Какие документы подтверждают периоды работы во вредных условиях труда?

Источник – письмо Минтруда России от 29 сентября 2025 г. № 15-2/ООГ-1929.

Трудовая книжка – основной документ

Основным документом, подтверждающим периоды работы во вредных и опасных условиях труда, является трудовая книжка. Она подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника.

В сведения о трудовой деятельности включают информацию о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ).

Стаж работы учитывается для предоставления оплачиваемых отпусков, гарантий и компенсаций, а также для расчета пенсии.

Стаж работы во вредных и (или) опасных условиях труда следует считать с даты заключения трудового договора.

При подсчете общего стажа во вредных или опасных условиях труда нужно считать все периоды (время работы в днях и годах) фактической работы работника во вредных или опасных условиях труда.

Другие документы, подтверждающие периоды работы во вредных условиях труда

Во-первых, это результаты специальной оценки условий труда (СОУТ). Ее проводят все работодатели. По результатам СОУТ выявляют, есть ли на рабочих местах вредные или опасные условия труда.

Во-вторых, это заключения медицинских осмотров.

Работник обязан проходить медицинские осмотры, если он выполняет работы или подвергается воздействию вредных и опасных производственных факторов

Перечень таких факторов утвержден в совместном приказе Минтруда России, Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420н и приказе Минздрава России от 28.01.2021 № 29н.

Кроме того, для работников, занятых на работах во вредных и (или) опасных условиях труда, первый периодический осмотр в центре профпатологии проводится при стаже работы 5 лет во вредных (опасных) условиях труда (подклассы 3.1 - 3.4 класс 4). Последующие периодические осмотры у данных категорий работников в центре профпатологии проводятся один раз в пять лет.

Минтруд России отмечает, что работодатель располагает документами, которые подтверждают периоды работы работников своей организации во вредных условиях труда.

Поэтому работодатель при необходимости вправе выдать работнику справку в свободной форме, подвергающую периоды работы во вредных условиях труда. В ней указывают результаты спецоценки, медосмотров, выполняемую работу и т.д.

Также подтверждением могут быть выписки из приказов. Они могут подтвердить характер работы (например, приказ о назначении на должность, о предоставлении дополнительного отпуска или повышенной оплаты труда за вредность).

Если работодатель был ликвидирован, необходимо запрашивать документы в архивах. Например, копии штатных расписаний, отраслевые справочники (ЕТКС, ЕКС), которые содержат описания профессий и их вредных факторов.

Бератор