Переписка с работником по электронной почте – это быстрый и удобный формат взаимодействия. Но только до тех пор, пока не начинается трудовой спор. Тут и выясняется, что компания, направляя сотруднику документы, не выполнила установленную законом процедуру. Оксана Мощенко, к.э.н., доцент кафедры аудита и корпоративной отчетности Финансового университета при Правительстве РФ, рассказала, какие документы можно, а какие нельзя использовать при решении кадровых вопросов в переписке по электронной почте.
КЭДО не то же самое, что переписка по электронной почте
Нужно помнить, что юридическое значение имеет не только факт отправки сообщения, но и то, какой документ передавался, требовалась ли подпись работника и каким способом закон разрешает подтвердить его получение. И именно тут проходит граница между допустимым использованием электронной почты и кадровой ошибкой.
Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса позволяют работодателям вести кадровый электронный документооборот. Однако это не означает, что корпоративная почта автоматически становится полноценной системой электронного оформления трудовых отношений. Закон предусматривает использование платформы «Работа в России» либо информационной системы работодателя, соответствующей установленным требованиям.
В письме от 24.11.2023 № 14-6/ООГ-7353 Минтруд России разъяснил, что направление по электронной почте или через мессенджеры фотографий и сканов бумажных кадровых документов не соответствует общему порядку электронного документооборота. Исключения возможны в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ.
Обратите внимание, письмо Минтруда России не является нормативным правовым актом, при решении конкретного вопроса необходимо обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Далее рассмотрим порядок обмена наиболее важными документами между работником и компанией.
Читайте также: «Переходим на КЭДО»
Заявление об увольнении
Предположим, сотрудник отправил работнику кадровой службы такое письмо: «Прошу уволить меня 25 октября». Работодатель прочитал сообщение, подготовил приказ и прекратил трудовые отношения.
На первый взгляд воля сотрудника очевидна. Однако статья 80 ТК РФ требует письменного предупреждения работодателя. При возникновении спора придется доказывать, кто направил сообщение, действительно ли работник намеревался уволиться и соблюдена ли форма обращения.
Если в организации введен кадровый электронный документооборот, заявление об увольнении можно оформить через предусмотренную систему с применением электронной подписи, отвечающей положениям статьи 22.3 ТК РФ. Для этого документа закон устанавливает специальные требования к подписи работника.
Простое письмо, даже отправленное с корпоративного адреса, не следует считать равнозначным надлежащим образом подписанному электронному заявлению.
Не гарантирует юридической безопасности и фотография бумажного заявления с рукописной подписью. Именно на проблему пересылки таких электронных документов Минтруд России обратил внимание в письме № 14-6/ООГ-7353.
Если электронный кадровый документооборот не применяется, наиболее надежными способами остаются передача подписанного заявления работодателю либо его направление почтовым отправлением.
Важно и правильно определить начало срока предупреждения. Согласно статье 80 ТК РФ он исчисляется со следующего дня после получения работодателем заявления. При направлении документа через предусмотренную законом систему ЭДО необходимо учитывать специальное правило статьи 22.3 ТК РФ: соответствующие обращения считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после отправления.
Таким образом, способ подачи заявления влияет не только на доказательства, но и на определение даты возможного увольнения.
Уведомление о сокращении
При сокращении штата требования к оформлению особенно строгие. Часть 2 статьи 180 ТК РФ обязывает работодателя персонально предупредить сотрудника о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Кроме того, нужно соблюдать требования статьи 81 ТК РФ о предложении имеющихся подходящих вакансий.
Показательный пример содержится в Определении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.08.2026 № 88-14261/2026.
Работодатель направил сотруднику уведомление о сокращении по электронной почте. Впоследствии трудовой договор был прекращен. Однако суды признали увольнение незаконным, а кассационная инстанция согласилась с их выводами.
Суды установили, что трудовой договор не предусматривал согласованного порядка уведомления работника посредством электронной почты. Помимо этого, работодатель не предложил сотруднику вакантную должность, соответствующую его образованию и опыту.
Обратите внимание, суд оценивал совокупность обстоятельств и конкретные нарушения процедуры сокращения.
Тем не менее для работодателей вывод вполне практический: доказательство отправки письма не заменяет доказательств надлежащего уведомления и выполнения обязанности по предложению вакансий. Причем это самостоятельные элементы процедуры. Даже если уведомление оформлено правильно, отсутствие предложения подходящей вакансии может поставить законность увольнения под сомнение.
При сокращении экономия времени на кадровом оформлении особенно рискованна. В случае восстановления сотрудника работодатель может столкнуться не только с необходимостью пересмотреть кадровое решение, но и с требованиями об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда.
Читайте также: «Отзыв заявления об увольнении. О чем нужно помнить?»
Приказ об увольнении
С приказами об увольнении действует правило, о котором иногда забывают организации, переводящие кадровые процессы в электронный формат: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо исключает приказы об увольнении из общего режима электронного кадрового документооборота, предусмотренного статьями 22.1–22.3 ТК РФ.
Поэтому нельзя исходить из того, что после внедрения кадровой информационной системы любой приказ разрешено оформить исключительно по общим правилам ЭДО.
Статья 84.1 ТК РФ предусматривает оформление прекращения трудового договора приказом работодателя и ознакомление работника с ним под подпись. Если ознакомить сотрудника невозможно либо он отказывается, на приказе производится соответствующая запись.
Отправка скана приказа по электронной почте может использоваться для информирования, но сама по себе не отменяет этих требований.
Отдельно необходимо учитывать правила работы с дистанционными работниками: в отношении этой категории специалистов статья 312.3 ТК РФ устанавливает специальные правила взаимодействия, в том числе при прекращении трудового договора. Их нельзя механически подменять общим порядком кадрового ЭДО.
Трудовой договор и дополнительные соглашения
Договориться об условиях работы по электронной почте можно. Но обсуждение условий и юридическое оформление договоренности – разные действия.
Статья 67 ТК РФ регулирует форму трудового договора, а статья 72 ТК РФ предусматривает письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, если иное не установлено законом.
Допустим, работодатель предлагает сотруднику изменить график работы и направляет проект дополнительного соглашения. Работник отвечает: «В целом согласен, но хотел бы обсудить время начала смены».
Такую переписку нельзя считать оформленным изменением трудового договора. Более того, даже однозначный ответ «согласен» не всегда подтверждает соблюдение обязательной формы соглашения.
При введенном кадровом ЭДО трудовой договор и дополнительные соглашения могут оформляться в электронной форме с соблюдением требований статьи 22.3 ТК РФ к электронным подписям сторон.
Для работодателя при подписании таких документов через собственную информационную систему предусмотрена усиленная квалифицированная электронная подпись. Работник использует допустимый для соответствующего документа вид электронной подписи.
Следовательно, обмен файлами по обычной почте не является универсальной альтернативой подписанию договора.
Аналогичный подход следует применять к соглашениям об изменении оплаты труда, режима работы и других условий, закрепленных в трудовом договоре.
Читайте также: «Обзор Проекта кадровых индикаторов риска»
Перевод на другую работу и согласие сотрудника
Еще одна распространенная ситуация: руководитель направляет сотруднику письмо с предложением перейти в другой отдел. Работник отвечает, что не возражает, после чего кадровая служба оформляет перевод.
Но статья 72.1 ТК РФ, как правило, требует письменного согласия работника на постоянный перевод. Если организация использует кадровый ЭДО, такое согласие может оформляться электронно с соблюдением требований статьи 22.3 ТК РФ.
Если же согласование происходило только в обычной переписке, у работодателя могут возникнуть сложности с подтверждением соблюдения обязательной процедуры.
Здесь особенно важно содержание сообщения. Фраза «готов рассмотреть предложение» не означает согласия на перевод. Но и более определенная переписка не освобождает от требований к форме документа.
Похожая проблема возникает при изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ. В предусмотренных нормой случаях работодатель обязан письменно уведомить сотрудника о предстоящих изменениях и их причинах не позднее чем за два месяца, если законом не установлен иной срок. Нельзя считать, что любое письмо с новыми условиями автоматически выполняет эту обязанность.
Отпуска: согласование дат и уведомления
Электронная почта вполне подходит для обсуждения удобного времени отдыха. Сотрудник может написать руководителю, что хотел бы уйти в отпуск в июле. Руководитель вправе ответить, какие даты предпочтительнее с учетом производственной нагрузки. Однако такая переписка не заменяет документы, которые необходимы по трудовому законодательству.
Статья 123 ТК РФ устанавливает, что работник должен быть извещен о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели.
Если организация использует предусмотренный законом электронный кадровый документооборот, ознакомление может оформляться в установленном порядке. Если же специалист кадровой службы компании отправил лишь напоминание на личную почту сотрудника, нужно отдельно оценивать, выполнено ли требование закона об уведомлении. Особенно нежелательно подменять перепиской оформление переноса отпуска, предоставления отпуска вне графика или отпуска без сохранения заработной платы.
