Как подшивать первичные документы?

Не теряем первичку

Согласно статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Это значит, что любой первичный документ важен и его нужно сохранить.

Как можно сшить документы?

Существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. Например, приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 года № 536.

Так, например, есть несколько способов подшивки в зависимости от объема документов:

• с помощью нитки и иголки – обычно используют для небольшого объема;
• с помощью шуруповерта и веревки – подходит для большого объема;
• с использованием переплетного станка – обычно используют в типографии.

Обратите внимание, при большом объеме документов можно использовать тома. Для каждого тома нужно использовать свою нумерацию.

Первичный учетный документ, как правило, является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета. Поэтому Минфин России в письме от 28 апреля 2020 года № 02-07-05/34707отмечает, первичный учетный документ подшивается отдельным томом, либо к одному из Журналов операций. Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными паровыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен.

Сколько хранить первичку?

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному.

Налоговый кодекс говорит о том, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет (ст. 23). А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Не следует забывать и о том, что помимо закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.