Как правильно заполнить декларацию по НДС

Самое большое количество ошибок при заполнении деклараций по НДС возникает по невнимательности: неверно внесенные коды, перепутанные строки, неточности в расчетах – такие мелочи приводят к длительным процессам в судах и попыткам установить истину. Для того чтобы одна цифра не стала причиной головной боли на долгие месяцы, стоит внимательнее относиться к декларации. Рассмотрим, на чем чаще всего «спотыкаются» работники бухгалтерии.

Внимание к мелочам

Процедурные ошибки возникают из-за неправильного отражения информации в бухгалтерском учете. Они связаны: с неверным вводом данных при документировании операций; с ошибками в отчетности; в корреспонденции счетов; в оценке и периодизации. Поскольку декларация составляется на основании книг покупок и продаж, а также данных регистров бухгалтерского учета (а в случаях, установленных НК РФ, на основании регистров налогового учета), нужно быть предельно внимательными при заполнении этих сведений. Чем раньше допущена ошибка, тем труднее ее обнаружить впоследствии. К возникновению неточностей в документах также могут привести сбои в работе компьютера либо неправильно настроенные или устаревшие и нелицензионные бухгалтерские программы.

К большому количеству погрешностей в декларации приводит отсутствие коммуникации между различными подразделениями компании. В фирме должен быть налажен обмен информацией и передача определенных сведений между отделами.

Ошибки могут быть единичными и систематическими. Случайные ошибки, как правило, возникают вследствие рассеянности, забывчивости, недосмотра и невнимательности, из-за банальной усталости или плохого настроения. Постоянная борьба с неточностями в декларациях – серьезная проблема, поскольку их появление связано с незнанием и неправильным пониманием бухгалтером правил учета и законодательства о налогообложении.

Вернемся к декларации!

Не забывайте, что формы документов изменяются точно так же, как и все законодательство, поэтому лучше лишний раз уточнить и проверить, какую именно форму вы собираетесь заполнять. Но бывают такие ситуации, когда по той или иной причине в налоговую был уже выслан не тот документ. Что делать в этой ситуации? Некоторые специалисты считают, что обязанность налогоплательщика по сдаче декларации не будет считаться исполненной, в то время как большинство арбитров утверждают обратное. Примеров из арбитражной практики более чем достаточно.

Форма декларации изменяется точно так же, как и все законодательство. Поэтому лучше лишний раз уточнить и проверить, менялась ли в последнее время форма документов.

Много ошибок совершается при обосновании применения ставки 0 процентов. Так, например, если налоговые вычеты предоставляются в соответствии с определенной статьей НК РФ, то одновременно с декларацией нужно представлять документы по определенному перечню, который указан в соответствующих документах. Это может быть и Налоговый кодекс, и постановления. Здесь надо быть очень внимательным.

При подготовке

Декларацию и документы можно представлять на бумажном носителе или в электронном виде по установленной форме. Сдается документ лично или через представителя. Не забудьте попросить сотрудника налогового органа поставить отметку на копии декларации о принятии и дату ее получения, если документ сдается инспекторам в бумажном варианте. Если же декларация направляется по телекоммуникационным каналам связи, налоговый орган обязан предоставить квитанцию о приеме в электронном виде. Когда декларация направляется по почте, необходимо не забыть составить опись вложения, причем как можно более подробно. Помните, что любая неточность или отсутствие какого-нибудь реквизита или даты может привести к спору с проверяющими, а впоследствии и к судебному разбирательству.

Не вносите исправления с помощью корректирующих средств. Эта ошибка очень распространена: почему-то многим кажется, что такое «вмешательство» в документ малозаметно.

Еще одна распространенная проблема – нумерация. Не забывайте, номер страницы должен стоять на каждом листе независимо от того, какие разделы вы заполняете. Многие пропускают титульный лист, видимо считая его обложкой.

По разделам

Титульный лист. При заполнении титульного листа особое внимание следует обратить на поля, где указывается ИНН. Ошибка в одной цифре может привести к нежелательным последствиям! Юристам приходится доказывать в суде, что данный идентификационный номер именно относится именно к этому налогоплательщику, а не к другому. Необходимо правильно указать и код причины постановки на учет (КПП).

Часто бухгалтеры заполняют все разделы и приложения. Налоговиками это рассматривается как ошибка, так как количество заполненных разделов зависит от операций, проведенных компанией.

Если декларация заполняется представителем, то нужно указать наименование подтверждающего полномочия документа и приложить его копию к декларации. Будьте внимательнее, когда заполняете коды района, населенного пункта, код бюджетной классификации КБК, который указан в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (ОКАТО). КБК имеет двадцатизначный номер. В моей судебной практике был случай, когда бухгалтер ошиблась, заполняя строку КБК: вместо нужного указала другой. В результате на личном счете организации по одному КБК возникла переплата, а по другому – недоимка. Решение проблемы затянулось на год, в результате зачет был проведен, но пени сторнированы не были. При этом начисление пеней компания считала неправомерным, т. к. деньги поступили в бюджет вовремя. Суд был на стороне организации и на этот раз все обошлось; но времени на устранение, казалось бы, малозначительной ошибки было потрачено немало.

Раздел 2. Особое внимание при заполнении раздела 2 стоит обратить на суммы НДС, исчисленные налоговым агентом. При заполнении раздела необходимо отразить ИНН и КПП агента. А вот КПП и ИНН лиц, за которые агент представляет декларацию и уплачивает налог, надо заполнить в строках. Почему-то в этой части документа нередко бывают ошибки. В зависимости от ситуации налоговый агент заполняет раздел на одной странице по каждой операции. Не объединяйте их! Кроме того, не перепутайте коды операций, которые осуществляются вами как налоговым агентом. Коды часто меняются, но в некоторых случаях до сих пор разрешено использовать старые.

Раздел 3. Заполнение раздела 3, как показывает опыт, очень трудоемко и требует соответствующих знаний. Ошибки здесь возникают с завидной регулярностью. В этой части декларации следует отражать данные по уплате в бюджет суммы налога по операциям, облагаемым по налоговым ставкам 10 и 18 процентов, а также по расчетным ставкам 10/110 и 18/118. Некоторые разделы необходимо читать одновременно с Налоговым кодексом РФ, поскольку в них есть ссылки на статьи, которые не расшифровываются.

Наиболее распространены ошибки организаций-правопреемниц. Такая компания должна отразить суммы с авансов, которые она получила в порядке правопреемства от реорганизованной организации. Декларация в данном случае заполняется в соответствии с НК РФ. Мы специально акцентируем внимание на этой процедуре, поскольку очень часто бухгалтеры не уверены в правильности заполнения декларации.

Ошибки бывают при отражении сумм НДС, которые ранее были приняты к вычету, а в истекшем налоговом периоде подлежат восстановлению в связи с совершением операций по реализации товаров (работ, услуг), облагаемых по ставке 0 процентов. Здесь ошибки происходят ввиду неправильного момента определения налоговой базы.

Не забывайте следить за действующими договорами! Если изменяются условия контрактов или он расторгается, то сумма НДС подлежит восстановлению.

Раздел 5. Ошибки при составлении раздела 5 возникают ввиду того, что он заполняется не всегда, а только в том случае, если нулевая ставка подтверждена в одном из прошедших периодов и если она не подтверждена в установленный срок. При этом в истекшем периоде у организации появились основания для вычета по операциям, облагаемым ставкой 0 процентов.

Если вы заполняете раздел 5 в части операций, по которым ставка 0 процентов была подтверждена в одном из предыдущих периодов, повторно представлять пакет документов, обосновывающий применение ставки, не нужно.

Обратите внимание: этот раздел заполняется отдельно по каждому налоговому периоду, в котором была подтверждена или не подтверждена обоснованность применения ставки 0 процентов. При этом многие ошибаются и указывают показатели «Отчетный год» и «Налоговый период», относящиеся к основной декларации. Эти поля должны заполняться на основании сведений о годе и налоговом периоде соответствующей декларации, в которой ранее уже отражались операции по реализации товаров (работ, услуг), обоснованность применения налоговой ставки 0 процентов по которым документально подтверждена или не подтверждена.

Ошибки в «уточненке»

Если вы обнаружили, что в поданной декларации есть ошибки, если какие-то сведения не отражены или, наоборот, показаны не в полном объеме и эти данные приводят к занижению суммы налога, то необходимо внести изменения и дополнения в декларацию путем подачи уточненной (корректирующей) налоговой декларации.

Когда ошибки не приводят к занижению суммы налога, то налогоплательщик вправе по своему желанию внести необходимые изменения. В уточненных декларациях также встречаются ошибки. Например, в них иногда указывают разницу между правильно исчисленным налогом и налогом, который был ранее отражен в ошибочной декларации, хотя делать этого не нужно.

Марина Яковлева, налоговый юрист