ГИС ЭПД с 1 сентября 2026 года: обязательный реестр «ГосЛог», штрафы по ст. 11.14.3 КоАП и пошаговое подключение

ГИС ЭПД и ФЗ № 140-ФЗ: что это такое и почему это уже не пилот

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператором которой выступает Минтранс России.

С 1 сентября 2026 года для коммерческих перевозок установлен запрет на использование бумаги по следующим документам:

• Транспортная накладная (ЭТрН) и заказ-наряд;
• Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;
• Грузовая авианакладная;
• Железнодорожная накладная. 

Важное уточнение по ж/д. Клиентам РЖД, использующим систему ЭТРАН, не потребуется дублировать документы через стороннего оператора. Система автоматически передаст данные в ГИС ЭПД, для этого необходимо подписать соответствующее соглашение с перевозчиком (по состоянию на июнь 2026 года порядок интеграции проработан на уровне Минтранса и ОАО «РЖД»).

Что будет включать в себя электронная грузовая накладная

ФНС меняет электронные форматы накладных

Реестр «ГосЛог»: экспедиторов штрафуют по статье 11.14.3 КоАП

С 1 марта 2026 года все юридические лица и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны состоять в реестре на базе платформы «ГосЛог».

Критический срок — 1 мая 2026. Для действующих игроков рынка закон установил «льготный» период в 60 календарных дней. Подать уведомление о включении в реестр необходимо было до 1 мая 2026 года (с учетом того, что 30 апреля — выходной день, срок перенесён). Если экспедитор этого не сделал, его деятельность после 1 мая 2026 года является нарушением. При этом административная ответственность не применяется, если задержка связана с обработкой уведомления уполномоченным органом (технические сбои, высокая нагрузка на госсервисы).

Дополнительное требование. После включения в реестр экспедитор обязан в течение 45 дней уведомить ФСБ о начале деятельности.

Нарушителей ждут санкции именно за работу без регистрации в «ГосЛог»:

• Должностным лицам и ИП — предупреждение или штраф 3 000 – 5 000 руб. При повторном — до 10 000 руб.
• Юридическим лицам — штраф от 100 000 до 300 000 руб. Повторное нарушение — 500 000 – 1 000 000 руб.

Экспедитор, не внесенный в реестр, с 1 сентября 2026 года технически не сможет подписать электронный экспедиторский документ в ГИС ЭПД. Контрагенты, работающие с таким «нелегалом», попадают под санкции за недостоверные сведения.

Кого пока не штрафуют. Перевозчик (если он не выступает в роли экспедитора) освобожден от регистрации в «ГосЛог», но для него готовится отдельный реестр с 1 марта 2027 года.

О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами?

Транспортный ЭДО: как перейти на электронный транспортный документооборот?

Алгоритм подключения к ГИС ЭПД: пошаговая инструкция

Доступа «напрямую» из браузера для бизнеса не предусмотрено. Участники грузоперевозок обязаны использовать посреднические сервисы — операторов ИС ЭПД, аккредитованных Минтрансом (список на сайте Минтранса).

Шаг 1. Электронная подпись. Руководитель/ИП должен иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Водителю/кладовщику для подписания своей части документов в мобильном приложении достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Усиленная неквалифицированная подпись (УКЭП) через «Госключ» потребуется, если документ подписывает сотрудник, не являющийся руководителем, и при этом нужна машиночитаемая доверенность.

Шаг 2. Выбор аккредитованного оператора. Подключение занимает время:

• Веб-доступ (работа на сайте оператора): от 1 до 3 дней.
• API-интеграция с бухгалтерской программой или TMS-системой: от 2 недель до 2 месяцев.
• Роуминг (разные операторы у контрагентов): требуется настройка взаимодействия. Если операторы не «подружились» автоматически, процесс займет до 20 рабочих дней.

Шаг 3. Интеграция с бухгалтерской программой.

Когда бумажная накладная еще допускается

Минтранс утвердил перечень исключений, при которых бумажный формат остается допустимым:

• перевозки в зонах без устойчивого интернет-покрытия;
• перевозки в рамках ликвидации чрезвычайных ситуаций;
• отдельные случаи воинских и специальных перевозок;
• перевозки скоропортящихся товаров и грузов с объявленной ценностью — по отдельному решению Минтранса.

Ответственность

На июнь 2026 года отдельные составы за отсутствие именно электронной накладной не введены. Однако контролирующие органы уже применяют ст. 12.3 КоАП РФ (отсутствие документов у водителя — 500 руб.) и санкции за работу вне реестра.

Итоги: что делать главбуху и логисту

1. Проверить регистрацию в «ГосЛог». Если экспедитор пропустил срок до 1 мая, уведомление подается немедленно.
2. Заключить соглашение с оператором ИС ЭПД. Ждать сентября нельзя, будут очереди в техподдержку, настройка роуминга займет недели.
3. Раздать подписи. Водителям достаточно простой ЭП в приложении оператора.
4. Уведомить контрагентов. Официальные письма о переходе на ЭДО должны быть разосланы всем партнерам. Кто не перейдет, выпадет из логистической цепочки после 1 сентября.
5. Провести тестовый обмен с ключевыми контрагентами до 1 сентября 2026 года.

Автор. Е.Грицак

Бухгалтерия.ру