ФНС запрещает вести КУДиР, не соблюдая хронологию

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей (КУДиР) — это таблица всех денежных операций в хронологическом порядке. Форма утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Вести книгу можно в бухгалтерской программе или на компьютере, скачав нужные бланки в формате Excel или PDF.

Книга заводится на каждый календарный год. Если бизнес начинает свою деятельность в середине года, книга открывается с даты его регистрации.

Записи в КУДиР делаются на основании подтверждающих документов, таких как платежные поручения или чеки, и вносятся по мере совершения операций, строго соблюдая их последовательность.

Состав разделов, которые необходимо заполнять, зависит от выбранного режима налогообложения.

• Компании на УСН с объектом «Доходы» заполняют два раздела КуДИР: Раздел I (только доходы) и Раздел IV (торговый сбор).
• Компании на УСН с объектом «Доходы минус расходы» заполняют три раздела: Раздел I (доходы и расходы), Раздел II (в части основных средств) и Раздел III (расчет убытка).
• Работающие на ПСН ведут свою форму КУДиР для патента, где фиксируются только доходы.

Если компания получает денежные средства от клиентов ежедневно, то и записи вносятся каждый день.

При поступлении оплаты от клиента либо расходовании средств, операция записывается в Раздел I. Вносится:

• Номер по порядку (столбец 1).
• Дата и номер первичного документа (столбец 2). Указывается дата и номер первичного документа (например, «09.01.2024 п/п №1»).
• Содержание операции (столбец 3). Здесь кратко описывается суть операции (например, «Оплата по договору...»).
• Сумма разносится в одну из граф: либо Доход (столбец 4), либо расход (столбец 5).

Итого подводится отдельно за каждый квартал и нарастающим итогом за полугодие, девять месяцев и год. Данные вносятся в отдельно выделенные строки.

Новую КУДиР можно применять с 1 апреля 2025 года 

Остальные разделы со I по -IV Заполняются при наличии соответствующих данных (расходы на ОС, торговый сбор и т.д.). 

Можно ли вносить данные в КУДиР не по каждой операции, а одной суммой в конце квартала

Суммировать операции и вносить их одной общей суммой в конце квартала недопустимо. Налоговая служба разъяснила, что такой подход нарушает установленные правила.

Учет операций одной суммой в конце квартала противоречит правилам ведения КУДиР.

Согласно пункту 1 Порядка заполнения книги учета, утвержденного приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, каждая хозяйственная операция должна быть отражена в ней отдельно, в момент ее совершения, с указанием даты и ссылки на первичный документ. Нарушение этого порядка считается неверным отражением доходов и расходов.  

Только при таком подходе книга учета будет соответствовать требованиям налогового законодательства. Если хронология нарушена, например, запись о реализации стоит раньше записи об оплате, налоговая не примет расходы.

За неправильное отражение операций в КУДиР, повлекшее занижение налога, компанию могту оштрафовать на сумму 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, а за отсутствие или грубое нарушение правил учета — от 10 000 до 30 000 рублей.

Как исправить ошибку в КуДИР

Каким бы способом ни велась книга, бумажный формат или электронный, исправлять ошибки в КУДиР можно.

В бумажном варианте исправление вносится по общим правилам исправления бухгалтерских документов:

1. Неверная запись перечеркивается одной чертой.
2. Вносится правильная запись.
3. На полях пишется «Исправленному верить».
4. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью с указанием даты.

С электронным форматом все проще. Нужно заново внести правильные сведения в КУДиР и сформировать ее снова. Если работаете в бухгалтерской программе, она сама отклонит операцию с нарушенной хронологией.

Если ошибку нашли в Книге за прошлый год, придется вносить исправления отдельным документом "внесение записи в КУДиР" и оформлять это бухгалтерской справкой. Вероятнее всего в этом случае придется подавать уточненку.

Бухгалтерия.ру