Как учесть расходы на суточные командированным сотрудникам?

Что НЕ является командировкой?

Согласно законодательству, командировка - поездка сотрудника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Так, командировкой нельзя признать:

• Служебные поездки сотрудников, чья работа протекает в пути или имеет разъездной характер;

• Поездка сотрудника внутри родного города.

Местом работы следует понимать именно населенный пункт, а не административно-территориальные единицы населенного пункта.

Что работодатель обязан возмещать сотруднику в командировке?

Статья 168 ТК РФ обязует работодателей возмещать расходы работников, направленных в служебные командировки. Помимо оплаты компанией билетов и проживания командированного, ему выплачиваются суточные на оплату расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

То есть, суточные — это часть командировочных расходов. Эти суммы работник может тратить так, как считает нужным.

Суточные не включают в себя расходы на проживание и проезд от места работы до места командировки, бензин и т.п. Эти траты компания возмещает работнику отдельно.

Суточные работник может тратить на питание, покупку товаров, поездки по личным делам и так далее. Законодательство никак не регламентирует эти траты.

Суточные нужно выплатить работнику за все дни командировки, включая дни проезда, за время пребывания на больничном листе, за выходные и праздники, за возникшие не по вине сотрудника задержки.

Суточные в командировке в 2024 году

Суточные вы вправе выплачивать в любом размере. Законодательство не ограничивает суммы. Точный размер суточных должен установить директор компании своим приказом.

Приказ об установлении размера суточных. Образец

Но, Налоговый кодекс РФ устанавливает ограничения на выплаты в пользу работников, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Пунктом 1 статьи 217 НК РФ установлен минимальный лимит суточных, не облагаемый НДФЛ. Он равен 700 руб. в сутки при поездках по России и 2 500 рублей – для зарубежных командировок.

Этот же лимит суточные не облагается страховыми взносами на основании пункт 2 статьи 422 НК РФ, где определено, что не облагаются страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ.

Лимит суточных не облагаемых НДФЛ и взносами с 2024 году. Таблица

При зарубежных поездках дни, пока работник проезжает по территории России до границы, оплачиваются по нормам суточных в пределах РФ - 700 рублей. После пересечения границы – 2500 рублей. Момент пересечения определяется по штампу в паспорте.

Если руководство компании приняло решение, платить суточные в повышенном размере, с сумм сверх установленного лимита нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы.

Как учесть командировочные в целях налога на прибыль?

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы учитывают только в том случае, если они носят производственный характер. То есть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса.

В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Фактический срок нахождения в командировке должен быть документально подтвержден. Документально неподтвержденные затраты включать в расходы по налогу на прибыль нельзя.

Об этом сообщил Минфин в своем письме от 08.12.2023 №03-03-06/1/118563.

Чем подтвердить фактический срок нахождения в командировке

Фактический срок нахождения в командировке должен быть подтвержден. Он устанавливается по проездным документам, которые работник предъявляет по возвращении из служебной поездки. Если у сотрудника нет проездных документов, то фактический срок пребывания в служебной поездке можно установить на основании документов, подтверждающих наем жилого помещения в месте командирования.