Однодневная командировка: как правильно оформить и оплатить

Однодневной командировка будет считаться, если сотрудник отбывает в служебную поездку и возвращается после нее в рамках одного дня. Если же командировка работника началась в один день, а закончилась в другой, это будет уже двухдневная служебная поездка.

Командировка не будет являться однодневной, если:

• сотрудник не вернется из служебной поездки до полуночи (допустим, из-за задержки рейса или любых других непредвиденных причин) и по согласованию с работодателем решит остаться на ночевку в отеле и вернуться из поездки в другой день
• если работник отбыл в командировку, к примеру, в 20.00 1 сентября и вернулся обратно в 10:00 2 сентября. Да, продолжительность командировки не превышает 24 часов. Но вернулся сотрудник в другой день, а это уже двухдневная поездка.

Как оплачивается однодневная командировка

Особой разницы в оплате однодневной и многодневной командировки сотрудника нет. Вот только при однодневной служебной поездке по России сотруднику не положены суточные.

Средний заработок за день не сохраняется, если однодневная командировка выпала на выходной или праздничный день. В таком случае командировочный день работнику оплачивается по тому же принципу, как если бы сотрудник вышел на работу в выходной или нерабочий праздничный день - или не менее чем в двойном размере, или же в одинарном (если сотруднику предоставят отгул).

При однодневной служебной поездке работодатель возмещает сотруднику:

• расходы на проезд (сюда входит проезд до места командировки и обратно на такси, на личном или служебном автомобиле и тд);
• иные командировочные расходы (перечень таких расходов компания вправе определять сама, прописав их в локальном нормативном акте)

Как оформить однодневную командировку

Алгоритм оформления однодневной командировки такой:

1. Издаем приказ о направлении сотрудника в служебную поездку (в нем нужно прописать не только все обязательные реквизиты, но и зафиксировать место, срок и цель командировки). Приказ издается или по лично утвержденной организацией форме, или по унифицированной форме № Т-9.
2. Выдаем работнику средства (аванс) на командировочные расходы (выдаются либо наличными из кассы, либо перечисляются под отчет на банковский счет сотрудника)
3. В табель учета рабочего времени вносим сведения о командировке. В табеле нужно отметить в табеле день командировки кодом «К» или цифровым кодом «06». Если служебная поездка совпала с выходным или праздничным днем, дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03».
4. По возвращении сотрудника из поездки не забываем получить от него подтверждающие документы и авансовый отчет
5. Производим окончательный расчет с сотрудником (или возвращаем перерасход работнику на карту, или же наоборот получает от него неизрасходованные подотчетные средства)