Какие документы по отпускам должны быть в каждой организации

18.10.2023 распечатать

При увольнении сотрудник посчитал, что работодатель не доплатил компенсацию за неиспользованный отпуск, и обратился в суд. Третий кассационный суд общей юрисдикции в определении от 24.07.2023 г. по делу № 88-13070/2023 разъяснил, какие документы подтверждают предоставление отпуска сотруднику.

Какие документы подтверждают предоставление отпуска сотруднику

Предоставление отпуска работнику – это одна из главных трудовых гарантий работников. Поэтому бухгалтер или кадровик должен правильно его оформить. Это важно, так как могут возникнуть спорные ситуации, например, как в определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 24.07.2023 по делу № 88-13070/2023.

При правильном оформлении отпуска, вы сможете без проблем доказать, что отпуск был предоставлен, т.е. обезопасить себя.

Во-первых, это утвержденный график отпусков. Его ежегодно утверждают не позднее 17 декабря на следующий календарный год.

Во-вторых, уведомление о начале отпуска. Часть 3 статьи 123 Трудового кодекса устанавливает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Утвержденной формы уведомления нет, поэтому его составляют в произвольной форме.

В-третьих, приказ о предоставлении отпуска. Приказы об отпусках можно фиксировать в журнале регистрации приказов по очередным отпускам. Унифицированной формы этого документа не существует. Поэтому кадровая служба может разработать его самостоятельно.

В-четвертых, записка-расчет. Это форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Она утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 и подтверждает выплату отпускных.

И в-пятых, если работодатель ведет личные карточки работников, то в них также вносят информацию о предоставлении отпуска. Это раздел VIII «Отпуск» личной карточки по форме Т-2. В ней указывается вид отпуска, основания его предоставления, даты начала и окончания, количество календарных дней и период работы, за который он был предоставлен.

В рассматриваемом деле – определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 24.07.2023 по делу № 88-13070/2023 – работодатель также в качестве доказательств представил табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда.

Судьи полностью встали на строну работодателя.

Суд отметил, что то обстоятельство, что в справке о доходах (2-НДФЛ) не указан код дохода «Отпускные», свидетельствует о ненадлежащем ведении отчетности, но не опровергает сведения, содержащиеся в приказах о предоставлении отпуска.

Составьте правильно и проверьте свой РСВ за 9 месяцев вместе с бератором.
Регистрируйтесь бесплатно.