Как правильно отразить компенсацию за неиспользованный отпуск в отчете 6-НДФЛ?

При увольнении сотрудника работодатель обязан возместить все неиспользованные дни отдыха, накопившиеся за время работы у работодателя. Возмещаемая сумма рассчитывается как разница между первоначально выплаченной оплатой и повышенной оплатой, полагающейся за работу в выходные дни.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения. Если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

С 1 января 2025 года компенсации, связанные с увольнением физических лиц, не облагаются НДФЛ в пределах установленных законодательством сумм. Исключениями являются компенсации за неиспользованный отпуск и за дополнительные дни отдыха (включая предоставляемые за работу в выходные и праздники).

Независимо от применяемой системы налогообложения, работодатель обязан удерживать НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника и отображать эту информацию в отчете 6-НДФЛ.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ предназначен для фиксации сумм исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет с начала налогового периода, а также сумм налога, возвращенного с начала периода.

В разделе 1 указывают:

• Строка 020. Общая сумма удержанного налога с начала года. Важно помнить, что в строке 020 отражается сумма налога, удержанная с начала года, а не только за последние три месяца.
• Строки 021–026. Подробная расшифровка сумм налога по срокам перечисления, распределенных по кварталам:
• 1-й квартал: с 1 января по 31 марта включительно.
• Полугодие: с 1 января по 30 июня включительно.
• 9 месяцев: с 1 января по 30 сентября включительно.
• Год: с 1 января по 31 декабря включительно.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ: как правильно отразить компенсацию?

Компенсация за неиспользованный отпуск фиксируется в отчете 6-НДФЛ в размере фактически выплаченных сумм.

Если компенсация начислена, но не выплачена, ее не нужно указывать в расчете.

• Строка 120. Включает общую сумму дохода в виде выплат при увольнении, включая компенсацию отпуска.
• Строки 140 и 160. В строках отражаются исчисленный и удержанный НДФЛ. Если удержание происходило в разные периоды, налог дробится по срокам перечисления.

Если увольняют высококвалифицированного специалиста, дополнительно заполняются поля:

• Поле 111. Число высококвалифицированных специалистов, которым в отчетном периоде были сделаны выплаты при увольнении.
• Поле 121. Заработок специалистов.
• Поле 141. Сумма НДФЛ, исчисленная с доходов при увольнении, указанных в поле 121.

Если налоговая возвращает НДФЛ, нужно заполнить поля 190 и 191–196.

Справка о доходах и суммах налога физического лица

Для отражения компенсации за неиспользованные дни отдыха при увольнении в расчете 6-НДФЛ необходимо использовать справку о доходах и суммах налога физического лица, формируемую как приложение №1 к расчету 6-НДФЛ.

В справке компенсация за неиспользованные дни отдыха отмечается особым образом:

• Код дохода: 2000.
• Название дохода: «Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни». Несмотря на кажущуюся странность, данное название вполне уместно, так как компенсация за неиспользованный отпуск по сути является вознаграждением за выполнение трудовых функций. Использование кода утверждено приказом ФНС России от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@ и активно применяется на практике.

Бухгалтерия.ру