Как избежать штрафов за неправильное хранение документов? Объясним за 5 минут.

Сроки хранения документов

Напомним, что все документы предприятия должны храниться в архиве на протяжении определенных сроков, предусмотренных законодательством РФ. К примеру, бухгалтерская документация хранится, как правило 5 лет. А дела по личному составу — до 75 лет.

Архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации. Когда дело доходит до решения вопросов, связанных с архивной обработкой документов, нередко возникают проблемы с тем, в какой последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для этого.

Как хранить документы правильно, чтобы избежать наказания?

Архивная обработка документов представляет собой комплекс архивных мероприятий, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Порядок действий и требования к архивной обработке документов регламентируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (от 31 марта 2015 г. N 526).

Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

• подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела (приложение N 8);
• составление внутренней описи документов дела (приложение N 27);
• оформление обложки дела (приложение N 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения N N 17, 18).

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации;
• приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
• лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств;
• дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела - лист-заверитель дела (приложение N 8).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Имеются требования и к формулировкам заголовков дел, их содержимому, оформлению обложки, способу подшивки, передаточным описям и т. д. и т.п.

Ответственность за нарушение правил хранения

К сожалению, не всегда руководители осознают необходимость архивной обработки документов либо понимают ее крайне неоднозначно, а ведь именно руководители организаций несут ответственность за несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка их архивной обработки.