К нам едет ФСС
02.04.2009 распечататьБольшинство предпринимателей уже привыкли к тому, что каждое их действие бдительно отслеживается контролирующими органами. Тем не менее, проверяющие постоянно совершенствуют систему ревизий, причем нововведения могут быть как на пользу налогоплательщикам, так и во вред им. Весной 2008 года свои новые «контрольные методички» выпустил в свет Соцстрах. Как же действует новый регламент на практике?
Предыстория
Еще в апреле 2008 года Фондом Социального страхования было принято 3 новых регламента. Все они посвящены контрольным мероприятиям. Итак, это:
- методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81 и регламентирующие выездные проверки;
- методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 82, также оговаривающие правила проведения выездных контрольных мероприятий;
- методические указания, утвержденные постановлением ФСС России от 21 мая 2008 г. № 110, относящиеся к камеральным проверкам.
По решению управляющего отделением ФСС возможно увеличение срока проверки до трех месяцев. Кроме того, ревизия может быть не только продлена, но и приостановлена.
Новые «выездные» методички зарекомендовали себя как хорошее руководство для бухгалтера. Если руководствоваться ими, то значительно снижаются шансы совершить ошибку и быть потом «неправильно понятыми» проверяющим представителем ФСС. В этих документах рассматривается не только регламент самой проверки, но и фактически то, на что работники Фонда будут в первую очередь обращать внимание, какие разделы подвергнутся особому их вниманию и, главное, как правильно учесть и рассчитать все что можно.
«Камеральная» методичка в основном изменила порядок принятия отчетности и оформления результатов камеральной проверки. Всего разработано 17 (!) форм документов, оформляемых при проведении данного контролирующего мероприятия. В частности, в Методических указаниях отсутствуют положения, регламентирующие осуществление проверки отчетности страхователей на стадии их принятия. С пяти до десяти дней продлен срок представления страхователем документов на основании требования проверяющего. Выявленные ошибки в заполнении отчетности могут быть исправлены страхователем в течение пяти дней (ранее — в срок, не превышающий двух дней). Кроме того, отныне при выявлении в ходе проверки обстоятельств, свидетельствующих о совершении страхователем нарушений, ревизорами должен быть составлен акт по установленной форме. Ранее достаточно было докладной записки.
Ольга Доценко, главный бухгалтер ОАО МТК «ЦВЕТМАШ», г. Москва:
«У нас крупная компания и немалый штат сотрудников — порядка 1500 человек, поэтому внимания проверяющих структур нам не избежать. В октябре 2008 года ФСС проводило проверку на нашем предприятии. Как мне объяснили сотрудники фонда, мы были включены в квартальный план проверок, поскольку производили значительные расходы по обязательному страхованию и получали значительные суммы от Фонда на возмещение расходов».
Выездная по «жребию»
Проверки Фонда Социального Страхования проводятся на основании плана. Последний составляется ежеквартально, однако критерий его составления более сложен, нежели просто математическая выборка (ранее Фонду необходимо было проверять каждую компанию не реже одного раза в три года). Для того, чтобы фирма попала в список кандидатов, необходимо соблюдение некоторых условий. Они указаны в пункте 2 раздела 1 Методических указаний № 81 от 7 апреля 2008 г.:
- организация произвела значительные расходы за счет средств социального страхования;
- фирма получила значительные суммы от ФСС РФ на расходы по обязательному социальному страхованию;
- по результатам проведенной камеральной проверки, выявившей отклонения порядка начисления и уплаты страховых взносов, нарушения порядка осуществления расходов за счет ФСС.
Временной лимит
Стандартный срок проведения выездной проверки представителями ФСС не должен превышать одного месяца. Конкретный срок устанавливает руководитель территориального отделения Фонда. При этом он должен учитывать объем документации предприятия, численность его сотрудников и местоположение организации.
Компаниям, имеющим филиалы или представительства, надо учитывать, что для них проверка может увеличиться. Срок вычисляется так: на проверку каждого из обособленных подразделений отводится по одному месяцу. Но не только этот факт может увеличить сроки проверки. В исключительных случаях по решению управляющего отделением ФСС срок проверки также может возрасти до двух (и даже трех) месяцев. Конечно же, это не типичное решение, принимается оно руководством Фонда только в нестандартных случаях и должно быть мотивировано.
Кроме того, проверка может быть не только продлена, но и приостановлена. К сожалению, возможные причины приостановки в «проверочных методичках» не прописаны. Однако можно предположить, что они будут схожими с таковыми при проведении выездных налоговых проверок. Это какие-то дополнительные мероприятия, которые должен провести проверяющий орган, в том числе и не своими силами — например, проведение экспертизы, перевод документов на русский язык, получение информации о страхователе от иных лиц и т. п.
Нельзя не упомянуть причины, по которым Фонд может назначить повторную (внеплановую) проверку. К ним относятся:
- реорганизация или ликвидация предприятия;
- контрольные мероприятия вышестоящих органов за деятельностью проверяющего компанию фонда;
- уточненная расчетная ведомость (причем как к уменьшению, так и к доплате).
С особой тщательностью инспекторы проверяют представленные на проверку больничные листы.
Ключевые интересы фонда
Как и налоговые проверяющие, представители Фонда могут проверить у Вас документацию за три предыдущих года, предшествующих текущему. Так, в 2009 году ФСС РФ вправе проверять страхователей за 2006, 2007 и 2008 годы. Но период выборки может быть и меньше. Например, если «сигнал» к проведению контрольного мероприятия поступил в результате проведения камеральной проверки, то сотрудники Фонда вправе ограничиться только периодом, к которому относилась отчетность, вызвавшая интерес.
Что же особенно интересует проверяющих сотрудников фонда? В первую очередь это пособия, больничные и путевки, финансируемые за счет ФСС РФ.
Какие документы затребует Фонд на проверку? При проведении контролирующего мероприятия компания должна предоставить все необходимые бумаги, подтверждающие расходы на социальное страхование (т. е. за счет ФСС). К ним можно отнести: больничные листы, путевки, документы, подтверждающие трудовые отношения между сотрудниками и работодателями и т. д. и т. п. Кроме того, проверяющие могут затребовать дополнительные документы, которые косвенно подтверждают или опровергают правомерность того или иного расхода, произведенного фирмой за счет Соцстраха.
В большинстве случаев страхователи передают ревизорам документы на основании решения о проведении проверки. Однако в ходе контрольных мероприятий могут потребоваться и дополнительные бумаги. Например, если страхователь откажется такие документы предоставить. ревизоры составляют письменное требование. Оно оформляется на бланке установленной формы (утверждено постановлением ФСС РФ № 81 от 7 апреля 2008 г.). На сбор документов в таком случае страхователю будет предоставлено десять дней. За продлением сроков на сбор дополнительных документов опять-таки можно обратиться к руководству Фонда. На принятие такого решение законодательство выделяет два рабочих дня. Срок отсчитывается со дня получения отделением Фонда уведомления о невозможности собрать в срок все необходимые документы.
Как уже ранее отмечалось, в ходе проверок сотрудники Фонда социального страхования в первую очередь будут руководствоваться своими внутренними Методическими рекомендациями. В них содержатся схемы анализа структуры расходов проверяемого субъекта. Ведь именно на основании предварительного изучения данных возможна методичная и точная проверка.
В ходе проверки проводится анализ расходов, произведенных страхователем за счет Фонда социального страхования. Необходимые данные котроллеры берут из сданной компаниями в Фонд отчетности — ежеквартальных расчетных ведомостей по форме 4-ФСС. Если компания уплачивает добровольные взносы, то Фонд обязательно проанализирует и отчетность, сдаваемую в этом случае.
Также фонд постарается отследить направление и правильность расходования сумм, выделенных страхователю отделением ФСС РФ на осуществление или возмещение расходов по обязательному социальному страхованию.
Организация должна хранить документы, связанные с расходами на цели обязательного социального страхования, не менее пяти лет.
Бумажная «оправа» для проверки
В завершение хотелось бы отметить правила документального оформления контролирующего мероприятия. Как уже ранее отмечалось, существует 17 форм документов, которые могут быть оформлены по выездной проверке Фонда социального страхования. Все они утверждены Постановлением ФСС РФ № 81 от 7 апреля 2008 г. (далее — Методичка № 81).
Перед началом проверки контролеры должны оформить решение о ее проведении. Форма и правила заполнения такого документа утверждены в Методичке № 81.
Нет решения (в том числе правильно оформленного) — нет и проверки. Фирма вправе отказать инспекторам и в том случае, если бума оформлена не по шаблону или с ошибками.
По окончании проверки, а, точнее, в последний ее день инспекторы составляют для страхователя справку (также по утвержденной в Методичке № 81 форме), указав в ней все основные реквизиты проверки: предмет, сроки и т. п.
Итоговый документ, оформляемый по результатам проверки страхователями — это акт. Он должен быть составлен не позднее чем через два месяца по окончании контрольного мероприятия (оформления справки). К сожалению, порядок передачи акта страхователю законодательно не утвержден. Тем не менее оговорена процедура подписания этой бумаги. Акт, составленный в двух экземплярах, подписывают проверяющие и представитель организации. Он может быть подписан «с оговоркой», если у фирмы есть к нему возражения или замечания. Возможно, что компания отказывается от подписи и получения акта. Тогда в нем ставится соответствующая пометка, и экземпляр фирмы отправляют в организацию почтой.
Жанна Воронова, бухгалтер по учету заработной платы ЗАО «Аэротекс», г. Тюмень:
«Представители фонда пришли к нам с проверкой 17 июля, именно тогда мы получили решение о ее назначении. 12 августа мы уже получили от контролеров справку о проведенной проверке. Да, в нашем случае все сроки были соблюдены. К тому же хотелось бы отметить, что решение продлить до 10 дней срок предоставления документов, запрашиваемых проверяющими, было очень верным. Прежде, чтобы уложиться в 5 дней, приходилось прикладывать неимоверные усилия».
