Как защититься от налоговых рисков при отсутствии подписей на актах и отчетах

Основная ловушка заключается в противопоставлении формального подтверждения (подписи на документе) и фактического осуществления хозяйственной операции.

НК РФ ориентирован на экономическую суть сделок, а не исключительно на их бумажное оформление. Это означает, что обязанность по уплате налогов – налога на прибыль, НДС, возникает в момент фактической реализации услуги или выполнения работ, а не в день, когда на документе проставлена заветная подпись.

Проблема в том, что НК РФ редко определяет, когда именно этот «момент фактической реализации» наступил. Зато Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) и устоявшаяся судебная практика дают важные ориентиры, которые налоговые органы успешно используют для аргументации своей позиции.

Если формальный подход «нет подписи – нет налога» вступает в конфликт с доказанным фактом получения заказчиком или принципалом экономической выгоды, то доначисления неизбежны, а с ними – пени и штрафы.

Для агентов ситуация имеет свою специфику, регулируемую ГК РФ. Агент, работающий на ОСНО, обязан исчислить и уплатить налог на прибыль и НДС с суммы своего агентского вознаграждения.

В соответствии с обычаями делового оборота и судебной практикой, момент оказания агентской услуги (а значит, и возникновения обязанности по уплате налогов) привязан к утверждению принципалом отчета агента.

П. 3 ст.1008 ГК РФ прямо указывает, что если принципал имеет возражения по отчету агента, он обязан сообщить о них в течение 30 дней со дня получения отчета. Стороны могут установить в договоре иной срок.

Если же о возражениях принципал не сообщил, то отчет считается принятым.

По истечении установленного срока отчет агента считается принятым, даже если на нем нет подписи принципала. С этого момента агент обязан:

• Признать доходы.
• Начислить НДС на сумму своего вознаграждения.

Алгоритм действий

1. Четко фиксируйте дату отправки отчета принципалу (заказное письмо с уведомлением о вручении, электронная почта с подтверждением получения).
2. Отсчитайте установленный договором (или 30-дневный) срок.
3. Если нет мотивированных возражений, отчет считается принятым. Выставляйте документы, начисляйте налоги и отражайте в учете, несмотря на отсутствие подписи.
4. Если возражения есть, то нужно требовать их формального оформления.
5. Подтверждение для налоговой: агентский договор с согласованными условиями, доказательства направления отчета и отсутствие мотивированных возражений в установленный срок.

Ситуация для подрядчиков и исполнителей услуг, работающих по договорам подряда, возмездного оказания услуг, инжиниринговых услуг и т.п., кардинально отличается от агентской. Здесь принцип, описанный в п. 3 ст. 1008 ГК РФ, не применяется.

В данном случае п. 3 ст. 158 ГК РФ четко гласит, что молчание заказчика признается выражением воли совершить сделку только в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон. Для актов выполненных работ/оказанных услуг такой нормы закона нет. Это означает, что при отсутствии подписи и молчании заказчика вы не можете автоматически считать услугу или работу принятой и требовать уплаты налогов, основываясь исключительно на сроке.

Как быть, если заказчик тянет с подписанием акта

В этом случае необходимо предпринять комплексные меры.

Проактивные меры

При заключении договора с заказчиком обязательно нужно внести в него следующие условия:

• Что если заказчик в течение определенного срока с момента получения акта выполненных работ/оказанных услуг не подписал его и не представил мотивированных возражений (претензий), работы/услуги считаются принятыми в полном объеме.
• Мотивированные возражения должны быть направлены в письменной форме (с описанием конкретных недостатков, сроков их устранения).
• Предусмотрите право подрядчика составить односторонний акт, если заказчик уклоняется от приемки или подписания акта без мотивированных причин.
• Установите в договоре штрафные санкции для заказчика за необоснованное уклонение от подписания акта или затягивание приемки.
• Четко регламентируйте способы и сроки обмена документами (например, заказные письма с уведомлением, электронная почта с подтверждением прочтения, личная передача под подпись).

Реактивные меры

Когда договор не предусматривает автоматического принятия, необходимо максимально доказать факт выполнения работ/оказания услуг и соблюдения условий договора. Это возможно следующими способами:

• Документирование каждого шага.
• Подробная переписка (электронная переписка, письма, мессенджеры, связанные с выполнением работ/услуг).
• Фото- и видеофиксация (этапы работ, завершение работ, обнаруженные недостатки (если есть) и их устранение).
• Журналы работ, табели учета времени.
• Акцепт промежуточных этапов (если работа делится на этапы, необходимо подписание актов по каждому этапу).
• Доказательства передачи результатов (отчеты, разработанные документы, макеты, доступы к системам, ключи, лицензии и т.д.).
• Показания свидетелей.

Формальные уведомления

Необходимо регулярно направлять акты выполненных работ/оказанных услуг заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После истечения срока, установленного договором для приемки, можно направить претензию (досудебную) с требованием подписать акт или предоставить мотивированный отказ, а также оплатить выполненные работы/услуги.

Обращение в суд

Если досудебные меры не привели к результату, единственным способом взыскать оплату и подтвердить факт выполнения работ/оказания услуг станет обращение в суд. В суде вам придется доказывать:

• Факт заключения договора.
• Факт выполнения работ/оказания услуг (всеми собранными доказательствами).
• Факт передачи результата заказчику.
• Уклонение заказчика от приемки и оплаты.

В случае победы в суде, факт оказания услуги будет установлен, и налоговые обязательства возникнут в соответствующий период, даже если оплата получена позже.

Автор. Д. Афанасова

Бухгалтерия.ру