Где хранить электронные документы бухучета с 1 января 2024
22.12.2023 распечататьПришло время отказаться от хранения бухгалтерских документов за границей. Требование приказа Минфина от 23 декабря 2021 г. № 224н о месте хранения бухгалтерских документов исключительно в РФ начинает действовать 1 января 2024 года.
Формат документов для хранения
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» установлено, что бухгалтерские документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально.
Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.
Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено (п. 24 ФСБУ 27/2021).
Если документ изначально был составлен в электронном формате, то для хранения его распечатать нельзя.
То есть бумажный документ нельзя хранить в электронной базе в виде цифровой копии, а электронный документ – в распечатанном виде среди бумажных документов.
Порядок доступа к документам
Порядок доступа к документам бухучета определяет сама фирма. Обязательное условие - главбух или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должны быть информированы о том, кто, когда и к каким документам получил доступ.
А при утрате документов (гибели, пропажи, порчи, приводящей к невозможности использования), нужно принять все возможные меры по их восстановлению.
Где хранить документы
ФСБУ 27/2021 вступил в силу с 1 января 2022 года.
В нем есть требование хранить документы бухгалтерского учета и сведения, содержащиеся в таких документах, а также размещать базы указанных данных исключительно на территории РФ.
Понятие «база данных» по ФСБУ 27/2021 совпадает со значением, приведенным в ГК РФ. На это обратил внимание Минфин в письме от 21 февраля 2023 г. № 07-01-09/14820. Согласно гражданскому законодательству, база данных представляет собой систематизированную совокупность самостоятельных данных, объединенную таким образом, чтобы нужные сведения можно было оперативно получить, используя компьютерную технику (ст. 1260 ГК РФ).
Чтобы дать возможность организациям подготовиться к исполнению требования о хранении документов в РФ, срок его обязательного исполнения был перенесен на два года - на 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23 декабря 2021 г. № 224н, информационное сообщение Минфина от 24 декабря 2021 г. № ИС-учет-35).
Таким образом, время на подготовку и перенос места хранения документов бухучета в РФ истекло.
Больше деталей по теме - в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера
