Какие документы нельзя хранить в личном деле работника

Документы, которые вы можете и должны запросить у работника при приеме на работу указаны в статье 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на электронную трудовую;
• СНИЛС;
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации;
• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).

Для замещения определенных должностей, в отдельных сферах деятельности и госструктурах может понадобится:

• справка об отсутствии судимости;
• медкнижка.

Кроме того, бухгалтерии для начисления больничного и предоставления соцвычетов понадобятся:

• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий (с 2023 года (эта справка отменена, но без нее не обойтись, пока в СФР не будут собраны все необходимые данные);
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

После проверки всех документов, оформляется приказ о приеме на работу, трудовой договор и заводится личное дело работника (последнее не обязательно!).

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Личное дело и личное карточка работника

Законодательство требует вести личные дела только на государственных гражданских служащих. Коммерческие компании сами решают, нужны ли им личные дела работников и описывают порядок их формирования в локальных нормативных актах организации.

Часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника. Это не так. Личная карточка не является составной частью личного дела. Это отдельный самостоятельный документ, форма которого № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Обязанности по введению личных карточек, как и личных дел, с 2022 года нет. Но, организация может их вести. Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам Федерального закона от 22.11.21г. № 377-ФЗ

Если работник представил согласие на обработку его персональных данных, отдельно получать согласие на ведение личной карточки не нужно, несмотря на то, что в ней содержатся персональные данные (Онлайнинспекция.рф).

Какие документы нельзя хранить в личном деле

Если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное, не нарушить закон о защите персональных данных. Многие стараются собрать документы по-максимуму и все копии хранить «в папке работника». Это опасно!

Номер телефона работника – персданные или нет? Никаких «или»!

Личное дело сотрудника содержит множество персональных данных. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:

• Паспорта.
• Военного билета.
• СНИЛС.
• Диплома об образовании.
• Свидетельства о заключении брака.
• Свидетельства о рождении ребенка.

Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.

Хранение копий вышеперечисленных документов Роструд считает избыточным.

Каким может быть штраф

За нарушения в обработке и хранении персональных данных штрафы предусмотрены по ст. 13.11 КоАП:

За незаконную обработку персональных данных могут штрафовать

• На сумму от 10 000 до 20 000 руб. — директора и ИП;
• На сумму от 60 000 до 100 000 руб. — компанию.

За повторное нарушение штраф увеличивается:

• от 20 000 до 50 000 руб. — для директора;
• от 50 000 до 100 000 руб. — для ИП.