Как правильно вести книги по учету трудовых книжек: на бумаге или электронно

Для учета трудовых книжек работодатели ведут:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Так обязывает приказ Минтруда России от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Согласно пункту 40 данного приказа, работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Можно ли вести книги по учету трудовых книжек электронно?

Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно только на бумажном носителе.

Ведение электронного документооборота (ЭДО) является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Кадровый электронный документооборот регламентирован в статьях 22.1 - 22.3 Трудового кодекса. Это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Но положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются такими документами. Поэтому их вести в электронной форме нельзя.

В пункте 40 приказа Минтруда России № 320н прямо сказано, что книги по учету трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя.

Бератор