Как действовать, если нужно удержать с водителя перерасход по ГСМ

Удержать стоимость перерасходованного бензина с водителя позволяет ч.1 ст. 248 ТК РФ, которой предусмотрено взыскание с виновного работника причиненного ущерба, если его размер не превышает среднего месячного заработка.

Организация вправе сама провести небольшое служебное расследование и установить размер нанесенного ущерба. На основании собранных данных, свидетельствующих о том, что перерасход бензина был, директор вправе издать приказ либо распоряжение об удержании ущерба. Такой документ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Работник согласен возместить ущерб

Водитель, по вине которого организация понесла ущерб в виде излишне израсходованного бензина, может добровольно возместить его: полностью или частично.

Если размер ущерба не превышает месячного заработка и водитель согласен его возместить – проблем нет. Бухгалтерия вправе удерживать из зарплаты сумму ущерба, придерживаясь ограничений, установленных статьей 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

По соглашению между руководством компании водитель может возмещать ущерб с рассрочкой платежа. В этом случае он представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

В двух случаях, взыскивать ущерб нужно только через суд:

• если работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб,
• сумма ущерба превышает средний месячный заработок.

Как действовать, чтобы удержать с водителя ущерб по ГСМ

Чтобы возместить ущерб за счет заработной платы водителя, сначала нужно установить вину, зафиксировать факт ущерба и определить его размер.

Действие 1. Провести служебное расследование

В рамках служебного расследования нужно:

1. Провести анализ путевых листов: маршруты, расстояния и т.п.
2. Сделать замеры ГСМ в топливном баке.
3. Проверить нормативы расхода бензина.

Все данные расследования зафиксировать в акте по итогам специального расследования.

Работник, согласно ст. 247 ТК РФ, имеет право знакомиться со всеми материалами проверки.  

С итогами расследования нужно ознакомить водителя под роспись. В случае отказа со стороны работника составить соответствующий акт.

Действие 2. Получить у работника письменное объяснение и проверить внутренние документа компании

По факту перерасхода ГСМ с водителя нужно потребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

Информация из объяснительной должна быть проверена и оценена. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Первое, нужно проверить позволяет ли инструкция водителя покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Второе, нужно проверить соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

После того, как будут оценены все обстоятельства, компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Действие 3. Установить размер ущерба

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

Действие 4. Издать приказ о взыскании ущерба

Приказ должен быть издан в срок не позднее одного месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Образец приказа о взыскании ущерба

ПРИКАЗ

О взыскании ущерба с работника

г. Киров

«9» мая 2022 года водитель Петров И.А. совершил отклонения от маршрута не в целях исполнения своих трудовых обязанностей и не в интересах организации, в результате допустил перерасход ГСМ на 10 литров.

В результате перерасход топлива марки Е95 составил 10 литров.

Размер ущерба, по итогам решения комиссии № 34 от «12» июня 2022 года, составил пятьсот двадцать рублей.

Для возмещения ущерба

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на _______________________ обязанность по возмещению ущерба.

2. Бухгалтеру ___________________ удержать из зарплаты __________________ ___________ рублей. Основание: акт комиссии №__________ от _________ года.

Гендиректор ______________________ (подпись)

С приказом ознакомлены:

Водитель ____________________ (подпись)

Бухгалтер ___________________ (подпись)

Действие 5. Соблюдать ограничения предусмотренные ТК РФ

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ нужно соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 Трудового кодекса.

По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20 процентов начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20 процентов до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее одного месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).