Как организовать своевременный обмен документами с удаленным работником

ТК РФ допускает обмен электронными документами, в том числе такими как трудовой договор, дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности, приказы о приеме на работу и увольнении.  

В статье 312.3 ТК РФ сказано, что дистанционный работник может быть ознакомлен с документами, которые имеют непосредственное отношение к его работе:

• в письменной форме, под роспись;
• путем обмена электронными документами;
• в иной форме, предусмотренной коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом.

То есть, все взаимодействие с дистанционщиком можно перевести в электронный формат. Остается только урегулировать график обмена и сроки, в течение которых «удаленщик» обязан высылать документы в компанию.

Электронный документооборот подразумевает, что каждая из сторон обязана направлять подтверждение о получении электронного документа в срок, определенный коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Но все, что написано в локальных актах компании работники «забывают мгновенно». Они могут неделями не присылать необходимые «бумаги». Причем независимо от того, как организован обмен: онлайн (через интернет) или оффлайн (с отправкой бумаг по почте России).

Чтобы избежать таких проблем определенные обязательства по срокам представления документов можно включить в трудовой договор с дистанционщиком. Общих фраз типа «работник обязан соблюдать сроки сдачи документов» недостаточно. Нужна конкретики и ответственность.

Прежде чем включить в договор с дистанционным работником условие о сроках сдачи документов, необходимо определить: какие документы, в какие сроки и в каком порядке должны быть предоставлены работодателю. 

Вряд ли по всем документам будут одни и те же сроки и условия подачи. В таком случае, список документов можно оформить отдельным приложением к трудовому договору. Это может таблица из двух колонок: в одной название документа, во второй - срок сдачи. В трудовом договоре будет такая формулировка: «Работник обязуется предоставлять Работодателю следующие документы в сроки, указанные в Приложении №1 к настоящему договору».

Избегайте общих формулировок, типа «в разумные сроки». Формулировать нужно четко, например, не позднее 5 числа следующего месяца, в течение 3 рабочих дней.

Затем пропишите возможные последствия несоблюдения сроков или порядка предоставления документов.  

Право работодателя включить в трудовой договор условие о соблюдении сроков обмена документами подтвердил  и Роструд.

Бухгалтерия.ру