Как изменятся проверки работодателей в 2021 году?

30.04.2021 распечатать

С 1 июля вступает в силу новый порядок проведения проверок. Количество видов ревизий будет увеличено.

О том, что изменится в правилах проведения контрольных мероприятий и как подготовиться к визиту ревизоров, в интервью журналу «Расчет» рассказала Валентина Митрофанова, специалист по трудовому праву, основатель и руководитель Института профессионального кадровика.

Меняется сам принцип контрольных мероприятий. Если раньше инспектор приходил к работодателю, смотрел документы, мог побеседовать с сотрудниками и найти нарушение и в результате этого оформить постановление о привлечении к ответственности, то сейчас проверки могут стать совсем иными. Ранее основной смысл проверок был в наказании за нарушение требований законодательства, метод кнута. Теперь же цель контролеров – вести профилактическую работу, иначе говоря, не допускать нарушений.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Если организация попала в список плановых проверок этого года, ее будут проверять по-новому?

Все зависит от того, когда именно начнется проверка. Если ревизоры придут до 1 июля этого года, то контрольное мероприятие будет проходить по старым правилам. А вот если организация попала в план уже после 1 июля, то выездная проверка может быть заменена на профилактическое контрольное мероприятие.

Виды проверок

Можно перечислить новые виды ревизий?

Все контрольные мероприятия разделены на две большие группы: контролирующие проверки и профилактические. Внутри каждой группы собрано несколько видов ревизий. 

Например, теперь к профилактическим мероприятиям контроля относится новый вид проверок: мониторинг безопасности. Хотелось бы остановиться на этом виде ревизий подробнее, так как именно с ним, на мой взгляд, столкнется большинство предприятий, если не все. 

Мониторинг безопасности – это фактически бесконтактный вид контроля, ревизоры без посещения работодателя смогут провести проверки соблюдения законодательства, используя для этого только лишь государственные базы данных и межведомственное взаимодействие. Это тот вид контроля, с которым ранее никто из нас не сталкивался.

Как может выглядеть такая проверка?

В этом году уже было несколько прецедентов, когда компании столкнулись с такой ситуацией. 

Не так давно мне позвонил клиент и сказал, что ему пришло уведомление из военкомата, в котором организации сообщили о пропущенном сроке уведомления о трудоустройстве военнообязанного сотрудника. 

Я начала задавать уточняющие вопросы, и оказалось, что компания действительно нарушила требования закона и отправила соответствующие уведомление. 

Вопрос заключается в том, как военный комиссариат узнал о трудоустройстве такого сотрудника. 

Все очень просто: контролирующие органы начали использовать единую базу данных, теперь вся эта информация аккумулирована в единой цифровой платформе, что позволяет довольно быстро сверять поступающие сведения

Вернемся к ситуации с военкоматом – компания приняла на работу специалиста и подала сведения в ПФР. Фонд отразил данные в базе данных, и через некоторое время учетные системы военкомата сообщили о нарушении. Как результат, организация получила сообщение о нарушении и просьбу ревизоров предоставить пояснения, почему кадровая служба предприятия не направила сведения о новом сотруднике в военкомат.

Таким образом, мы видим взаимосвязь всех контролирующих органов между собой.

В военкомате же физически сотрудники не сверяли данные, скорее всего, информацию проверяют алгоритмы.

Да, все верно, расхождения находят не люди, это важно понять. Сверка происходит с помощью искусственного интеллекта, который проверяет сведения. Когда он находит нарушение, то информирует об этом инспектора.

Конечно, как практик могу сказать, что одна из основных проблем заключается в том, что люди привыкли недооценивать серьезность нарушений. Логика такая: если к нам придет инспектор и найдет нарушения, то мы с ним договоримся. Эта, можно сказать, традиция формировалась годами. Многие компании абсолютно не готовы к объективному контролю, который будет проводить искусственный интеллект. Как можно договориться с письмом об уже выявленном нарушении? 

Более того, само письмо, скорее всего, отправляет не человек, конечно, его подписывает инспектор, но это происходит автоматически.

К тому же можно предположить, что если какой-то инспектор не допустит отправки письма, об этом станет известно его руководителю, поэтому, если нарушение выявлено, компания получит свое уведомление. 

Цифровые инструменты позволяют сделать контрольную работу абсолютно прозрачной, человеческий фактор полностью исключается.

Продолжим пример с военкоматом. Компания получила уведомление, формально ревизоры уже могут ее оштрафовать?

Военкомат, как и другой контролирующий орган, имеет полное право инициировать внеплановую проверку. 

Она может быть начата как на основании жалобы, так и по «мотивированному решению контрольного органа», есть такая формулировка в законодательстве. То есть, по сути, любой ревизор может самостоятельно объяснить, почему нужно провести внеплановую проверку. 

В нашем примере ситуация может развиваться следующим образом: военкомат запрашивает объяснения. Факт нарушения уже зафиксирован. Нельзя исключить вероятность того, что произошла техническая ошибка, например, в ПФР отправлены некорректные данные.

После этого, если сотрудника все-таки взяли на работу, военный комиссариат может начать внеплановую проверку, результатом которой будет наказание.

Как много примеров нарушений «по забывчивости» можно привести?

Очень много. У нас действуют требования по публичному размещению информации, самое, наверное, распространенное нарушение – отсутствие размещенных данных о проведении специальной оценки условий труда и плана профилактических мероприятий, которые некоторые категории работодателей должны публиковать на сайте. 

Куда большее число предприятий обязаны разместить на своих сайтах политику по обработке персональных данных. Если этой информации нет, Роскомнадзор может оштрафовать предприятие. 

И мы понимаем, что, когда речь заходит о наличии на сайте той или иной информации, ее отсутствие выявляет не человек, а алгоритм. 

Хочу заметить, что Пенсионный фонд РФ административные штрафы выносит едва ли не автоматически – что мешает рассылать уведомления о нарушении и требования об устранении нарушения Роскомнадзору? Ничего. Факт нарушения доказан.

Карательные и профилактические меры

Как же в этом контексте можно говорить о том, что это профилактический надзор, если ревизоры, используя цифровые инструменты, выявляют уже совершенные нарушения, а значит, компании могут быть оштрафованы? Это не предупредительная функция, а карательная.

В случае с получением штрафа от Пенсионного фонда РФ речь идет, конечно, о карательной функции, это контрольное мероприятие.

А вот мониторинг безопасности отнесен к профилактическким мероприятиям, возможно, ведомства не будут наказывать предприятия, есть шанс, что сначала бизнесу предложат исправить недочет, санкции же будут применять только в отношении злостных нарушителей.

Сколько всего видов контрольных мероприятий предусматривает новое законодательство?

Кроме мониторинга безопасности появляются также и такие профилактические меры, как, например, информирование, предостережение, профилактические визиты, мониторинговая закупка, рейдовый осмотр, выездное обследование и другие. 

Список видов проверок, как я говорила ранее, значительно увеличен, каждое имеет свою специфику и особенности. 

Нам еще предстоит детально разобраться в каждом из таких видов контроля, оценить их сильные и слабые стороны. На данный момент остается больше вопросов по новым видам ревизий. 

Вот пример: инспекционный визит, в этом году компании, которые попали под плановую проверку, могут столкнуться именно с этим видом контрольных мероприятий: инспектор может принять решение заменить плановую проверку на инспекционный визит. 

Что собой представляет такой вид ревизии? В первую очередь, инспекционный визит короче – если плановая проверка длится 20 дней, то визит ревизора продолжается один день. 

При этом о плановой проверке компанию должны предупредить за три дня, а при инспекционном визите уведомление работодателя не производится. При этом сам перечень того, что инспектор имеет право делать, когда придет на территорию предприятия, значительно шире: это и осмотр, и опрос работников, и получение письменных объяснений, и истребование документов, и инструментальное обследование. 

То есть, по сути, ревизор может прийти и начать изучение любой части деятельности компании. При этом ревизору нужно уложиться в один день. Что и насколько детально можно изучить за восемь часов? Думаю, что намного меньше, чем за 20 дней.

Насколько точно новые виды проверок описаны в законодательстве, все ли детали были учтены, на ваш взгляд?

Пробелы в законодательстве есть. В будущем они должны быть устранены за счет регламентов, которые создадут сами ведомства. Почему вообще есть пробелы, которые заметны уже сейчас? Дело в том, что закон един для всех контролирующих ведомств. И для Роструда, и для Ростехнадзора. С другой стороны, у каждого ведомства свои тонкости работы, закон не может быть подстроен под каждого контролера, норма регулирует принцип проверок, наделяет ревизоров инструментами для работы. И уже в соответствии с законом ведомства конкретизируют действия и инструменты своих ревизоров в административных регламентах.

Выявление нарушений

Реформа контрольно-надзорной деятельности задумывалась в том числе для создания более комфортных условий работы бизнеса, но то, о чем мы сейчас с вами говорим, создает совсем другую картину. 

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Теперь, после появления огромного количества самых разных проверок, подготовиться к ревизии фактически невозможно.

Есть очень простой рецепт, как подготовиться к проверке – нужно соблюдать законодательство. Одновременно с этим, после вступления в 2018 году риск-ориентированного подхода, у нас снижается количество проверок, это объективно. 

Этот подход поделил работодателей на категории, сейчас их пять – от самой низкой категории риска до высокой. Так вот, в первую группу попало 80% всех юридических лиц, зарегистрированных в стране. 

Что это значит? Значит, в таких компаниях плановых проверок не может быть вообще. 

Да, подавляющее большинство компаний из этого списка – это ИП и микропредприятия. Таким образом, государство расставило акценты, решив проверять компании, нарушения которых могут принести негативные последствия для большого количества людей.

Кажется, крупные компании уже пристально следят за соблюдением законодательства, как трудового, так и фискального и других, при этом малый бизнес, как вы сказали, почти не проверяют. Таким образом, получается, что в зоне наибольшего риска средние компании.

Все самые грубые ошибки, которые только могут быть, происходят исключительно на небольших предприятиях: и черные выплаты заработной платы, и неоформление трудовых договоров, и непредоставление отпусков. То есть то, что казалось давно ушедшим в прошлое, малый бизнес активно практикует и сегодня. 

Не все, разумеется. Чем крупнее компания, чем она публичнее, тем больше внимания там уделяется выполнению требований закона и совсем грубых нарушений, как, например, принудительно отправлять людей в отпуск без сохранения заработной платы, не допускают.

Но, поверьте, у крупных работодателей, к сожалению, нарушения тоже есть. Они есть у всех. Но если крупная компания допускает просрочку по оплате зарплаты или не оплачивает работу в выходные, то последствия таких действий гораздо критичнее, потому что страдает от этого сразу 5000 человек. Поэтому государство и ориентируется на крупные компании, чтобы они соблюдали нормы закона, в таком случае права будут защищены у гораздо большего количества людей. 

Средний бизнес подвержен проверкам значительно меньше, чем крупный. С другой стороны, есть отрасли, для которых создано множество законов, регламентов, требований. 

И такие компании просто вынуждены находиться в правовом поле, им просто не дают возможности нарушать нормы.

Давайте поговорим о таких видах нарушений, которые необратимы, то есть законодательство сформировано таким образом, что компании вынуждены нарушать требования нормативных актов. Что делать в этом случае?

Таких ситуаций очень много. На сегодняшний день в России действует 462 нормативно-правовых акта, которые должен знать работодатель. Как может человек запомнить 462 закона? Как ему выполнить все требования, если между нормами бывают противоречия? Как провести анализ норм и найти наиболее безопасное решение и с точки зрения интересов работников, и с позиции соблюдения требований закона, при этом соблюсти бизнес-интересы, все-таки компании создаются и работают для получения прибыли? Ответ на все эти вопросы: никак.

Что делать в этой ситуации работодателю?

Сегодня невозможно найти компанию, у которой не было бы никаких нарушений, и это даже не вопрос желания самой организации. Это вопрос невозможности без больших ресурсов в этом разобраться. Значит, нужно расставлять приоритеты. 

Нарушения бывают разными, это может быть мелочь, связанная с неточностями в документах, тогда компания рискует получить административный штраф. Но это могут быть и нарушения, связанные с выплатой зарплаты, тогда руководство предприятия может быть наказано и по уголовным статьям. 

Я часто говорю нашим клиентам, что нельзя выполнить все требования трудового законодательства, поэтому нужно ориентировать на критически важные. 

В 2018 году Роструд создал чек-лист нарушений, своего рода рейтинг, всем его рекомендую. В ведомстве разработали перечень, разделили его на три категории и оценили каждое нарушение по 10-балльной шкале. В списке всего 76 пунктов. Если компания добросовестно хочет пройти проверку, то нужно взять этот список нарушений Роструда и начиная с высокорискованных проверять организацию. 

Устранить те, которые находятся в первых строчках списка. Тогда любая проверка будет пройдена с минимальными рисками. Штраф в размере до 50 000 рублей, мне кажется, любая компания переживет, а вот если ревизоры найдут нарушения по охране труда, то бизнесу грозит приостановка деятельности. Это совершенно разные деньги. 

Еще раз хочу вернуться к началу беседы и напомнить, что количество видов ­проверок возросло и многие из них проводятся уже не людьми, а алгоритмами. Поэтому не нужно оценивать риски компаний во время проверок, опираясь на прежний опыт. 

Закон изменился, это ставит работодателя в опасную ситуацию, поэтому нужно разобраться с критичными нарушениями, не стоит тратить ресурсы на устранение незначительных, это можно и нужно сделать позже. Начните с самопроверки предприятия на обнаружение действительно серьезных нарушений. Ранжирование нужно создать в каждой компании, которая хочет сократить свои риски.   

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.