Как начать работу на новом месте - памятка бухгалтеру

Исходные данные

Рассмотрим ситуацию на примере небольшой производственно-торговой фирмы, в штате которой числятся четыре человека. Новый главный бухгалтер вступает в должность с 1 марта 2010 года. В качестве «исходных данных» для подготовки отчетности у него лишь бумажные «первичные» документы (банковские выписки, счета-фактуры выставленные и полученные, накладные), хозяйственные операции, отраженные в бухгалтерской программе за I и IV кварталы 2009 года, а также бухгалтерская и налоговая отчетность. Рассмотрим, какие основные этапы следует преодолеть новому сотруднику, чтобы срочно восстановить сведения для подготовки отчета за прошлый год и первый квартал года текущего.

Если таковых нет, то в первую очередь следует заняться составлением отчетов, связанных с расчетами по оплате труда.

За кадром

К счастью, в рассматриваемой ситуации штат фирмы небольшой – всего четыре человека. Для того чтобы ускорить процесс и не возвращаться к проделанной работе, стоит сразу начать работать с новой бухгалтерской базой в той компьютерной программе, к которой бухгалтер привык и которую он хорошо знает. На данном этапе пока не нужно вводить остатки по счетам по состоянию на 31 декабря года, предшествующего отчетному.

Необходимо поднять табели учета рабочего времени и все приказы за 2009 год, касающиеся кадров (утверждение и изменение штатного расписания, предоставление отпусков, отправку в командировки).

Помимо этих документов, следует также проверить, были ли больничные листы у сотрудников. Полезно сразу сделать ксерокопии этих документов и подшить их в папку, куда затем бухгалтер будет собирать первичную документацию по расчетам с персоналом. После этого в бухгалтерской базе нужно провести расчет заработной платы за каждый месяц года с учетом отпусков, больничных и командировок. По окончании расчета за месяц нужно сверять суммы к выплате с ведомостями выдачи аванса и заработной платы, которые должны быть подшиты в кассовых документах. Перед началом работы в базе по счету 50 «Касса» необходимо ввести остаток на 31 декабря, воспользовавшись данными кассовой книги. Так как предыдущий бухгалтер уже сдавал отчетность за I, II и III кварталы 2009 года, обнаружив огрехи в расчетах по какому-то сотруднику (к примеру, если недоначислена или излишне начислена сумма дохода), не нужно вносить в базу новые правильные данные. Следует восстановить неверный расчет, а ошибку откорректировать в текущем периоде (например, в марте или апреле). Правильным было бы сразу при обнаружении ошибки составить бухгалтерскую справку, подшить ее в отдельную папку и сделать запись в программе на текущеую дату.

Перед тем как приступать к подготовке отчетов в ФСС и ПФР, следует восстановить участок «Банк». Подшиваем банковские документы и одновременно работаем с базой – вводим остатки по счету 51 «Расчетный счет», воспользовавшись данными по выписке банка, и последовательно отражаем бухгалтерские записи. Как правило, число корреспондирующих счетов на участке «Банк» ограниченное (особенно у небольшой фирмы) – обычно это счета расчетов с контрагентами и с бюджетом.

Очевидно, что после восстановления кадрового учета и отражения в программе банковских операций мы уже можем констатировать, что бухгалтерская база содержит сведения по счетам 50 «Касса»; 51 «Расчетный счет»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и частично – по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 20 «Основное производство»; 26 «Общехозяйственные расходы». Таким образом, мы получили информацию, необходимую для составления отчетов за прошлый год. Например, уже можно сформировать отчет по НДФЛ, срок сдачи которого до 1 апреля.

По следам сделок

По счетам 60, 76, 62 пока в бухгалтерской базе отражены лишь сведения о расчетах. Бухгалтеру необходимо ввести информацию по покупке и реализации МПЗ и ТМЦ. Для этого подбираем первичные документы по операциям с поставщиками и подрядчиками: накладные, акты, счета-фактуры и, если есть, акты сверки расчетов. Последовательно вводим информацию по этим документам в базу. Здесь могут возникнуть определенные трудности – остатки по расчетам на 31 декабря 2008 года нам могут быть неизвестны. Если это так, логично пойти на такой шаг: ввести остатки по счетам 60 и 76 общей суммой, на виртуального контрагента, воспользовавшись данными бухгалтерского баланса на 1 января отчетного года. Мы понимаем, что в этом документе данные отражены в «тысячах рублей», однако другой информации может под рукой не оказаться. Когда отчеты будут сформированы, нужно будет сделать сверку с каждым контрагентом и распределить по ним эти суммы. Например, в бухгалтерском балансе на 1 января 2009 года по строке «Расчеты с подрядчиками» числится задолженность 218 тыс. рублей. В бухгалтерской программе на 31 декабря предшествующего отчетному года сделаем запись: Дт 00 (промежуточный счет) Кт 60 (аналитика) «Общий» – 218 000 рублей. За 2009 год информация соберется по каждому контрагенту на основании первичных документов. Сальдо по каждому контрагенту на 31 декабря 2009 года будет неправильным, но синтетический счет удастся сформировать с очень незначительными отклонениями (из-за округления в тыс. рублей). На достоверность данных бухгалтерского баланса округление не повлияет (или почти не повлияет). Как только появится возможность (оптимально – в процессе подготовки годового баланса) проведем сверку и выясним, что задолженность составляла:

• поставщик А – 208 753 рубля;
• поставщик В – 5764 рубля;
• поставщик С – 3809 рублей.

Итого 218 326 рублей. Заменим проводку в корреспонденции со счетом 60 «Общий» на конкретных поставщиков. Сальдо на 31 декабря 2009 года подтвердим актом сверки расчетов. Аналогичную процедуру проведем по счетам 62, 71 и другим счетам расчетов.

Неуловимое имущество

Следующий шаг – начисление амортизации по основным средствам (ОС) и нематериальным активам. Сделать это нетрудно, если есть достоверная информация о составе основных средств на начало года. В противном случае задача усложняется. Следует провести инвентаризацию ОС и составить перечень имеющегося имущества на текущую дату. Затем нужно рассортировать его на приобретенные в текущем году активы и активы, купленные до начала отчетного года. Первую категорию основных средств можно выявить по счету 60 «Расчеты с поставщиками». Тогда все прочие следует отнести к приобретенным до 1 января 2009 года. Затем нужно установить по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов) срок полезного использования для групп ОС, при необходимости опросить менеджеров, чтобы определить дату ввода в эксплуатацию, и рассчитать амортизацию на 30 декабря года, предшествующего отчетному. Сверять полученный результат можно с данными декларации по налогу на имущество. Кстати, это, пожалуй, первый шаг, при прохождении которого понадобится учетная политика компании в части способа начисления амортизации.

Далее сравниваем полученные результаты с данными бухгалтерского баланса за прошлый год. Если цифры сошлись, то задача выполнена. В противном случае нужно попытаться найти ошибку (свою или прежнего бухгалтера). Если таковую обнаружить не удается, то важно подобрать данные так, чтобы они сходились с балансом за прошлый год, а более детально разобраться в ситуации можно будет позже.

Не исключено, что основных средств окажется много и провести описанную процедуру не удастся. Тогда можно воспользоваться ориентировочными данными. Например, уточнить амортизацию за I, II, III кварталы (из данных декларации по налогу на имущество) и в IV квартале 2009 года начислить амортизацию по данным III квартала с учетом вновь введенных основных средств. Необходимо помнить, что амортизация по данным бухгалтерского учета может отличаться от данных налогового учета.

Производственный вопрос

Далее следует проверить и при необходимости восстановить учет запасов. Счета 10 «Материалы» и 41 «Товары» уже были сформированы по дебету в программе в тот момент, когда мы работали со счетами расчетов. Теперь нужно отразить операции по кредиту этих счетов на основании имеющихся первичных документов. С остатками по счетам запасов придется поступить так же, как со счетами расчетов, то есть ввести сальдо на некий общий счет по данным бухгалтерской отчетности на 31 декабря 2008 года. При этом нужно помнить, что делать кредитовые записи по этим счетам следует с учетом положений учетной политики компании.

Далее необходимо «закрыть» счет 20 «Основное производство». Если по данным бухгалтерской отчетности на 31 марта, 30 июня и 30 сентября 2009 года есть остатки по незавершенному производству, то стоит оставить на счете 20 эти суммы, не пересчитывая за предыдущим главным бухгалтером. А вот остаток на 31 декабря надо подтвердить результатами инвентаризации. Затем в соответствии с учетной политикой рассчитать его величину, а оставшуюся сумму списать в дебет счета 90 «Продажи». Обратите внимание, предварительно в соответствии с учетной политикой нужно разобраться со счетом 26 «Общехозяйственные расходы»: либо списать его в дебет счета 90, либо распределить на счет 20.

Налоговые муки

После восстановления хозяйственных операций новому главбуху предстоит перепроверить налоговые обязательства компании. В первую очередь стоит разобраться с налогом на добавленную стоимость. Начислим в бухгалтерской программе НДС по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Одновременно подберем счета-фактуры выданные и сверим их с отраженными в учете проводками. Книга продаж должна сформироваться автоматически. Затем обратимся к счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Дебет этого счета уже был сформирован при регистрации банковских операций. Так как предприятие небольшое, сальдовые остатки по этому счету могут остаться фактически в одном случае: если отсутствует (или с нарушениями составлена) счет-фактура от поставщика. Если такой факт бухгалтером обнаружен, нужно оставить сальдо на счете 19, а остальные суммы налога предъявить к вычету. Теперь следует сформировать отчет за IV квартал по НДС и сверить данные в программе и в бумажном отчете с отметкой налогового органа. Затем заполним декларацию по налогу на имущество и отразим начисление в программе.

Приступая к расчету налога на прибыль, необходимо внимательно ознакомиться с учетной политикой для целей налогообложения, выявить все различия в бухгалтерском и налоговом учете. На первое время будет достаточно бухгалтерской справки-расчета, отражающей разницы в финансовом результате для целей бухучета и налогообложения. На основании этого документа рассчитаем отложенные налоговые активы или обязательства и заполним декларацию по налогу на прибыль.

Таким образом, мы рассмотрели ключевые шаги, которые следует предпринять новому главбуху, чтобы своевременно подготовить отчеты при минимуме исходных данных. Впрочем, расслабляться бухгалтеру рано, ведь надо привести в порядок все документы текущего года и работать в программе с сальдовыми остатками, которые были введены на основании только данных баланса.

Елена Харитонова, генеральный директор компании