Как оформить замещение сотрудника на время отпуска
19.07.2012 распечататьВ горячий период отпусков некоторым сотрудникам приходится замещать тех, кто в это время нежится где-нибудь на солнышке в теплых краях. Казалось бы, всем хорошо: одни отдыхают, другие работают, но при этом имеют неплохую прибавку к зарплате. А как быть бухгалтеру? Дополнительное оформление таких замещений никто не отменял. Разберемся подробнее, как оформляется замещение временно отсутствующего работника.
Когда сотрудник уходит в отпуск или в декрет, на его место приходится искать замену. В таком случае работодатель может:
- взять на это место нового работника – по срочному договору;
- перевести на эту должность кого-то из имеющегося персонала;
- поручить выполнение этой работы сотруднику по совместительству (внутреннему или внешнему).
Нюансы оформления, когда на вакантное место принимается новый работник, с которым заключается срочный трудовой договор, рассмотрены в статье «Работа по срочному трудовому договору». На практике нередки случаи, когда работодатель привлекает для работы своих же сотрудников, которые выполняют функции ушедшего сотрудника: либо по совместительству, либо в порядке перевода.
Временный перевод
По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до года, а когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, до выхода этого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ). Когда срок перевода заканчивается прежняя работа сотруднику не предоставлена и он продолжает работать, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Перевести сотрудника на работу более низкой квалификации можно только с его письменного согласия.
При переводе сотрудника с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении можно указать, что работник переведен на другую работу на время замещения иного сотрудника или по другим основаниям. Перевод оформляется формой № Т-5 или Т-5а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Напомним, что запись о переводе сотрудника в трудовой делать не нужно, а вот в личной карточке такую запись стоит сделать.
Совмещение
Наряду с работой, определенной трудовым договором, сотруднику можно поручить выполнение в течение установленного времени дополнительной работы по другой или такой же профессии за допоплату. Такая работа может осуществляться путем: – расширения зон обслуживания; – увеличения объема работ.
При этом сотруднику помимо его работы, можно поручить выполнять работу временно отсутствующего работника, как по своей, так и по другой профессии.
Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем нужно установить работодателю с письменного согласия работника.
Нужно знать
При совмещении должностей дополнительную работу сотрудник выполняет во время рабочего времени, а не после.
При этом работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы. Работодатель также может досрочно отменить поручение о ее выполнении. Как одна, так и другая сторона должна предупредить об этом в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Если работник совмещает несколько должностей, дополнительное соглашение к трудовому договору заключать не нужно. Достаточно только приказа руководителя. Он имеет произвольную форму.
Совмещение считается работой в условиях, отклоняющихся от нормальных. Поэтому такому работнику полагаются доплаты, предусмотренные договором с ним. Однако размеры таких выплат не могут быть ниже установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 149 ТК РФ). Обычно размер доплаты устанавливается в зависимости от объема выполняемой работы в процентах от суммы, получаемой по замещаемой должности.
Совместительство
Одним из вариантов замены отсутствующего сотрудника является работа по совместительству. Как правило, это случаи длительного отсутствия сотрудника, к примеру, отпуск по беременности и родам.
Как помочь бухгалтеру рассчитать отпускные
Отметим, что совмещение и совместительство – это два разных вида трудовых отношений. Главное отличие – период работы. При совмещении работник выполняет всю работу в установленное рабочее время, а при совместительстве – в свободное от основной работы время.
В качестве совместителя может выступать как имеющийся на предприятии сотрудник (внутреннее совместительство), так и вновь принятый (внешнее совместительство).
Работа по совместительству имеет свои нюансы, и их нужно знать.
Запись в трудовую книжку о работе по совместительству делать не обязательно. Однако по просьбе сотрудника работодатель по основному месту работы сведения о работе по совместительству обязан внести. Это делается на основании справки, подтверждающей работу по совместительству. В трудовом договоре нужно указать, что работа выполняется по совместительству (ст. 282 ТК РФ).
Продолжительность труда работника-совместителя не должна превышать 4 часов в день.
В те дни, когда по основному месту работы сотрудник свободен от исполнения своих обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день. В течение одного месяца продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени, установленной для этой категории работников. Например, если месячная норма составляет 40 часов, то для совместителя она не должна превышать 20 часов.
Замещение руководителя
Если приходится замещать руководителей организации, нужно соблюсти некоторые требования. Как правило, руководителя замещает кто-то из его замов, и в трудовом договоре с таким сотрудником на это делается ссылка. Издавать допсоглашение не нужно. Если же трудовым договором на заместителя руководителя не возложена такая обязанность, необходимо издать приказ, в котором указать это право.
Указать лицо, исполняющее обязанности руководителя организации в случае временного отсутствия начальника, можно в должностной инструкции. В ней необходимо указать, имеет ли заместитель право подписи документов на время отсутствия руководителя. На таких документах должны стоять его инициалы. Ответственность соответственно будет лежать на нем.
Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт
Подписка на новости и полезные материалы
В статье использованы фото с сайта freepik.com или shutterstock.com