Как отозвать сотрудника из отпуска из-за командировки в 2026 году

Когда отзыв невозможен даже с письменного согласия?

Прежде чем готовить уведомление, проверьте, не относится ли сотрудник к категории, для которой отзыв из отпуска запрещен. Статья 125 ТК РФ устанавливает абсолютный запрет на отзыв даже при наличии согласия работника.

Запрещено отзывать из отпуска:

Дополнительные ограничения, которые нельзя нарушать:

• Правило 14 дней. После отзыва у сотрудника должна остаться непрерывная часть отпуска не менее 14 календарных дней.
• Правило двух лет. Нельзя отзывать сотрудника, если в результате он останется без отпуска два года подряд и более.

Работник вправе отказаться прервать отпуск. Такой отказ не является нарушением трудовой дисциплины, уволить или наказать сотрудника за это нельзя.

Письменное согласие: как получить и оформить

Отозвать сотрудника из отпуска можно только при наличии письменного согласия. Устной договоренности по телефону, в мессенджере или по электронной почте недостаточно.

Пошаговая процедура получения согласия:

Шаг 1. Направьте уведомление. Укажите в нем:

• ФИО и должность работника;
• причину отзыва (направление в срочную командировку);
• дату, когда сотрудник должен выйти на работу;
• информацию о праве работника отказаться от отзыва;
• предложение о датах использования оставшейся части отпуска.

Уведомление можно вручить лично, направить по электронной почте, через мессенджер или зачитать по телефону. Однако при дистанционном общении важно получить в итоге письменный документ.

Шаг 2. Получите письменное согласие. Согласие оформляется одним из двух способов:

1. Работник ставит на уведомлении отметку «Согласен» или «Не возражаю», подпись и дату.
2. Работник составляет отдельное заявление в произвольной форме.

В согласии сотрудник может указать, когда он хочет использовать неиспользованные дни отпуска — в текущем рабочем году или присоединить их к отпуску за следующий год.

Пошаговая инструкция по оформлению документов

После получения письменного согласия можно приступать к оформлению кадровых документов.

Шаг 1. Приказ об отзыве из отпуска. Унифицированной формы для этого документа нет. Обязательные реквизиты приказа такие:

• ФИО, должность, табельный номер работника;
• структурное подразделение (если указано в трудовом договоре);
• основание отзыва: «В связи с производственной необходимостью направления в командировку»;
• дата прекращения отпуска и дата выхода на работу;
• количество неиспользованных дней отпуска;
• поручение бухгалтерии произвести перерасчет отпускных;
• поручение кадровой службе внести изменения в график отпусков.

С приказом сотрудник должен ознакомиться под подпись до даты фактического выхода на работу. Оформление «задним числом» является прямым нарушением трудового законодательства.

Шаг 2. Приказ о направлении в командировку (форма Т-9). Это отдельный документ. Смешивать два приказа в один нельзя.

• Используйте унифицированную форму № Т-9 (для одного сотрудника) или № Т-9а (для группы).
• Укажите цель, сроки и место командировки.
• Если сотрудник вылетает в командировку не из места нахождения организации, а из места отдыха, в приказе пропишите фактический маршрут следования.

Шаг 3. Внесение изменений в кадровые документы.

Бухгалтерия: перерасчет отпускных и зарплата

Это самый сложный и спорный участок работы. Оплатить нужно только фактически использованные дни отпуска.

Как пересчитать отпускные:

1. Из общей суммы ранее начисленных отпускных вычтите сумму, приходящуюся на неиспользованные дни отпуска.
2. За дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска (включая дни командировки), начислите зарплату в обычном порядке или средний заработок.

Что делать с переплатой по отпускным — важный момент. Работодатель не вправе удерживать переплату из зарплаты в одностороннем порядке. Статья 137 ТК РФ не предусматривает такого основания для удержания.

Возможные варианты действий:

Если работник отказывается подписывать согласие на зачет, работодатель не может принудительно удержать деньги. В этом случае переплату можно будет зачесть при начислении следующего отпуска (с письменного согласия) или оставить как дебиторскую задолженность.

После отзыва из отпуска и направления в командировку работник получает выплаты в обычном порядке:

• Средний заработок за все дни командировки, включая время в пути.
• Возмещение расходов: проезд, проживание, суточные, иные согласованные расходы.

Когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска позже, средний заработок для их оплаты рассчитывается заново, с учетом нового расчетного периода и действующих на тот момент правил.

Налоговые риски 2026 года при отзыве из отпуска

Если сотрудник находился в отпуске в другом городе, а затем был направлен в командировку, возникает особый налоговый риск.

Ситуация: Сотрудник отдыхал в Анапе. Работодатель отозвал его и направил в командировку в Санкт-Петербург. Сотрудник летит Анапа — Москва (где находится офис) — Санкт-Петербург.

Позиция Минфина России: Стоимость проезда от места отдыха (Анапа) до места нахождения организации (Москва) не является экономически обоснованным расходом, связанным с командировкой. Такие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 14.02.2022 № 03-04-06/9883, от 30.01.2017 № 03-03-06/1/4364).

Чтобы минимизировать риск, в приказе на командировку пропишите фактический маршрут следования, указав местом отправления город, где сотрудник находился в отпуске.

Чек-лист безопасного отзыва из отпуска

1. Проверьте, не относится ли сотрудник к «запрещенной» категории.
2. Получите письменное согласие (оригинал документа).
3. Издайте приказ об отзыве и ознакомьте сотрудника до даты выхода.
4. Издайте отдельный приказ о направлении в командировку.
5. Внесите изменения в график отпусков, личную карточку и табель.
6. Произведите перерасчет отпускных и получите письменное согласие на зачет переплаты (если работник согласен).
7. Учитывайте налоговые риски при изменении маршрута командировки.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру