Как отразить в бухучете возврат подотчетных сумм

Дебиторская задолженность

Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - ПВБУ). Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие сотрудника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.

По какой бы причине ни образовалась дебиторская задолженность, сотрудника необходимо официально известить о ее размере. Из Положения № 373-П можно сделать вывод, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Сотрудник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней.

В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы – в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой:

Дебет 70 Кредит 71

— остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).

Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Кстати, в случае возникновения разногласий, они разрешаются в судебном порядке.

Материальная ответственность

За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность. Основание – пункт 2 статьи 243 ТК. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру. Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

На этом расчеты с сотрудником в статусе подотчетного лица будут завершены, счет 71 закрыт. Далее следует применять процедуры истребования задолженности материально ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом (ст. 238, 242 ТК РФ).

Но прежде чем принимать решение о возмещении ущерба, фирма обязана провести проверку для установления причин его возникновения. Для этого нужно потребовать от работника письменное объяснение для установления причины невозврата денег. В случае отказа или уклонения сотрудника составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ)

Удержание из зарплаты

Порядок взыскания ущерба прописан в статье 248 Трудового кодекса. Из него вытекает, что вину работника может признать либо он сам, либо суд. К компетенции работодателя установление виновности не относится. Поэтому удержание средств в погашение долга по инициативе работодателя не допускается.

Согласие специалиста-должника на погашение задолженности удостоверяет его заявление. На его основании работодатель выносит решение об удержании из заработной платы. Но принять его нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 9.08.2007 г. № 3044-6-0). При этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Заявление сотрудника об удержаниях, превышающих этот размер, не применяется. Для удержаний на основании исполнительного документа действует более жесткое ограничение – 50 процентов (п. 2 ст. 99 Закона от 2.10.2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Если месячный срок для принятия решения пропущен, работодатель может истребовать задолженность лишь через суд. Формально это означает, что письменное согласие работника утрачивает силу.