Как правильно нумеровать счета-фактуры

Закон не обязывает использовать исключительно «сквозную» нумерацию (1, 2, 3...). Вы можете выбрать любой удобный для вас формат, главное, чтобы он был логичным и понятным.

Порядковый номер счета-фактуры и дата его составления – это обязательные реквизиты документа (ст. 169 НК РФ). Согласно подп. «а» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры (утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) в строке 1 счета-фактуры указываются порядковый номер и дата составления счета-фактуры.

Особый порядок нумерации выставленных счетов-фактур предусмотрен только для некоторых ситуаций:

• Обособленные подразделения. При составлении счетов-фактур на реализацию через обособленные подразделения - порядковый номер счета-фактуры пишется через разделительную черту либо дополняется цифровым индексом обособленного подразделения;: номер дополняется индексом филиала через разделительную черту.
• Комиссионеры, агенты, экспедиторы и застройщики. При составлении счетов-фактур комиссионером (агентом) двум и более покупателям порядковый номер указывается каждым налогоплательщиком в соответствии с индивидуальной хронологией составления счетов-фактур.
• Товарищества и доверительные управляющие. Номер счета-фактуры дополняется специальным символом через «/».

В большинстве случаев требования к нумерации счетов-фактур сводятся к наличию в них порядкового номера и даты составления.

При этом, законодательство не содержит и требований ведения сплошной нумерации счетов-фактур (без пропусков и разрывов).

Важно лишь, чтобы у каждого счета-фактуры был уникальный номер и дата составления.

Каким должен быть один хронологический период

Бухгалтерия может использовать обычную сквозную нумерацию, и при этом обнулять ее каждый квартал или каждый месяц.

Ни НК РФ, ни Постановление  Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 не ограничивают в выборе даты, с которой необходимо начинать новую нумерацию счетов-фактур.

Нумеровать счета-фактуры можно как в пределах года, так и налогового периода. То есть вы в учетной политике можете прописать, что нумерация счетов-фактур может начинаться заново как с 1 января, так и с 1 числа каждого квартала или даже месяца, резервируя номера.

Чаще всего, используют сквозную нумерацию счетов-фактур в течение календарного года. Но можно начинать отсчет заново хоть каждый месяц, хоть каждый квартал. Никаких налоговых рисков в этом нет.

Главное, чтобы внутри выбранного вами периода соблюдалась последовательность дат и номеров.

Каковы риски штрафа при нарушении хронологической последовательности

Само по себе нарушение нумерации не является критическим проступком, но может привлечь внимание налоговиков, и, как следствие, возникновение лишних проблем.

Пунктами 2 и 10 Правил заполнения счета-фактуры определено, что счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке по дате их выставления за соответствующий налоговый период и регистрация их в книге продаж также производится в хронологическом порядке.

Согласно статье 120 НК РФ, налоговая ответственность наступает за «грубое нарушение правил учета», под которым понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или систематическое искажение данных в отчетности.

Основанием для привлечения к налоговой ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 120 НК РФ, является именно отсутствие оформленных надлежащим образом документов, в т.ч. и счетов-фактур, вне зависимости от их количества в течение одного налогового периода (при условии отсутствия занижения налоговой базы).

Если счета-фактуры фактически выставлены и отражены в учете, то даже при наличии ошибок в их порядковых номерах состав правонарушения отсутствует. Поскольку налоговая база не занижена, а документы в наличии, оснований для привлечения организации к ответственности по ст. 120 НК РФ нет. Нарушение последовательности номеров — это техническая погрешность, которая не квалифицируется как грубое нарушение правил учета.

Что касается покупателя, то его право на налоговый вычет защищено положениями статьи 169 НК РФ. Ошибки в счетах-фактурах не являются препятствием для вычета, если они не мешают налоговым органам однозначно идентифицировать:

• участников сделки (продавца и покупателя);
• предмет сделки (наименование товаров, работ или услуг);
• стоимость, налоговую ставку и сумму НДС.

Если нарушение нумерации не мешает налоговой инспекции проверить корректность исчисления налога, оно не может служить законным поводом для отказа покупателю в принятии НДС к вычету.

Бухгалтерия.ру