Как заменить расчетный период для оплаты больничных?

Когда можно заменить расчетный период?

По общему правилу, расчетный период для больничных и пособий — это два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая (болезни, декрета и т. д.). Однако бывают ситуации, когда замена лет необходима:

•  если сотрудник находился в отпуске по беременности и родам (БиР) или по уходу за ребенком до 1,5–3 лет – в этом случае можно заменить один или оба года на предшествующие, но только если это увеличит размер выплаты (ст. 14 закона № 255-ФЗ);
•  если заработок за два предыдущих года отсутствует или ниже МРОТ – пособие рассчитывается исходя из минимального размера оплаты труда.

Важно также учесть следующие моменты:

•  замена возможна только на годы, непосредственно предшествующие страховому случаю. Например, если сотрудница болела в 2025 году, а в 2023–2024 годах была в декрете, можно взять 2021–2022 годы, но не раньше;
•  работодатель не может самостоятельно менять период — требуется заявление сотрудника.

Как правильно оформить замену?

Чтобы правильно оформить замену, нужно:

1. Сравнить возможные варианты расчета.

Прежде чем писать заявление, нужно определить, выгодна ли замена. Для этого следует:

•  рассчитать средний заработок за стандартный период (два предыдущих года);
•  сравнить с доходом за альтернативные годы, которые сотрудник хочет использовать;
•  убедиться, что замена увеличит сумму пособия.

2. Подать заявление по форме СФР

• сведения о работодателе и сотруднике (Ф.И.О., СНИЛС);
• годы для замены – указывается, какие периоды берутся для расчета (например, 2021–2022 вместо 2023–2024);
• подписи сторон – сотрудника и ответственного лица компании.

Заявление можно подать как на конкретный больничный, так и на все страховые случаи в течение года. Работодатель обязан передать данные в СФР в течение 5 рабочих дней.

Особенности расчета пособий при замене лет

При расчете больничных и декретных выплат учитываются:

•  фактический заработок за выбранные годы (но не выше предельной базы для взносов за соответствующий период);
•  количество дней – для обычных больничных всегда берется 730 дней, а для пособий по БиР и уходу за ребенком – фактическое количество дней в году (365 или 366) за минусом исключаемых периодов (например, дней болезни или предыдущего декрета).

Основные формулы расчета таковы:

1.  для больничного - заработок за 2 года / 730 × количество дней нетрудоспособности;
2.  для декретных выплат - заработок за 2 года / (730 или 731 – исключаемые дни)) × количество дней отпуска по БиР;
3.  для пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет -  средний дневной заработок × 30,4 × 40%.

Можно ли пересчитать уже выплаченное пособие?

Да, если сотрудник обратится с заявлением в течение 3 лет после выплаты. В этом случае работодатель направляет в СФР уведомление (сообщение 109), и фонд инициирует перерасчет.

Вывод

Замена расчетного периода позволяет увеличить размер пособия, если сотрудник был в декрете или имел низкий доход. Главное – правильно оформить заявление и проверить, выгоден ли пересчет.

Бухгалтерия.ру