Где применять электронные документы в период эпидемии и не только
20.04.2020 распечататьБумажные документы, конечно, пока еще никто не отменял. Но есть сферы, где можно использовать электронные документы, а есть и те, где они обязательны. Вспомним в общих чертах, где именно. В условиях коронавируса это может пригодиться многим.
Какие документы могут быть в электронном виде
В электронном виде можно оформлять договоры, счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры.
Однако есть документы, к формату и регламенту передачи которых установлены жесткие требования. Это, например, электронные счета-фактуры, а также вся отчетность в налоговую. Их создают строго по формату ФНС.
Для некоторых первичных документов ФНС разработала рекомендованный формат на случай, если их нужно направлять в электронном виде по требованию инспекции. Это товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт приема-сдачи (работ) услуг.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ.
Если же вы разрабатываете свои электронные документы, то, во-первых, нужно помнить о требованиях к первичке, установленных законом о бухучете, а во-вторых, их формы нужно утвердить в учетной политике.
Читайте также:
Где используют электронные документы
Где же можно и нужно использовать электронные документы?
Во-первых, при представлении отчетности контролирующим органам – ФНС, внебюджетным фондам. Сдавать ее в электронном виде обязано большинство налогоплательщиков. Но можно делать это и тем, кто не обязан, по собственному желанию (не забудьте закрепить это желание в учетной политике).
Электронная сдача отчетности не только упрощает передачу информации, но и обеспечивает правильность данных, так как в большинстве сервисах при такой передаче есть функция автоматической проверки на ошибки.
Во-вторых, при обращении в суд. В любой суд – от общей юрисдикции до Верховного суда - можно подавать исковые заявления, ходатайства, жалобы и другие документы в виде электронного документа или скан-копии. Для этого созданы системы «Мой Арбитр» и портал ГАС «Правосудие».
В-третьих, - это электронный (безбумажный) документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
Электронный документ, подписанный электронной подписью, можно использовать, если закон не содержит прямого запрета на его использование.
Электронная цифровая подпись
Однако для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это цифровой аналог привычной «человеческой» росписи. Она содержит уникальную последовательность символов (ключ) и присоединяется к цифровому документу, чтобы идентифицировать лицо, его подписавшее.
Применение ЭЦП регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Цифровые электронные подписи бывают трех видов:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Если вы намерены организовать внешний ЭДО, то с контрагентом нужно будет заключить соглашение, где обязательно прописать, что электронный документ с простой или неквалифицированной цифровой подписью, используемый вами, имеет силу, тождественную бумажному документу с ручной подписью.
Электронную подпись можно оформить в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. Заметим, что это можно сделать в режиме онлайн – актуально для периода эпидемии коронавируса.
Перечень аккредитованных удостоверяющих центров, куда отсылает ФНС со своего сайта.
ФНС предупредила, что если вы являетесь представителем малого или среднего бизнеса, то для того, чтобы внести в Единый реестр дополнительную информацию о себе (о видах производимой продукции, о заключении контрактов для обеспечения государственных и муниципальных нужд или отдельных видов договоров), вам будет нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
