Как в РСВ отражать компенсацию за разъездной характер работы в 2025 году

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на «травматизм») она не облагается (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). Обязательно должны быть подтверждающие документы.

Но это не значит, что их не нужно отражать в РСВ.

Кроме того, нужно учитывать, что с 1 января 2024 года для работников с разъездной работой установлены необлагаемые лимиты по суточным. Поправки внес Федеральный закон от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ. А с 1 января 2025 года увеличен необлагаемый лимит по загранкомандировке.

Нюансы в заполнении РСВ в 2025 году

База для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника за минусом сумм, перечисленных в статье 422 Налогового кодекса.

Поэтому даже если компенсация за разъездной характер не облагается страховыми взносами, она должна быть отражена в РСВ.

В РСВ необлагаемые суммы попадают в Подраздел 1 раздела 1:

• строка 030 – сумма выплат и иных вознаграждений, в том числе и необлагаемые выплаты.
• строка 040 – сумма необлагаемых выплат.

Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь отражают сумму выплат, в том числе необлагаемые.

Cуточные работников с разъездной работой в РСВ

Суточные для работников с разъездной работой не облагаются страховыми взносами в установленном лимите. Поэтому при заполнении РСВ в необлагаемые суммы суточные попадают не полном размере, как раньше.

Так, не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами доходы в виде суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в размере установленного лимита (п.1 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ).

Суммы лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 руб. в день – при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;
• с 1 января 2025 года – 3 500 руб. (до 2025 года – 2 500 руб.)

С 1 января 2025 года до 3 500 руб. повышена сумма суточных, которая не облагается НДФЛ и страховыми взносами, для зарубежных поездок (Федеральный закон от 29 ноября 2024 г. № 416-ФЗ). 

С сумм превышения лимитов нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

Суммы суточных сверх норм, выплачиваемые работникам при разъездном характере работы (работе в пути), нужно включить в базу по взносам в день начисления этих суточных.

Так, в РСВ суточные «разъездного» работника попадают в Подраздел 1 раздела 1:

• в строку 030 – вся выплаченная сумма суточных;
• в строку 040 – 700 руб. (3500 – если иностранная поездка)

Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь также нужно отразить всю сумму суточных. В строках 150 – 170 базу по взносам и сумму исчисленных страховых взносов.

Например, в организации Положением о разъездном характере работ утвержден размер суточных – 1500 рублей в день. 700 руб. освобождается от НДФЛ и страховых взносов, а 800 руб. облагается зарплатными налогами.

В Подразделе 1 раздела 1 отразить нужно так:

• строка 030 – 1500 руб.
• строка 040 – 700 руб.
• строка 050 (база для начисления взносов) – 800 руб.
• строка 060 (суммы исчисленных взносов) – 240 руб. (800 руб. х 30%).

Бератор