Как учесть мотивацию сотрудников

10.11.2006 распечатать

Директор компании придумал новую систему мотивации сотрудников. Причем средства мотивации решил применить разные: денежные вознаграждения, подарки, дополнительные отпуска за счет фирмы... Чтобы ни у трудовой, ни у налоговой инспекции не было претензий, «мотивационные расходы» нужно правильно оформить и учесть.

Затраты на ресторан

Если сотрудники удачно завершат какой-либо крупный проект, директор решил поощрять их, устраивая в ресторане или кафе праздничный банкет за счет фирмы. Затраты на банкет он хочет непременно списывать в уменьшение прибыли.

Сделать это, скорее всего, будет очень проблематично. Управление ФНС по городу Москве подтвердило это в своем письме от 23 декабря 2005 г. № 20-12/95338. В нем налоговая служба напомнила, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, подпункт 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса относит «представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества». Очевидно, что затраты на посещение сотрудниками фирмы ресторана в эту категорию не вписываются. Остается: либо маскировать внутрифирменную вечеринку под официальный прием (с составлением отчета о проведенной встрече и других «представительских» документов), либо искать другой путь включения затрат на праздник в расходы по прибыли.

И такой путь есть. Правда, он подойдет только для тех, кто не боится возможных споров с инспекцией и готов отстаивать свою точку зрения вплоть до суда. Если вы относите себя к ним, то предлагаем вспомнить: перечень расходов, которые могут уменьшать базу по налогу на прибыль, исчерпывающим не является (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1. 265 НК). Компания имеет возможность списать на прибыль любые расходы, если они будут экономически оправданы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК).

Итак, фирма должна подтвердить, что произведенные мотивационные затраты прямо или косвенно влияют на производительность труда, на качество услуг и т. д. Для этого директор может издать единый документ по компании – положение о мотивации работников. В нем нужно прописать все, установленные в компании способы мотивации сотрудников, в том числе и посещение ресторана по окончании крупных проектов. Кроме того, желательно, чтобы посещение ресторана сопровождалось какими-то действиями со стороны руководства компании, направленными на то, чтобы наградить или поощрить работников, которые удачно провели проект. Например, им можно вручить грамоту, награду или денежное вознаграждение. Правда, надо помнить, что подарки, выданные работникам (в денежной или натуральной форме) придется облагать налогом на доходы физических лиц (ст. 211 НК).

Спорт за счет работодателя

В качестве еще одного способа «мотивации» сотрудников директор придумал оплачивать успешным работникам годовые купоны на занятия в спортивном клубе. Имейте ввиду: с точки зрения налогообложения будет выгоднее, если фирма просто оплатит фиксированное время за посещение спортзала – и при этом не будет ограничивать количество посетителей (сотрудников фирмы). Дело в том, что при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются доходы сотрудника, «ѕправо на распоряжение которыми у него возникло» (п. 1 ст. 210 НК). Поэтому, если нельзя определить точную стоимость услуг спортивного клуба, которые были оказаны каждому работнику, то не возникнет и объекта налогообложения налогом на доходы физических лиц.

Судьи это утверждение подтверждают. К примеру, Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 13 октября 2005 г. № А57-2297/05-5 написал, что «при отсутствии персонифицированного определения размера дохода в натуральной форме конкретным физическим лицом отсутствует и объект налогообложения налогом на доходы физических лиц. Отсутствие объекта налогообложения влечет отсутствие обязанностей, возложенных главой 24 Налогового кодекса на налоговых агентов».

Если же компания купит абонементы отдельно каждому сотруднику, то будет считаться, что они получили доходы в натуральной форме в виде услуги (ст. 211 НК). Эти доходы неизбежно попадают под налогообложение НДФЛ.

Дополнительный отпуск

Отдельных сотрудников директор может мотивировать, предоставляя им дополнительные отпуска за счет фирмы. То есть такие отпуска, которые не положены работникам по закону, а предоставляются исключительно по доброй воле работодателя.

«Расходы на дополнительный отпуск не включаются в расходы по налогу на прибыль, которые уменьшают базу по налогу, – предупреждает аудитор консалтинговой компании «Аудит МСК» Захарова Елена. – Дело в том, что в статье 270 Налогового кодекса перечислены расходы, которые однозначно не включаются в расходы по налогу на прибыль. К ним относятся «расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам» (ст. 270 НК). Минфин подтвердил это в своем письме от 28 января 2005 г. № 03-03-01-04/1/38.

Обратите внимание: выплата «дополнительных» отпускных не облагается ЕСН в соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса. Этот пункт освобождает от обложения по ЕСН выплаты, которые не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

Плавающая заработная плата

Еще один распространенный способ мотивации сотрудников – это система выплаты зарплат в зависимости от результатов работы. Допустим, руководитель компании решил ограничить фиксированную часть зарплаты минимальной суммой. А остальную часть зарплаты – доначислять каждому отдельно, по результатам работы. Для этого по итогам каждого месяца каждый работник должен отчитываться о результатах работы.

Обратите внимание: трудовое законодательство требует, чтобы оплата труда не ухудшалась по сравнению с трудовым договором, коллективным соглашением и иными актами (ст. 135 ТК). Поэтому «плавающая» зарплата ни в одном из месяцев не должна оказаться ниже суммы оклада, установленного работнику в трудовом договоре. Чтобы выполнить это требование, можно поступить так. Плавающую часть зарплаты назовите стимулирующими выплатами (ст. 144 ТК). И пропишите порядок их начисления в положении о премировании или в коллективном договоре. Работники компании обязаны ознакомиться с положением (коллективным договором) и поставить свою подпись.

Затраты фирмы на зарплату, в том числе «стимулирующие начисления и надбавки», уменьшают налогооблагаемую прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 255 НК). Данные выплаты будут являться доходом работников, и с них компания обязана уплатить ЕСН (п. 1. ст. 236 НК) и перечислить за работников налог на доходы физических лиц (ст. 210 НК).