Как заполнить сведения персонифицированного учета в ПФР

Сведения персони­фицированного учета

Индивидуальный (персонифицированный) учет — это учет сведений о каждом застрахован­ном лице для реализации его пенсионных прав, по которым страхователь с определенной перио­дичностью должен отчитываться в ПФР.

Правовые основы и принципы организации персонифицированного учета регламентиро­ваны Законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ. Отчетными периодами по индивидуальным сведениям признаются I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год (ст. 1 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). За 2012 год страхова­телям необходимо успеть отчитаться не позднее 15 февраля 2013 года.

Все организации и индивидуальные пред­приниматели признаются страхователями в от­ношении следующих застрахованных лиц:

• сотрудников, которые работали у них в те­чение календарного года по трудовому договору;
• физлиц (за исключением индивидуаль­ных предпринимателей), которые оказали им услуги или выполнили для них работы по дого­ворам гражданско-правового характера;
• физлиц, выполнивших для них авторский заказ, передавших им исключительные права на произведения науки, литературы, искусства или предоставившие таковые в пользование.

Иными словами, отчитаться необходимо о каждом застрахованном лице, в отношении ко­торого в 2012 году начислялись взносы на ОПС. При этом иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие в России, застрахованными лицами в целях обязатель­ного пенсионного страхования не признаются. Взносы с выплат, произведенных в их пользу, не начисляются.

Порядок представления сведений персо­нифицированного учета в ПФР регулирует­ся инструкцией, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 года № 987н.

Отчетные формы индивидуального (персони­фицированного) учета утверждены Постанов­лением Правления ПФР от 31 июля 2006 года № 192п. В нем же приведена инструкция по их заполнению (далее — инструкция № 192п).

По итогам года следует представить:

• сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахо­ванного лица (формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2);
• список застрахованных лиц в произволь­ной форме;
• опись документов о начисленных и упла­ченных страховых взносах и страховом стаже застрахованного лица, передаваемых в ПФР по форме АДВ-6-3;
• опись сведений, передаваемых страхова­телем в ПФР (форма АДВ-6-2).

Сведения о заработной плате (доходе), начи­сленных и уплаченных страховых взносах за за­страхованных лиц формируются на основании данных бухгалтерского учета.

Информация о страховом стаже берется из приказов, других документов по учету кадров и иных бумаг, подтверждающих условия трудо­вой деятельности застрахованного лица, а так­же данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.

Сведения за 2012 год могут быть поданы в фонд как на бумажном носителе, так и в элек­тронном формате, заверенном электронной циф­ровой подписью, на дискете или по телеком­муникационным каналам связи. Впрочем, на практике бумажный вариант, как правило, все равно сопровождается виртуальным.

Страхователь при представлении индивидуальных све­дений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах представляет их в электронной форме, заверен­ной электронной цифровой подписью.

Для подготовки данных в электронном виде требуется специальная программа, которая по­зволяет выгружать необходимые сведения в за­данном формате. Скачать ее можно бесплатно на сайте ПФР (www.pfrf.ru) в разделе «Работо­дателям». Как правило, она в том числе позво­ляет вывести заполненные формы на печать. Классификатор адресов КЛАДР можно бес­платно скачать с интернет-сайтов ФНС России (www.nalog.ru) либо ФГУП «Главный научно-исследовательский вычислительный центр Фе­деральной налоговой службы» (www.gnivc.ru).

В любом случае прежде чем приступить к формированию отчетности, целесообразно (во многих отделениях ПФР — обязательно) провести с Пенсионным фондом сверку уплачен­ных взносов. Также необходимо оформить стра­ховые свидетельства на сотрудников, которые впервые поступили на работу, сменили фами­лию (имя, отчество, дату или место рождения, пол и т. д.), утратили страховое свидетельство.

Иначе сведения, представленные по таким работникам в ПФР, будут считаться частично неполными и (или) недостоверными. Согла­сно же статье 17 Закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ за это страхователь может быть при­влечен к ответственности в виде штрафа в раз­мере 10% от суммы взносов, причитающихся за отчетный период с выплат в пользу застрахован­ных лиц, чьи данные оказались некорректными (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 11 августа 2004 г. № 79).

Общие требования

Все формы персонифицированного учета сле­дует заполнять чернилами, шариковой ручкой печатными буквами либо с помощью средств вычислительной техники без помарок и исправ­лений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

Индивидуальные сведения, представляе­мые в территориальное отделение ПФР орга­низацией, должны быть заверены подписью руководителя и печатью компании. Сведения, передаваемые индивидуальным предпринима­телем, заверяются его подписью.

Все документы, представляемые в Пенсион­ный фонд, группируются особым образом. Они разбиваются в пачки количеством не более 200 в каждой. В пачки могут входить документы только одного наименования. Каждая пачка со­провождается описью документов, которая яв­ляется неотъемлемой частью пачки. Сведения уточняющего характера, отменяющие сведения формируются в отдельные пачки по каждому виду подаваемых сведений.

Как правило, каждая пачка с собственными экземплярами прошивается и пронумеровыва­ется: концы скрепляющей нити выводят с тыль­ной стороны, связывают и заклеивают листком, на котором ставят печать организации и пишут «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов». Тем не менее целесо­образно заранее поинтересоваться в отделении Пенсионного фонда, в каком порядке следует оформлять пачки документов, так как в различ­ных территориальных органах ПФР он может существенным образом различаться.

При заполнении форм следует иметь в виду, что:

• показатель «Дата представления в ПФР» заполняется инспектором Пенсионного фонда при сдаче страхователем отчетности;
• коды категорий застрахованных лиц можно посмотреть в классификаторе парамет­ров, приведенном в приложении 1 к инструк­ции № 192п;
• отчетный период и тип подаваемых све­дений отмечаются знаком «Х». В нашем случае отметить нужно, соответственно, «год» и тип сведений «исходная»;
• в графах «начислено» и «уплачено» при представлении персонифицированных данных по форме СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 следует отражать суммы, которые были начислены и перечи­слены в ПФР за три последних месяца отчет­ного периода (страховые взносы за декабрь, уплаченные уже в январе 2013 г., учитывать не следует);
• сведения о выплатах в форме СЗВ-6-3 ука­зываются за весь отчетный год с 1 января по 31 декабря.

Формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3

В общем случае сведения о застрахованных лицах подаются по форме СЗВ-6-2 «Реестр све­дений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхова­ние и страховом стаже застрахованных лиц». При этом реестр не может содержать больше 200 строк. Если число застрахованных лиц пре­вышает данную величину, необходимо сформи­ровать второй реестр.

В случае, если в 2012 году тот или иной работ­ник находился в отпуске за свой счет или был на больничном, а также если сотрудник работал в особых (в особых территориальных) условиях труда или имеет право на назначение досрочной пенсии, то на каждого из таких застрахованных лиц следует сформировать форму СЗВ-6-1.

Индивидуальные сведения, представля­емые по разным типам форм (СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2) и на различные категории застрахо­ванных лиц (НР или СХ), формируются отдель­ными пачками.

Суммы начисленных и уплаченных стра­ховых взносов в данных формах указываются в рублях и копейках. При этом суммы пере­платы не отражаются. В то же время законода­тельство умалчивает о том, как следует посту­пать, если взносы перечислены страхователем не в полном объеме. Ведь уплата взносов про­изводится в целом по организации, а в формах персонифицированного учета отражаются по каждому застрахованному лицу отдельно. Вый­ти из ситуации можно, определив коэффициент уплаты взносов в целом по организации (отно­шение перечисленной суммы к начисленной) и с его помощью рассчитав суммы, уплаченные в отношении конкретного работника (сумму на­численных взносов умножить на коэффициент).

Адреса застрахованных лиц для направле­ния информации о состоянии индивидуального лицевого счета в каждой из форм следует запол­нять только в случае первого их представления или при изменении данного реквизита.

Кроме того, по итогам года необходимо пред­ставить сведения по форме СЗВ-6-3. В этих све­дениях указываются выплаты и иные возна­граждения для каждого застрахованного лица, начисленные за весь отчетный календарный год с помесячной разбивкой в рублях и копейках. Сведения формируются в разрезе категорий застрахованных лиц и типов договоров, заклю­ченных с сотрудниками (отдельно по трудовым и гражданско-правовым договорам). Для ка­ждой категории и типа договора формируется отдельная пачка сведений, которая сопровожда­ется также отдельной описью по форме АДВ-6-4.

Формы АДВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-4

Опись документов АДВ-6-3 составляется на пачку документов по форме СЗВ-6-1. На пач­ку документов по форме СЗВ-6-2, исходя из положений инструкции № 192п формировать ее не надо. В целом по организации составляется опись по форме АДВ-6-2, это сводный документ страхователя о начисленных и уплаченных страховых взносах. В этой описи сведения ука­зываются отдельной строкой по каждой пачке документов форм СЗВ-6-1 и каждому реестру СЗВ-6-2 с подведением итогов в целом по страхо­вателю и по каждой категории застрахованных лиц. Графа «Имя файла (номер реестра)» авто­матически заполняется у тех страхователей, кто представляет персонифицированные данные в электронном виде.

Суммы начисленных страховых взносов за расчет­ный период в форме АДВ-6-2 должны соответство­вать суммам страховых взносов, указанным в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР).

Обратите внимание, что в формах АДВ-6-2 и АДВ-6-3 начисленные и уплаченные суммы страховых взносов указываются уже в пол­ных рублях. При этом сумма переплаты не отражается.

К сведениям по форме СЗВ-6-3 заполняется опись по форме АДВ-6-4. В ней указываются суммарные значения сумм выплат и иных воз­награждений, начисленных в пользу физиче­ских лиц с начала отчетного года. АДВ-6-4 за­полняется в рублях и копейках.

Годовой отчет 2012