Из-за карантина работник не может вернуться в Россию. Что делать?

Закрытие границ по всему миру и последующая за этим остановка авиасообщения повлекли за собой ряд трудностей. Одна их них: сотрудники компаний, которые в момент локдауна были в отпуске или командировки, оказались изолированы в другой стране.

Первое, что хотелось бы отметить, – у работодателя нет оснований увольнять сотрудников, оказавшихся за границей России в период пандемии. Более того, если компания предпримет попытку дистанционно сократить сотрудника или уволить работника во время нахождения на больничном или в отпуске, суд признает такой разрыв трудового договора незаконным и восстановит работника, а компании придется столкнуться с существенными финансовыми издержками.

Поскольку сотрудники не приступили к исполнению трудовых обязанностей по уважительной причине, работодателю необходимо определить и оформить трудовые отношения на период нахождения сотрудников вне места постоянной работы. Давайте подробнее рассмотрим план действий кадровой или бухгалтерской службы в случае, когда пандемия застала работника в отпуске или в командировке за рубежом. 

Оформить отсутствие

Для начала работнику нужно предоставить очередной или внеочередной оплачиваемый отпуск. Это будет хорошим вариантом, если у сотрудника накопилось много неиспользованных дней отдыха. В таком случае сотруднику необходимо направить работодателю по электронной почте письменное заявление. Согласно письму Роструда от 4 августа 2010 года № 2286-6-1, отпуск вне графика по инициативе работника не ухудшает его положение. При этом не забывайте, что выплатить отпускные нужно не позднее, чем за три дня до начала дней отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Очевидно, что вряд ли накопленных дней отпуска будет достаточно. 

Еще один вариант оформить невозможность выйти на работу – предоставить отпуск за свой счет. По Трудовому кодексу (ч. 1 ст. 128 ТК РФ) работник имеет возможность взять отпуск без сохранения заработной платы по письменному заявлению. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. Важно отметить, что за период отпуска за свой счет сотруднику не начисляется и не выплачивается зарплата.

Третий вариант: подписать дополнительное соглашение на дистанционную работу. Если условия нахождения сотрудника и технология бизнеса позволяют выполнять рабочие функции вне офиса, можно оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору на дистанционную работу. 

Это значит, что обе стороны должны подписать дополнительное соглашение и обменяться копиями документов, в нашем случае это могут быть сканы или фотографии подписанных документов, по возвращении сотрудника на территорию России необходимо произвести обмен оригиналами бумаг. Этот вариант удобен и выгоден как для сотрудника, который будет получать зарплату согласно своему трудовому договору, так и для работодателя, который таким образом обеспечит непрерывность бизнес-процессов.

Четвертым вариантом решения проблемы может быть оформление простоя по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя. Трудовой кодекс дает определение простоя как временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Простой может затрагивать как одного работника, так и группу или все структурные подразделения организации. Оплата простоя по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)

Не вернулся из командировки

Приказ будет являться обоснованием расходов, понесенных работником на оплату жилья, покупку или обмен билета, а также выплаты суточных.

Помимо продления командировки компания также может воспользоваться вариантами с оформлением оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска, дистанционной работы или простоя, описанных ранее. 

При этом стоит обратить внимание на учет обратного билета, когда отпуск предоставляется сразу после окончания командировки. 

В этом случае оплата проезда сотрудника к месту работы не является экономически обоснованной и не может быть включена в состав затрат, снижающих налоговую базу по налогу на прибыль, а днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском, об этом сообщал ранее Минфин России в письме от 21 октября 2016 года № 03-03-06/3/61516.

После того как компания выбрала вариант оформления трудовых отношений с сотрудником, работающим за рубежом, возникает новый вопрос: как начислять налоги и страховые взносы?

НДФЛ с выплат сотруднику за рубежом

Для начала стоит упомянуть, что налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации (п. 1 ст. 207 гл. 23 НК РФ). В свою очередь налоговый резидент – это физическое лицо, которое находится в России не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд.

В июле этого года Правительство внесло дополнение в статью 207 НК РФ, сократив необходимый для признания статуса налогового резидента срок пребывания на территории России.

Для подтверждения статуса резидента физическое лицо должно находиться в РФ от 90 до 182 календарных дней включительно в течение периода с 1 января по 31 декабря 2020 года и подать в налоговый орган заявление, составленное в произвольной форме, не позднее 30 апреля 2021 года. Заявление можно подать в налоговый орган по месту жительства, месту регистрации (для иностранных граждан) или через личный кабинет на официальном сайте.

При этом в Налоговом кодексе есть закрытый перечень случаев, когда выезд из России не прерывает срок для расчета периода нахождения физического лица на территории РФ. Из этого следует, что ни гражданство, ни место жительства не влияют на статус налогоплательщика НДФЛ. Налоговым нерезидентом по НДФЛ может быть и гражданин РФ, а статус налогового резидента/нерезидента может поменяться в течение года. Соответственно, с изменением статуса изменится и размер ставки налога.

Налоговым кодексом определены следующие ставки на доходы: для резидентов – 13%, за исключением доходов, перечисленных в пункте 2 статьи 224 главы 23 НК РФ, а для нерезидентов – 30%. Стоит отметить, что вычеты, перечисленные в главе 23 НК РФ, не применимы к доходам нерезидентов по НДФЛ.

Учитывая, что именно работодатель как налоговый агент несет ответственность за исчисление, удержание и перечисление налога, а также правильность определения налогового статуса получателя дохода, в его интересах отслеживать статус своих сотрудников на каждую дату выплаты дохода.

Если сотрудник в течение года потерял статус налогового резидента, то, согласно законодательству, работодатель должен пересчитать налог по ставке 30% с начала года в месяце, в котором работник стал нерезидентом.

Однако в этом случае сумма налога, исчисленная с начала года по новой ставке, будет значительно превышать уплаченную сумму налога по ставке 13%, и у работника появится долг по НДФЛ. Что сделать для погашения задолженности сотрудника перед бюджетом? Есть несколько вариантов:

• работодатель будет ежемесячно удерживать сумму НДФЛ за текущий месяц и часть задолженности по НДФЛ в пределах 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ, п. 4 ст. 226 НК РФ);
• работник предоставит заявление на удержание полной суммы или удержание частями в рамках отчетного периода по НДФЛ.

Если сумма задолженности не будет возмещена к концу отчетного периода по НДФЛ, работодатель обязан показать сумму неудержанного налога в справке 2-НДФЛ, а работник должен будет подать декларацию 3-НДФЛ и доплатить оставшийся налог самостоятельно.

Нужно ли платить взносы?

Согласно Налоговому кодексу объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования.

Граждане России являются застрахованными лицами по обязательному пенсионному страхованию, по обязательному медицинскому страхованию и по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ст. 7 ФЗ № 167-ФЗ, п. 1 ст. 10 ФЗ № 326-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 2 ФЗ № 255-ФЗ).

Если же работодатель заключил трудовой договор или дополнительное соглашение на дистанционную работу с иностранным гражданином, который не имеет миграционного статуса, постоянно или временно проживающего на территории России, то взносы не начисляются. В этом случае иностранец не будет считаться застрахованным лицом, а значит, не возникает объекта начисления страховых взносов.

Взносы от несчастных случаев

Для соблюдения безопасности и охраны труда Трудовой кодекс обязывает работодателя обеспечить сотрудникам обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 312.2 и ст. 212 ТК РФ).

Аналогично Налоговому кодексу Федеральный закон № 125-ФЗ определяет объектами обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выплаты и другие вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров.

Застрахованными согласно ФЗ 125 признаются как граждане России, так и иностранцы (п. 2 ст. 5 ФЗ № 125-ФЗ). При этом в Федеральном законе нет исключения по территориальному принципу для иностранных или дистанционных работников.

Хоть на практике применение норм данного Федерального закона по обеспечению страхования дистанционного сотрудника крайне затруднительно, работодатель обязан начислять и перечислить в бюджет взносы НСПЗ по всем работникам без привязки к месту работы и гражданству.

Вопрос оформления трудовых отношений с сотрудниками, оставшимися за границей, стал неожиданной и нестандартной задачей для работодателей в первой половине 2020 года. Если для решения вопроса оформления трудовых отношений компания может самостоятельно выбрать баланс между обеспечением бесперебойности бизнес-процессов и интересами работников, то при начислении налогов и взносов нужно исходить из следующих особенностей:

• для целей расчета НДФЛ необходимо определить статус налогового резидентства на каждую дату вы­плата дохода сотрудника, который находится за границей;
• для целей расчета страховых взносов с дохода сотрудникам – гражданам России выплачиваются страховые взносы, где бы они ни находились. Если сотрудник-иностранец временно или постоянно не пребывает и не проживает на территории РФ, то страховые взносы не начисляют;
• для расчета взносов на НСПЗ работодатель рассчитывает эту сумму с доходов сотрудника вне зависимости от гражданства или места работы.