем как в оригиналах, так и в копиях. При приеме на работу сотрудник только предъявляет их. Затем ответственный за кадровый учет вносит сведения из этих документов в личную карточку и возвращает их сотруднику.

Хранение личных документов считается нарушением ТК РФ и закона о персональных данных, грозит серьезными штрафами.

Тем не менее, есть документы, которые могут и должны быть у работодателя в оригиналах.

Например, отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Документы, которые выдают на основании заявления от работника

Кроме обязательных документов работник вправе получить дополнительные, которые могут понадобится ему для дальнейшего трудоустройства, заполнения и подачи декларации 3-НДФЛ, постановки на биржу труда и т.п. Работник вправе не обосновывать причину нуждаемости в копиях этих документов.

К таким документам относятся:

• справка о доходах работника (НДФЛ);
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах;
• копия трудового договора и дополнительных соглашений;
• справка о работе в районах Крайнего Севера;
• справка о том, что на дату увольнения дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом в этом календарном году он не использовал или использовал их частично.

Выдать работнику документы, связанные с работой, нужно по его письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Справка о доходах работника (НДФЛ)

Справка о доходах и суммах налога физического лица входит в состав формы 6-НДФЛ.

Работнику, который запрашивает Справку о доходах и удержанном НДФЛ, можно посоветовать скачать ее в своем личном кабинет на сайте ФНС. Если он сам этого сделать не может, нужно просто распечатать справку из бухгалтерской программы и выдать.

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости.

Форма справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице утверждена приказом Минтруда России от 27 ноября 2024 г. № 637н. Она действует с 11 февраля 2025 года.

Справка о среднем заработке для пособия по безработице. Форма

Выписка из приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении выдается только работникам, уволенным по сокращению.

Как указал Роструд этот документ относится к обязательным, которые нужно выдать работнику. Если одним приказом уволены несколько сотрудников, каждый из них вправе получить выписку из общего приказа, где указаны сведения только о нем.
Штрафы за отказ выдать работнику документы при увольнении

За невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 ТК РФ, предусмотрена административная ответственность.

Оштрафовать могут по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф:

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей;
• на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• административный штраф на должностных лиц (и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей

Какие документы не выдают работнику при увольнении 

Перечень документов, который приведен в статье 62 ТК РФ, не является исчерпывающим, но и не может быть трактован как неограниченный.

С одной стороны, согласно статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать и другие документы, связанные с работой.

С другой стороны, в части 2 статьи 66.1 ТК РФ определено, что к сведениям о трудовой деятельности работника относятся: место его работы, его трудовые функции, переводы на другую постоянную работу, причины и основания увольнение и т.п.

Более того, ТК РФ не только разрешает не предоставлять сведения, которые не имеют непосредственного отношения к работнику и его работе, но и запрещать выдавать документы, которые содержат персональные данные других работников.

Локальные нормативные акты компании (Положения, регламенты и т.п.)

Локальные нормативные акты компании сложно напрямую соотнести с одним конкретным работником. Внутренние документы содержат нормы и правила работы компании в целом. Например, «Положение о порядке командирования», «Положение о защите персональных данных», «Положение о премировании», «Положение о заработной плате» и т.д.

Работодатель не обязан выдавать работникам копии своих локальных нормативных актов. Обязанность руководителя ограничивается лишь тем, что он должен ознакомить работников с основными организационными документами компании «под роспись». Если работник подписал документы, не изучив их, он принял на себя все риски возникновения конфликтов в трудовом процессе.

Такие документы как объяснительные, докладные, протоколы заседаний, служебные записки, заявления так далее, работодатель тоже не обязан выдавать работникам. Эти документы не связаны напрямую с работой, они предназначены для служебного пользования.

Кадровые документы, которые касаются отдельных подразделений компании, также не входят в число тех, которые работодатель обязан выдан по статье 62 ТК РФ. Например, регламенты, положения отделов или департаментов.

Положения о командировках и подобные документы «на руки» работникам не выдают

Штатное расписание

Штатное расписание содержит информацию о структуре компании, должностях, количестве работников по каждой должности, общей численности персонала, окладах и надбавках.

Этот документ хоть и имеет прямое отношение к заработной плате, он не относится к числу тех, которые работодатель обязан выдать каждому работнику согласно статье 62 ТК РФ. Информацию о заработке работник получает в расчетном листке.

Штатное расписание работникам не выдается

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются одним из локальных нормативных актов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена только обязанность работодателя ознакомить работника с ними под роспись (ст. 68 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка регламентирует трудовой распорядок и не содержат сведений, связанных с работой конкретного работника. Это общий, а не персонализированный документ.

Работник не вправе требовать копию Правил «на руки». Достаточно того, что работодатель ознакомил его с этим документом под роспись (статья 68 ТК РФ).

Должностные инструкции

Работодатель обязан выдать работнику один оригинальный экземпляр должностной инструкции в первый же рабочий день. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. установлено, что работнику при приеме на работу выдается один из двух экземпляров должностной инструкции под «роспись».

Если работник потерял свой экземпляр (за что, кстати, работодатель вправе «наказать»), и попросит письменно выдать ему копию, это нужно сделать. Срок обычный – в течение трех рабочих дней со дня получения такого заявления. 

Характеристика с места работы

Прямой обязанности выдавать характеристики увольняющимся работникам у работодателя нет. Пока работник трудится в компании, характеристику выдают по запросу органов власти или нового работодателя. Например, военкомат запрашивает характеристику, чтобы перевести призывника на альтернативную или присвоить звание; суд запрашивает характеристики в рамках гражданских и уголовных дел; органы опеки при усыновлении и т.п.

Если характеристику запрашивает потенциальный работодатель или другие организации, сначала они должны получить на это письменное согласие работника, иначе нарушат нормы закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Характеристики уволенным работникам, руководитель выдавать не обязан.

Документы, которые запрещено выдавать

Как уже сказано выше, ТК РФ не только обязывает работодателя выдавать работникам документы, связанные с их работой, но и запрещать выдавать документы, которые содержат персональные данные других работников; государственную, коммерческую или служебную тайну.

Например, персональные данные других работников содержат штатное расписание, график отпусков и другие.

Сроки выдачи документов при увольнении

Обязательные документы должны быть выданы увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день. Дополнительные, которые работник запрашивает письменными заявлением, - в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником (ч. 1 ст. 62 ТК).

Какие документы работодатель обязан выдать работнику, а какие – нет. Таблица.

Бухгалтерия.ру