Как учесть командировочные в валюте без справки об обмене?

Командировочные расходы

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно;
• другие расходы (оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы, оплата услуг связи и почты, и т. д.).

Датой признания в учете ко­ман­ди­ро­воч­ных расходов счи­та­ет­ся день утвер­жде­ния аван­со­во­го от­че­та, ко­то­рый ра­бот­ник дол­жен пред­ста­вить после по­езд­ки.

Если же сотрудник ездил в зарубежную командировку, то для учета расходов будет нужна справка о при­об­ре­те­нии ва­лю­ты. По курсу из этой справки и учитывают рас­хо­ды.

Однако нередки случаи, когда такой справки среди документов, прилагаемых к авансовому отчету, нет, или не вся истраченная в командировке валюта этой справкой подтверждается. Как тогда считать «ва­лют­ные» за­траты на командировку?

По какому курсу считать расходы на зарубежную командировку

Если нет справки об обмене валюты, для определения сумм командировочных расходов берите курс ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ной суммы. Так рекомендует поступать Мин­фин в письме от 19 июня 2020 г. № 03-03-06/1/52967.

Если работнику на все рас­хо­ды купленной валюты не хватило, и он пе­ре­рас­хо­довал купленную сумму, сумму перерасхода ему нужно возместить в рублях.

Однако в этом случае рублевую сумму нужно определять по курсу ЦБ не на дату выдачи аванса, а на дату утверждения авансового отчета.

Разберемся на примере.

	Пример. Пересчет валюты по загранкомандировке

	Ра­бот­ни­ку выдан аванс на за­гран­ко­ман­ди­ров­ку в сумме 60 000 руб., ко­то­рый пол­но­стью из­рас­хо­до­ван. При­об­ре­те­но и ис­тра­че­но 861 долл. США.

	 К аван­со­во­му от­че­ту ра­бот­ник при­ло­жил справ­ку о по­куп­ке 850 долл. США по курсу 70 руб./долл. США. Оста­ток суммы ва­лю­ты справ­кой не под­твер­жден.

	 Предположим, курс ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ной суммы - 68 руб. / долл. США, на дату утвер­жде­ния аван­со­во­го от­че­та - 69 руб./долл. США.

	 Опре­де­лим сумму ко­ман­ди­ро­воч­ных рас­хо­дов в руб­лях.

	 Рас­хо­ды на ва­лю­ту, подтвержденную справкой, со­ста­ви­ли 59 500 руб. (850 дол. США х 70 руб./долл. США).

	 Оста­ток рублевого аван­са - 500 руб. (60 000 – 59 500).

	 Не под­твер­жден­ные справ­кой рас­хо­ды - 11 дол. США (861 – 850). Из них по курсу ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ных сумм оста­ток рублевого аван­са по­кры­ва­ет 7,35 дол. США 9 (500 руб. : 68 руб./дол. США).

	 Оставшиеся 3,65 долл. США (11 – 7,35) являются перерасходом по командировке. Его нужно выдать работнику в рублях по курсу на дату утверждения авансового отчета. Это будет сумма 251,85 руб. (3,65 долл. США х 69 руб./долл. США).