Как учитываются расходы на служебный автомобиль

В соответствии с абзацем 2 пункта 1 статьи 935 Гражданского кодекса и пунктом 1 статьи 4 Федерального закона от 25 апреля 2002 года № 40-ФЗ владельцы автомобилей обязаны страховать риск своей гражданской ответственности, который может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортного средства.

Страховка

Страхование риска утраты, повреждения автомобиля производится по договору КАСКО (п. 1, подп. 1 п. 2 ст. 929 ГК РФ). При налогообложении прибыли предприятия включают в расходы свои свои траты на добровольное и обязательное страхование в качестве расхода, связанного с производством и реализацией, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 253 НК РФ. При этом расходы по ОСАГО включаются в состав прочих расходов в размере страховой премии, рассчитанной страховщиком в соответствии с государственными тарифами, определенными страховщиком с учетом требований, установленных Банком России. Расходы же на КАСКО учитываются в размере фактических затрат.

На основании пункта 6 статьи 272 НК РФ расходы по ОСАГО и КАСКО по договорам, заключенным на срок не более одного отчетного периода, учитываются в момент их уплаты. Если же по условиям контракта предусмотрена уплата страхового взноса разовым платежом, а договор заключен на срок более одного отчетного периода, то траты признаются равномерно в течение срока действия соглашения пропорционально количеству календарных дней его действия в отчетном периоде. Если по условиям контракта предусмотрена уплата страховой премии в рассрочку, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия этого договора в периоде. При этом указанные расходы на ОСАГО и КАСКО, как и любые другие траты, должны соответствовать положениям статьи 252 НК РФ. А именно, они должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Прохождение техосмотра

Согласно пункту 11 Основных положений по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 года № 1090, запрещается эксплуатация автомобилей, не прошедших техосмотр. При этом подразумевается проверка технического состояния машин, в том числе их частей, предметов их дополнительного оборудования, на предмет их соответствия обязательным требованиям безопасности. Только после выдачи соответствующего заключения автомобили могут быть допущены к участию в дорожном движении (ст. 1 Федерального закона от 1 июля 2011 г. № 170-ФЗ). Что касается налогообложения, то подпунктом 11 пункта 1 статьи 246 НК РФ установлено, что расходы на содержание служебного автомобиля относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываются при расчете налога на прибыль на дату подписания первичного документа, подтверждающего оказание услуг (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Покупка ГСМ

Расходы на приобретение горючего, так же как и указанные выше затраты, включаются в сумму прочих расходов на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Законодательством не предусмотрено их нормирование, а также не установлены правила определения обоснованности таких трат. Довольно долго вопрос о нормировании расходов на ГСМ оставался спорным. Согласно последним разъяснениям Минфина (письма от 27 января 2014 г. № 03-03-06/1/2875, от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097, от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12) при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебной машины фирма может ссылаться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которые утверждены Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Таким образом, если компания не относится к автотранспортным предприятиям, то она может, но не обязана нормировать расходы на ГСМ. При учете расходов на приобретение топлива важно учитывать, что эти траты подтверждаются путевым листом, форму которого компания может разработать сама. Главное, чтобы были учтены требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Или же бухгалтер с целью минимизации налоговых рисков может настоять на использовании типовой формы, которая введена в действие Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78.

Читайте также «Учет компенсаций ГСМ»

Ремонт автомобиля

Расходы на ремонт автомашин, которые возникли у организации, необходимо рассматривать как прочие траты, которые признаются для целей налогообложения прибыли в том периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат (п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). Пунктом 3 статьи 260 НК РФ установлено, что для обеспечения в течение двух и более налоговых периодов равномерного включения расходов на проведение ремонта автомобилей организация вправе создать специальный резерв под предстоящие работы. Порядок создания резерва установлен статьей 324 НК РФ. Если фирма решит сформировать резерв, то она обязана рассчитывать отчисления в него, отталкиваясь от совокупной стоимости основных средств. Порядок ее расчета установлен пунктом 1 статьи 324 НК РФ и нормативом отчислений. Решение о создании резерва на такой ремонт, а также норматив отчислений в него необходимо зафиксировать в учетной политике.

Внимание к группировке

В аналитическом учете компания обязана рассчитывать сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных расходов, в том числе стоимость запасных частей и расходных материалов, которые используются для ремонта, трат на оплату труда работников, осуществляющих ремонт, и иных расходов, связанных с проведением ремонта собственными силами, а также с учетом затрат на оплату работ, выполненных сторонними организациями. Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт автомобилей в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последнее число соответствующего отчетного налогового периода. Сумма фактических трат на проведение ремонта машины будет списываться за счет средств указанного резерва. Если лимит резерва превышен, то остаток затрат будет включен в сумму прочих расходов на дату окончания налогового периода. Если он, наоборот, меньше, то сумма на последнюю дату текущего налогового периода для целей налогообложения включается в состав доходов налогоплательщика. Если в соответствии с учетной политикой и на основании графика проведения капитального ремонта основных средств организация осуществляет накопление средств для финансирования указанного ремонта дольше одного года, то на конец текущего года остаток средств не подлежит включению в состав доходов для целей налогообложения.

Автомобильные шины

Учет шин зависит от того, когда они были установлены на автомобиль: в момент его приобретения или позже. В первом случае их цена отдельно не учитывается, а включается в первоначальную стоимость автомобиля на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, соответственно, расходы признаются в налоговом учете через механизм амортизации. Во втором же случае у фирмы есть два варианта учета стоимости автомобильных шин: в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ или же в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Выбранный вариант учета необходимо закрепить в учетной политике. При втором варианте учета стоимость неамортизируемого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме в момент его ввода в эксплуатацию или в течение более чем одного отчетного периода с учетом срока его использования или иных экономических показателей (что также необходимо определить в учетной политике).

Парковка

Расходы на платные парковки, как и любые другие траты, должны быть экономически обоснованными. Например, затраты на оплату штрафстоянки автомобиля в результате совершения водителем противоправного действия опасно учитывать в расходах. В иных случаях траты на парковку могут быть учтены при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Еще один вариант учета – в сумме арендных платежей на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на парковку учитываются на дату подписания акта оказанных услуг либо на дату утверждения авансового отчета.

Дооборудование автомобиля

Сразу хотелось бы отметить, что налоговые органы не всегда соглашаются с учетом подобных затрат в расходах при налогообложении прибыли, считая их экономически необоснованными. Однако, как указал Конституционный суд, налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности, а также не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, а потому обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Об этом сказано в Определении КС РФ от 4 июня 2007 года № 320-О-П. С указанным согласен и Минфин, например, в письме от 26 мая 2015 года № 03-03-06/1/30165. Формируемая ВАС РФ судебная практика основывается на презумпции экономической оправданности совершенных налогоплательщиком операций и понесенных по этим операциям затрат. Эту позицию арбитры озвучили в Определении Конституционного суда РФ от 16 декабря 2008 года № 1072-О-О.

Бремя доказывания необоснованности расходов фирмы возложено на налоговые органы (п. 2.2 Определения Конституционного суда РФ от 19 октября 2010 г. № 1422-О-О). Компания не обязана подтверждать учитываемые для целей налогообложения расходы. Об этом ФАС Московского округа сообщил в Постановлении от 1 августа 2014 года № А40-98472/13.

Так, например, суды признают расходы на приобретение и установку автомагнитол и автоколонок экономически обоснованными (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 1 июня 2011 г. № А53-15050/2010, ФАС Западно-Сибирского округа от 9 октября 2006 г. № А27-2885/05-2). Данные затраты являются расходами, связанными с охраной труда, и учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Затраты на установку навигатора, видеорегистратора, газобаллонного оборудования не могут признаваться расходами на модернизацию (дооборудование) автомобиля, так как не происходит изменения технологического, служебного назначения автомобиля, связанного с повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.

В зависимости от стоимости оборудования оно учитывается в составе основных средств на основании пункта 1 статьи 257 НК РФ, а расходы признаются через механизм амортизации либо в составе материальных расходов согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ.