Как учесть расходы на сувениры с логотипом: реклама, представительские?

Такую позицию изложил Минфин в письме от 27.09.23 № 03-03-06/2/91906. Правда, сначала чиновники долго объясняли, почему расходы на сувениры экономические не обоснованы.

Статья 252 НК РФ устанавливает базовое требования для учета расходов в налоговой базе по прибыли. Все они должны быть экономически обоснованы и подвержены расходной первичкой. По мнению Минфина, затраты на изготовление сувенирной продукции нельзя признать обоснованными. И на этом основании бухгалтерия не вправе списать их как внереализационные расходы.

Но, и в составе рекламных расходов их тоже списать нельзя, как утверждает Минфин в письме от 27.09.23 № 03-03-06/2/91906. Свою позицию чиновники обосновывают ссылкой на закон от 13.03.06 № 38-ФЗ «О рекламе», где говорится, что рекламой является информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования. В неопределенный круг включаются те, кто не определен заранее, как получатель рекламы. Таковыми нельзя считать действующих клиентов компании.

На этом основании, сделан следующий вывод: раздача сувенирной продукции клиентам организации не является рекламой. Поэтому, соответствующие затраты нельзя списать на основании подп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ как рекламные расходы. 

Расходы на подарки определенному кругу лиц, расцениваются как безвозмездно переданное имущество, такие расходы не могут уменьшают базу по налогу на прибыль на основании п.16 ст. 270 НК РФ (письмо Минфина России от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653).

Когда же все-таки можно списать затраты на сувенирку в расходы?

Сувенирная продукция с логотипом компании может считаться рекламой, если она распространятся среди неопределенного круга лиц, то есть среди потенциальных покупателей.

Вывод: если менеджеры компании планируют акцию с раздачей сувенирной продукции с логотипом, в расходных документах, в договорах на изготовление, в спецификациях и т.п. не нужно указывать круг распространения – «клиенты компании». Это усложнит работу бухгалтерии.

Если круг лиц, кто получит сувенирную продукцию от компании не определен, расходы можно учесть в составе нормируемых расходов на рекламу. Чтобы подстраховаться, есть смысл выполнить рекомендацию Минфина и включить пункта о списании сувенирки в учетную политику организации. 

Если возникнет спор с налоговой, свою правоту бухгалтерия может обосновать ссылкой на определение ВАС РФ  от 28.09.09 № ВАС-12305/09, где сказано, что организация, распространяющая среди клиентов сувенирную продукцию со своей символикой, вправе включить стоимость этой продукции в рекламные расходы.

Рекламные расходы - нормируемые. НК РФ позволяет списать только 1% процент от выручки от реализации за отчетный период (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).

А, если как представительские?

Если важно указать в документах, что сувениры будут раздаваться партнерам или клиентам, расходы продукцию, на которой нанесена ваша символика, можно учесть, как представительские (письмо УФНС России по г. Москве от 30.30.2008 № 20-12/041966.2). Для обоснования и учета представительских расходов вам понадобятся не только документы от поставщика на приобретение ТМС, накладные, акты, чеки, но и приказ со сметой, а также отчет о мероприятии с указание программы, времени и места проведения встречи и списком участников (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).

Недорогие сувениры, стоимость которых не превышают 300 рублей, освобождены от обложения НДС с 31 августа 2023 года (подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Если стоимость единицы более 100 рублей, вы должны начислить НДС. «Входной» НДС со стоимости такой продукции можно принять к вычету в полном объеме.