Как бухгалтеру работать со справкой о сумме заработка?

Как оформить справку

Форма справки о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы, и порядок ее выдачи установлены приказом Минтруда от 30 апреля 2013 года № 182н.

Ее можно заполнить на компьютере или от руки – шариковой ручкой с черными или синими чернилами. Не допускаются подчистки и исправления.

На компьютере заполнять удобнее. Если в отведенные под информацию графы текст не помещается, можно добавлять дополнительные строки или уменьшать шрифт.

Подписывают справку лично (с расшифровками подписей):

• руководитель организации (обособленного подразделения);
• индивидуальный предприниматель – работодатель;
• главный бухгалтер;
• работодатель – физическое лицо.

Если фирма или ИП имеет печать, ставят и печать, но аккуратно, без попадания на подпись, в строго отведенном месте («Место печати страхователя»).

Как выдать справку

Выдают справку увольняющемуся работнику на основании его письменного заявления.

В общем случае справку нужно выдать в день увольнения. Если это невозможно, уволившемуся работнику нужно направить по почте уведомление о том, что он:

• должен явиться за справкой;
• дает согласие на отправку справки по почте.

Работник, впрочем, сам может обратиться за справкой позже, и выдать ее фирма обязана по его заявлению бесплатно в течение 3 рабочих дней.

Что проверить в справке от нового работника

Получив справку от нового работника, внимательно проверьте, как она заполнена:

• на месте ли стоят подписи должностных лиц;
• не подписана ли справка кем-то «за руководителя», «за главбуха» (на это указывают косые линии, и это не разрешено);
• на месте ли печать.

Если с оформлением справки все в порядке, проверьте фактические данные.

В справке и трудовой книжке или выписке из трудовой книжки работника должны совпадать:

• фамилия, имя и отчество работника;
• наименование работодателя, который выдал справку;
• период работы у работодателя, выдавшего справку.

Существование работодателя, выдавшего справку, можно проверить по данным ЕГРЮЛ (ЕГРИП), а подлинность паспорта сотрудника - на сайте МВД РФ.

А чтобы проверить данные о прежней зарплате нового сотрудника, вы можете направить запрос в ФСС (его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития от 24 января 2011 г. № 20н).

Оригинал или копия?

Если работник принес вам оригинал справки о заработке, то перед тем, как подшить справку в личное дело работника, снимите копию и заверьте ее.

Отметку о заверении копии нужно разместить под реквизитом «подпись». Она включает:

• слово «Верно»;
• должность лица, заверяющего копию;
• собственноручную подпись лица, заверившего копию;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии документа.

Такой порядок заверения копий документов установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст).

Для заверения копии можно использовать и штамп со всеми нужными реквизитами.

Если же работник принес не подлинник справки, а ее копию, то это должна быть нотариально заверенная копия (ч. 7, ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ). Такую копию можно сразу подшивать в личное дело работника.