Инвентаризация в 2025-2026 году: порядок, сроки, документы и оформление в 1С

Что такое инвентаризация и зачем она нужна

Инвентаризация — это контрольная процедура, в ходе которой проверяется фактическое наличие имущества организации и сопоставляется с данными бухгалтерского учета. Она позволяет зафиксировать состояние активов, выявить расхождения между учетными записями и фактическим положением дел, а также оценить работу материально ответственных лиц (МОЛ) и бухгалтерии.

Проведение инвентаризации необходимо для выявления недостач, излишков или ошибок в учете, подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности и оценки эффективности системы внутреннего контроля. Регулярные проверки помогают минимизировать финансовые и управленческие риски, поддерживать порядок в документообороте и на складе, а также повышают прозрачность управления активами организации.

Случаи, когда инвентаризация обязательна

Инвентаризация может проводиться в любое время по решению руководителя организации при наличии конкретных условий или необходимости проверки состояния имущества. Если проведение таких проверок закреплено в нормативных документах компании (например, в приказе или графике инвентаризаций), их следует считать обязательными к исполнению.

Помимо требований руководства, случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным, устанавливает еще и законодательство. К ним относится:

• передача ответственности с одних МОЛ на других, например, при увольнении и трудоустройстве нового;
• передача имущества в пользование, реализацию или приобретение в собственность;
• смена руководителя, а также уход из компании более половины членов команды;
• выявление случаев воровства, превышения полномочий или порчи имущества;
• реорганизация компании либо полное прекращение ее деятельности;
• чрезвычайные ситуации и природные катаклизмы, например потопы, пожары и другие непредвиденные обстоятельства;
• смена формы организационной структуры компании, например переход с ИП на ООО;
• подготовка к годовой бухгалтерской отчетности.

Результаты инвентаризации нужно правильно отразить в 1С. Это важно, потому что корректный учет обеспечивает точность бухгалтерской и налоговой отчетности, что в свою очередь снижает риск штрафов со стороны проверяющих органов. Если вы не уверены, как правильно оформить данные в системе, вам помогут консультации по работе в 1С от Scloud.

Что содержит приказ о проведении инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации издает руководитель организации. Руководитель компании может взять унифицированную форму приказа об инвентаризации ИНВ-22, а может составить свой бланк документа. Унифицированная форма содержит:

• наименование организации и структурное подразделение;
• когда и под каким номером оформлен документ;
• дату проведения проверки;
• срок, за который комиссия проведет проверку;
• состав комиссии для инвентаризации;
• какое имущество подлежит инвентаризации;
• причину проведения проверки;
• когда необходимо сдать материалы в бухгалтерию.

В приказе также можно предусмотреть дополнительные детали, включая особенности проведения инвентаризации, методы фиксации результатов и назначение ответственных лиц, что позволяет создать прозрачную, понятную и контролируемую процедуру проверки имущества.

Порядок проведения инвентаризации

Процесс инвентаризации условно делится на три основных этапа, каждый из которых имеет свои задачи и порядок действий. Это помогает провести проверку максимально точно, последовательно и с минимальными рисками ошибок при оформлении документов и внесении данных в учет.

Подготовительный этап

1. Сначала выбираются цель инвентаризации, а также дату и сроки ее проведения. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, в котором указываются состав комиссии, ее председатель и точные сроки проверки. При этом в небольших организациях, где работают только руководитель и бухгалтер, комиссия может не создаваться.
2. Далее создаются условия для переучета: сотрудники осматривают объекты основных средств, обновляют или наносят инвентарные номера, проверяют запасы и исправность необходимых измерительных приборов.
3. Затем оформляются исходные документы: у членов комиссии должны быть последние приходно-расходные бумаги и отчеты о движении запасов. Председатель фиксирует количество листов и дату, после чего документы передаются в бухгалтерию.
4. От материально ответственных лиц (если они имеются) требуются следующие расписки: что все поступившие ценности учтены, выбывшие списаны в расход, а первичные документы переданы бухгалтеру. К МОЛ относятся лица, определенные Приказом Минтруда от 16.04.2025 N 251н.
5. Если они по какой-либо причине отсутствуют, то их обязанности выполняет лицо, назначенное руководителем, руководитель компании либо члены комиссии.
6. Для проведения проверки распечатываются инвентаризационные описи по форме ИНВ-3 или ведомости по собственному шаблону.

Основной этап

1. Проводятся подсчет, взвешивание, замеры и осмотр ТМЦ. Конкретные действия будут зависеть от специфики работы компании. Если традиционно учесть активы нельзя, допускаются альтернативные методы: фото, видео или видеозвонок. Такие альтернативные методы должны обеспечивать достоверность результатов инвентаризации и быть документально подтверждены.
2. Товары считаются по зонам, проверяется читаемость штрихкодов, отдельный учет ведется для товаров с истекшим сроком годности или поврежденной упаковкой. Фактические данные аккуратно вносятся в описи. Помарки заверяются подписями участников.

Заключительный этап

1. Готовый документ подписывают все члены комиссии, а материально ответственные лица в описи подтверждают, что переучет проведен в их присутствии и претензий к работе комиссии не имеют. Если комиссия не создавалась, результаты фиксируются ответственным лицом, назначенным руководителем.
2. Фактические данные сверяются с первичными документами. В ходе проверки выявляются недостачи или излишки активов. Излишки чаще всего связаны с неучтенными операциями. Недостачи отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с внутренними правилами организации и законодательством. По позициям с расхождениями может проводиться повторный пересчет другими сотрудниками для подтверждения достоверности результатов.
3. После завершения инвентаризации составляются сличительные ведомости для позиций с выявленными расхождениями. Товары, находящиеся на ответственном хранении или не принадлежащие организации, также пересчитываются и оформляются в отдельной описи по форме ИНВ-5 или по внутреннему утвержденному шаблону. Для некачественных товаров оформляются отдельные акты о списании или порче.
4. Итоги инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, подписываются комиссией и МОЛ (при наличии), после чего данные отражаются в бухгалтерии.
5. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в отчетном периоде проверки, в соответствие с требованиями Приказа Минфина №34н и положениями ФСБУ 28/2023. Также важно предусмотреть меры для минимизации расхождений в будущем.

Как заполнить документ инвентаризации в 1С

Документ инвентаризации в 1С:Бухгалтерии предприятия заполняется для учета фактического наличия товаров на складе и выявления отклонений от учетных остатков. Он позволяет автоматически фиксировать недостачи и излишки, а также формировать отчеты и печатные формы.

Для проведения инвентаризации товаров в программе есть пункт в разделе «Склад».

Инвентаризация товаров в 1С:Бухгалтерии

При открытии раздела отображается список ранее проведенных инвентаризаций.

Список инвентаризаций в 1С:Бухгалтерии

Нам нужно создать новый документ. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку — «Создать».

Создание нового документа в 1С:Бухгалтерии

Разберем инвентаризацию по складу. Документ заполняется автоматически, если выбрать при способе заполнения из разворачивающегося меню кнопки «Заполнить».

Заполнение остатков на складе в 1С:Бухгалтерии

Такой результат мы получаем. Программа формирует таблицу со всеми товарами, зарегистрированными на данном складе.

Таблица с остатками товаров в 1С:Бухгалтерии

Документ можно сохранить и распечатать для передачи на склад, где будет проведена инвентаризация.

Печать документа в 1С:Бухгалтерии

После заполнения формы сотрудниками склада фактические значения вводятся в таблицу в столбец «Отклонение».

Отклонения по товарам на складах в 1С:Бухгалтерии

Программа автоматически определяет отклонения: недостачи выделяются красным цветом со знаком «-», а излишки — черным.

После заполнения документ сохраняется и проводится, а при необходимости формируются печатные формы.

Печатная форма документа в 1С:Бухгалтерии

В заключение

Инвентаризация — важная и обязательная процедура, которая позволяет подтвердить достоверность бухгалтерских данных, выявить недостачи, излишки или ошибки в учете, а также оценить состояние имущества компании. Регулярное проведение таких проверок помогает вовремя предотвратить убытки и обеспечить сохранность активов компании.

Правильное оформление документов в 1С помогает своевременно и без ошибок отражать результаты в бухучете. Чтобы разбираться в нюансах работы в программе и находить полезные для себя практические решения, рекомендуем подписаться на телеграм-канал Scloud «Подслушано у консультанта 1С», где собрано множество интересных лайфхаков по работе в 1С.

Реклама ООО "СервисКлауд" ИНН 7104516184

erid: 2Vtzqvjq59y