Как в 1С:ЗУП 8.3 оформить отпуск: гид по отпускам для сотрудников и работодателей

Виды отпусков: выбираем свой вариант

Законодательство предусматривает несколько видов отпусков, а глава 19 ТК РФ полностью регламентирует количество дней, расчет отпускных начислений, продление и переносы дат отпуска.

Каждый из видов содержит свои нюансы:

• Ежегодный отпуск. Это основной вид, положен каждому сотруднику. Длится 28 календарных дней, для инвалидов — не менее 30. Весь отпуск можно разделить на части, но одна их них должна равняться или быть больше 14 дней.
• Дополнительные оплачиваемые отпуска. Этот вид предоставляется по закону за особые условия труда либо на основании внутренних документов организации.
• Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Такой отпуск не оплачивается. Обстоятельства часто возникают неожиданно, поэтому работник пишет заявление за свой счет.
  В течение своего рабочего года сотрудник может взять 14 дней за свой счет, чтобы дата окончания рабочего года для предоставления отпуска не сместилась. Начиная с 15-го дня конечная дата будет смещаться.
• Учебный отпуск. Получить могут те, кто совмещает работу с учебой. Длительность в каждом конкретном случае определяется индивидуально, все зависит от формы обучения.
• Декретный отпуск (по беременности и родам). Этот отпуск гуляют женщины «в положении» и после родов. Основанием служит листок нетрудоспособности. Основная длительность — по 70 календарных дней до и после родов. При осложнениях беременности законом установлена своя продолжительность декрета.
• Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Предоставляется любому родственнику или опекуну, кто фактически ухаживает за ребенком.

Теперь посмотрим, как же оформляется отпуск в программе 1С:ЗУП.

График отпусков: планируем отдых заранее

Наиболее распространенный — это основной оплачиваемый отпуск. Чтобы в организации не получилось так, что часть коллектива захотела отгулять примерно в одно и то же время, составляется график очередности.

Делается график на предстоящий год минимум за две недели до 1 января (ст. 123 ТК РФ), и все работники знакомятся с ним под роспись (вкладка Кадры — Графики, переносы отпусков). Вне графика «гулять» могут пойти новые сотрудники, которых взяли на работу в новом году и они успели отработать 6 месяцев.

Из документа График отпусков оформляется отпуск либо его перенос.

Консультанты Scloud напомнили, что документ на отпуск можно создать еще тремя способами вручную. Вкладка Кадры (либо вкладка Зарплата) — Отпуска — кнопка Создать — Отпуск. Либо вкладка Зарплата — Создать — Отпуск.

Перенос отпуска также можно создать иным способом: вкладка Кадры — Графики, перенос отпуска.

Проведите документ Отпуск, а после этого по кнопке Печать распечатайте все необходимые приказы, расчеты.

Предупреждение об отпуске: вежливость и закон

Однако о предстоящем отпуске работника надо предупредить минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ) — направить ему уведомление в письменном виде и под роспись. Такое уведомление в программе 1С:ЗУП не предусмотрено.

В компании Scloud подсказали, что можно обратиться к техническим специалистам с просьбой доработать программу — разработать печатную форму уведомления, чтобы его уже заполненным распечатывать прямо из программы 1С:ЗУП.

Если не хотите делать доработку, тогда создайте текстовый документ (шаблон уведомления) и заполняйте его по каждому сотруднику.

Оформление отпуска: шаг за шагом

После уведомления алгоритм оформления следующий.

1. Работник пишет заявление на отпуск в произвольной форме или по форме, установленной в организации.
2. На основании заявления издайте приказ на отпуск. Форма приказа Т–6 или Т–6а не обязательная, но многие организации используют именно ее.
3. Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.
4. Внесите данные по отпуску в личную карточку работника.
5. Рассчитайте и выплатите отпускные минимум за три дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

По завершении месяца в табеле по сотруднику автоматически проставляется отметка отпуска (ОТ).

Облегчение жизни бухгалтеру и сотрудникам: сервис 1С:Кабинет сотрудника

Всей этой бумажной волокиты можно избежать. Сами документы никуда не денутся, они обязательны, просто их не будет на бумаге. Поможет в этом сервис 1С:Кабинет сотрудника. Он избавит от личного посещения бухгалтерского отдела.

Суть данного сервиса — это ЭДО между работником и бухгалтером.

После оплаты можно подключать сервис (вкладка Кадры или Зарплата — Сервис 1С:Кабинет сотрудника). Если не получится самостоятельно подключиться, обратитесь к специалистам Scloud — они проконсультируют, как это сделать в программе. Также они помогут создать личные кабинеты для сотрудников, а затем синхронизировать сам сервис и вашу программу 1С.

Для обмена документами сотрудник устанавливает себе мобильное приложение 1С:Кабинет сотрудника. Так выглядит его главная страница.

При нажатии на Документы открывается список всех приказов, распоряжений, положений, которые работник подписал с организацией. Если наименование документа в списке выделено жирным, значит со стороны сотрудника он еще не подписан.

На главной странице кабинета видно, сколько дней отпуска доступно на определенную дату. Сотрудник подает заявление на отпуск, ежегодный или за свой счет, прямо из приложения и отправляет на согласование. После согласования работник получит документы на ознакомление и подпись.

При этом работнику электронная подпись для приложения и пароль к ней не присылаются по электронке. ЭЦП формирует владелец в своем мобильном приложении и придумывает к ней пароль. ЭЦП кабинета хранится в сервисе, и доступ к ней можно получить только по паролю, который придуман владельцем.

В приложении сотрудник видит свои расчетные листы и без посещения бухгалтерии может заказать необходимые справки. Как бухгалтер, так и сотрудник получают push-уведомления о поступивших в их адрес документах.

Не забывайте правильно оформлять отпуск в 1С:ЗУП — это избавит вас от трений с налоговой и трудовой инспекциями, а также от претензий со стороны сотрудников. А упростить взаимодействие с работниками поможет сервис 1С:Кабинет сотрудника. Если какой-то этап оформления отпуска остался непонятным или возникли вопросы по работе с сервисом, обратитесь к специалистам Scloud. Они помогут вам разобраться в работе программы.

Реклама ООО "СервисКлауд" ИНН 7104516184

erid: 2Vtzqwh46VB