Как не ошибиться в сроке хранения «первички»

04.10.2019 распечатать Скачать обзор изменений

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Сроки хранения первичных документов

Все первичные документы нужно хранить определенный период времени.

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов. Из них важно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ.

Минимальный срок хранения первичных документов в бухгалтерии – 5 лет. При этом срок хранения первичных документов отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года. Например, накладная составлена 04.10.2019. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2025.

Не путайте сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Так, Налоговый кодекс устанавливает, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его нужно хранить четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

В письме от 16 августа 2019 года № 03-03-06/1/62257 Минфин России отмечает, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости объекта, должен исчисляться только с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте. Поэтому не выкидывайте документы на приобретение основных средств спустя четыре года после покупки этих объектов.

Так что, несмотря на установленную норму по хранению документов в четыре года, во многих случаях первичную документацию нужно хранить значительно дольше.

Обратите внимание

Документы могут храниться не только на бумаге, но и в виде электронных документов. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) грозит доначислением налогов и наложением штрафов.

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.