Как компенсировать удаленщику и учесть в расходах покупку бумаги и картриджей

Расходы, которые возникают у работника с удаленным режимом работы и необходимы для выполнения трудовых обязанностей, компания обязана возместить ему в полном объеме.

Требование компенсировать работникам использование своего имущества в интересах компании и все связанные с этим затраты установлено несколькими статьями ТК РФ, в том числе, 164 и 188 ТК РФ. Гарантии дистанционным работникам установлены отдельно, статьей 312.6 ТК РФ.

Есть одно условие, стороны трудового договора должна согласовать использование работником личного имущества и компенсацию работодателем его расходов.

Компенсация дистанционщику

Компенсация за использование личного оборудования дистанционным работником – это одна часть обязательных выплат со стороны работодателя. Речь идет об использовании работником своего компьютера, принтера, ПО, интернета, смартфона и т.п. Имейте в виду, организации не запрещено выдать сотруднику для работы компьютер, принадлежащий компании.

Размер этой компенсации сторонам нужно согласовать и указать в трудовом договоре.

Здесь нужно учитывать законодательные новшества 2024 года (Федеральный закон от 31 июля 2023 года №389-ФЗ).

С 1 января 2024 года введен лимит компенсации, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Это – 35 рублей в день (п.1 ст.217 НК РФ, ст. 422 НК РФ).

В месяц это от 700 до 1050 рублей. Если размер компенсации в день будет более 35 рублей, с суммы превышения нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

Но, такой вариант, как выплата компенсации по факту, на основании документов, подтверждающих оплату, сохраняется.

Расходы на текущие траты

Для выполнения всех трудовых функций работнику помимо своего оборудования могут понадобиться расходники, например, картриджи для принтера, бумага, папки и т.п. Это недешевые товары. Логично будет, если работник попросит вернуть ему потраченные деньги.

Такие расходы удобнее возмещать по фактическим затратам, на основании чеков об оплате. Возмещение таких расходов можно описать в трудовом договоре отдельным пунктом.

Оформить все это можно выдачей денег «под отчет», затем «закрыть» авансовым отчетов.

Кстати, на работника не обязательно возлагать обязанность закупать расходники для печати. Это может делать другой работника, ответственный за АХО, если он есть в компании. Тогда закупку канцтоваров можно проводить организовано, оплачивать от имени компании по счетам или наличными «под отчет» и развозить материалы удаленщикам. Большие закупки как правило, дешевле. Но, все еще зависит от места расположения уделенного работника.

Итак, в трудовом договоре с дистанционщиком не запрещено:

• отдельно прописать выплату компенсации за использование личного оборудования и ПО в сумме не более 35 рублей в день (чтобы не платить НДФЛ и страховые взносы);
• отдельно указать, что работодатель возмещает затраты на покупку расходных материалов на основании документов, подтверждающих оплату.

В компенсацию за использование личного оборудования входят расходы работника на оплату интернета, амортизация ПК, оплата электроэнергии и т.п. Затраты на покупку расходников – это покупка канцтоваров, в первую очередь, бумаги, картриджей и т.п.

Еще, как вариант, в договоре можно отдельно не прописывать компенсацию затрат на расходники. Бухгалтерия вправе выдавать работникам деньги «под отчет». После закупки всего необходимо дистанционщик должен заполнить авансовый отчет и передать бухгалтеру документы об оплате.

Как учитывать компенсации удаленным работникам

Выплату компенсаций удаленным работникам могут учитывать в расходах все компании: на ОСНО и на УСН.

Но, такую компенсацию обязательно должны быть указана в трудовом договоре и локальном нормативном акте (ст. 312.6 ТК).

В бухучете такие расходы относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В налоговом учете на ОСНО — к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК).

На УСН с объектом «доходы минус расходы» компенсацию можно списать, если она установлена в трудовом договоре, как часть оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).

НДФЛ компенсации сотрудникам не облагаются в пределах 35 рублей в день (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014).

Страховые взносы с суммы компенсаций в пределах 35 рублей начислять не нужно (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).