Как уведомить сотрудника о начале отпуска: правила и способы в 2026 году

Уведомлять под подпись нужно не только тех, кто уходит в плановый отпуск по графику, но и сотрудников, которым предоставляется дополнительный отпуск.

Какие способы уведомления допустимы?

Работодатель может выбрать любой удобный вариант (т.к. важно подтверждение факта ознакомления):

1. Письменное уведомление в произвольной форме – вручается сотруднику за 14 дней, на экземпляре компании ставится подпись работника.
2. Устное оповещение с фиксацией в журнале – сотрудник ставит подпись в специальном журнале, подтверждая, что извещен.
3. Отметка в графике отпусков – в график добавляются две графы: для подписи работника и для отметки об извещении.
4. Приказ о начале отпуска – издается за две недели, и сотрудник подтверждает ознакомление своей подписью на приказе.

Единой утвержденной формы уведомления не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно (либо использует один из перечисленных способов).

Что нужно включить в письменное уведомление?

Если компания решила уведомлять работников по своей утвержденной форме, но нужно учитывать, что оно должно содержать:

• полное наименование организации, адрес, ОГРН, ИНН;
• название документа, дату и номер;
• должность, фамилию, имя, отчество работника;
• дату начала и окончания отпуска;
• общее количество календарных дней отпуска;
• подпись руководителя (с расшифровкой).

Нужно ли уведомлять повторно при переносе отпуска?

Ситуации бывают разные: сотрудник заболел, возникли государственные обязанности или иные обстоятельства, предусмотренные ТК РФ и локальными актами. В таких случаях отпуск может быть перенесён.

Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» разъяснял так.

Если отпуск сдвигается на несколько дней или неделю, то повторное уведомление не требуется.

Если же перенос длительный (например, на месяц) — нужно оформить новое уведомление по общим правилам (за 14 дней до новой даты).

Чем грозит несоблюдение правила уведомления?

Нарушение выявляется трудовой инспекцией. Если компания не уведомляет сотрудников письменно, у нее должны быть приказы по форме № Т-6 или Т-6а, оформленные и подписанные за 14 дней до отпуска. Только тогда можно считать, что требование статьи 123 ТК РФ выполнено.

Работник, которого не уведомили в срок, имеет право перенести отпуск на другой удобный ему период. Отказать ему в этом работодатель не может.

Штрафы по пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ:

• на должностное лицо (руководителя) — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.

Бератор