Как из простого помощника сделать хорошего

В начале будут документы

Как правило, на должность помощника бухгалтера идут совсем «молодые да зеленые» люди, и скорее всего вам придется объяснять им весь процесс работы с нуля. Сначала стоит составить для прибывшего должностную инструкцию и инструкцию по делопроизводству. Первая определит его обязанности, вторая поможет с ними справиться.

Помощник растеряется среди вороха поступающей в бухгалтерию первички, если не научить его отличать бухгалтерские документы от всех остальных. Объясните ему, что, скажем, приказ о назначении Иванова с завтрашнего дня дворником относится к кадровым документам, а вот накладная – самый что ни на есть бухгалтерский документ.

Если человек вам нужен для работы с первичкой, он должен осознавать, что эти бумаги – первое, к чему придираются налоговики. То, что от качества оформления документа и информации, которую он содержит, зависит и бухгалтерский, и налоговый учет, новичок должен усвоить в первую очередь.

После этого можно приступить к объяснению, как проверить документ по существу, форме и правильности арифметических подсчетов. Для того чтобы помощник понял, что проверка по существу ведется, прежде всего, с точки зрения законности проведенной операции и ее хозяйственной целесообразности, приведите какой-либо пример.

В инструкции он может выглядеть так: «Если вы видите счет на оплату юридической консультации, а в графе “Стоимость” указана сумма в несколько сотен тысяч рублей и при этом не оформлен договор, то логично предположить, что в счет закралась ошибка. Скорее всего в счет необходимо внести изменения, предварительно созвонившись с поставщиком услуги – юрфирмой».

Следующий этап – проверка документов по форме. Она означает, что документы проверяют на полноту и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей и отсутствие неоговоренных исправлений. Подчеркните, что к реквизитам нужно относиться особенно трепетно. Здесь тоже нужно привести «говорящий» пример: «Если в счете-фактуре будут допущены нарушения по оформлению, на возмещение налога на добавленную стоимость можно не рассчитывать. Фирма потеряет почти пятую часть от перечисленной поставщику суммы».

Наконец, в полученном документе нужно проверить правильность арифметических расчетов. Даже если накладную или счет заполняла программа, нужно просчитать итоговые суммы и суммы НДС еще раз, не говоря уже о тех документах, которые заполнены от руки. И требуйте, чтобы помощник не «филонил», подбивая суммы на калькуляторе.

Накладные – к накладным, платежки – к платежкам

Большое количество разнообразных документов, которые на вашей фирме составляют ежедневно, в конечном итоге стекается в бухгалтерию. Пусть ваш помощник займется их группировкой по однородным признакам. Причем не только по принципу «накладные к накладным», но и по определенному периоду (документы за месяц, квартал).

На последнем особенно заострите внимание. Ваш помощник может и не догадываться, что разделители с указанием месяцев (кварталов) облегчат работу при поиске нужной первички. Он может не знать также и о том, что, если документы одного размера (например, платежки), их нужно подшивать уголок к уголку, а на всех папках надписи делать одним шрифтом. Аккуратно подшитые документы внушают проверяющим доверие к бухгалтеру, а надписи в одном формате помогают при поиске нужных папок. О всех этих мелочах помощник должен узнать до того, как приступит к работе.

Если на вашей фирме до сих пор не создана база регистрации первичных документов, поручите это дело помощнику. Такая база – это не роскошь, это способ экономить время при поиске необходимой информации. Правда, перед ее созданием нужно продумать уникальные номера первичных документов и кодировку журналов, в которых они будут регистрироваться.

Как правило, уникальные номера выдает автоматически любая бухгалтерская программа. Попросите программиста изменить настройки так, чтобы в номере еще присутствовала и кодировка журнала регистрации. Иначе рано или поздно помощник, которому вы доверите разноску документов по счетам бухгалтерского учета, спишет услуги подрядчика в материалы или товары, перепутав акт с накладной.

Раз проводка, два проводка

Итак, вы настолько доверяете своему помощнику, что решились, наконец, избавить себя от рутинной работы и поручить ему «вбивать» документы в программу. Идеальный вариант – если на вашей фирме не только документы закоди-

рованы, но и хозяйственные операции. Это поможет вашему помощнику не запутаться при разноске документов по счетам бухгалтерского учета.

Конечно, разработать самостоятельно кодировку, скажем, для трех тысяч операций непросто. Если времени катастрофически не хватает, вам остается одно: писать проводки на банковских выписках и счетах (чтобы не портить накладные лишними надписями). Для того чтобы избавить себя от вороха накладных и актов, этого будет достаточно.

Можно призвать на помощь знакомого программиста и попросить его помочь нарисовать «дерево» хозяйственных операций (если этой схемы нет в руководстве по пользованию вашей бухгалтерской программой). Ветви «дерева» детально описывают хозяйственные операции шаг за шагом. Когда детализация окончена, создается лист «деpева», то есть пpоводки по счетам бухгалтерского учета.

Например, у вас есть деньги на pасчетном счете. Они имеют свойство «пpиходить» и «уходить». Помощник должен, глядя на «дерево», уяснить, что безналичные деньги расходуются на оплату поставщикам, выплаты через кассу, налоги и т. д.

Отлично, если название поставщика помощник безошибочно определит по вашей базе. Чаще всего это довольно сложно, так как даже опытные бухгалтеры не слишком задумываются об удобствах, когда вносят реквизиты в компьютерную программу. Чтобы избежать вполне вероятных ошибок, обозначайте своих партнеров номерами, которые в точности соответствуют их ИНН. Помощнику не понадобится вчитываться в название фирмы. Набрав всего несколько последних цифр номера, он никогда не ошибется.

Предположим, что вы придерживаетесь стандартных способов учета, и в случае «Банк-расход-поставщик» детализация закончена. Пеpвым в листе деpева указывается дебетуемый счет (здесь счет 60), следующим – кpедитуемый счет (здесь – 51). Подобное «дерево» с множеством ветвей избавит вас от постоянного общения с помощником.

Останется только со всей строгостью потребовать от своего подчиненного соблюдения порядка обработки документов. Он обязан заносить записи о первичке в регистры сразу же после того, как она поступила. Разноска документов в конце недели и тем более месяца может привести к конфликту с директором, когда тот обнаружит, что данные по дебиторке-кредиторке, мягко говоря, не соответствуют действительности.

График – это ваше все

Для облегчения жизни себе и помощнику составьте график выполнения учетных работ. В нем нужно указать сроки выполнения конкретных работ. Например, платежные поручения помощник должен вбивать не по выписке из банка (как это обычно бывает), а сразу же, как привезет их из банка. Остаток по расчетному счету бухгалтерия должна знать без подсказки банковских клерков. Иначе опять же могут возникнуть проблемы с директором (все руководители больше всего на свете ценят оперативность).

Благодаря составленному графику вы сможете контролировать документооборот, то есть движение первички от момента ее появления до сдачи в архив. А это крайне важно, ведь своевременное получение документов и их сохранность позволит вам в будущем избежать проблем с налоговой. Обратите внимание вашего помощника на то, что все первичные документы после записей в учетных регистрах должны быть переплетены в папки и в установленный срок сданы на хранение в архив. И чтобы не заваливать бухгалтерию папками со старыми документами, поручите помощнику составить еще один график – документооборота. Другими словами – определить порядок создания, оформления и передачи первички на хранение.

Ксения БАТАНОВА