Фирменные футболки и кепки для работников: учитывайте правильно

Форменная одежда и спецодежда – это не одно и то же. Спецодежда нужна на вредных производствах, чтобы уменьшить воздействие на работника опасных факторов. А форменная одежда, в первую очередь, нужна, чтобы идентифицировать принадлежность сотрудника к определенной фирме. Униформа всегда брендирована. А спецодежда может не иметь логотипов и специально заданных цветов.

Учет расходов на форменную одежду в базе по прибыли

Учесть в налоговой базе по прибыли можно только экономически обоснованные документально подтвержденные затраты. Расходы по НК РФ должны быть произведены с целью получения дохода (статья 252 НК РФ).

Наличие форменной одежды в компании может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами. Этим и будет подтверждена экономическая обоснованность затрат. Например, форменная одежда обязательна на ж/д и авиатранспорте.

Если на уровне законодательства не установлено требование иметь одежду с определенными знаками отличия, издайте свой приказ или положение об обеспечении сотрудников компании формой или пропишите это в правилах внутреннего трудового распорядка.

Два варианта учета форменной одежды

Расходы на форму могут быть учтены по-разному. Вы вправе:

• выдать работникам форму во временное пользование;
• передать форму в собственность работника.

В первом случае, если фирменная одежда будет выполнять роль униформы, сотрудники будут носить ее на работе, форма остается в собственности фирмы, расходы на ее приобретение или изготовлении можно отнести к материальным расходам, связанным с производством и реализацией (ненормируемых).

Во втором случае, когда футболки передаются в собственность сотрудников, расходы на их приобретение могут быть учтены в расходах на оплату труда. П. 5 ст. 255 НК РФ позволяет отнести к расходам на оплату труда расходы на приобретение либо изготовление выдаваемой работникам бесплатно либо продаваемых работникам по низким ценам форменной одежды и обмундирования.

Такую же позицию озвучивал Минфин России в письме № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014.

Как отразить в бухучете покупку футболок для работников

Нужно воспользоваться ФСБУ 5/2019 «Запасы», который с 2021 стал обязательным к применению.

В соответствии с подп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019 к запасам относятся инструменты, инвентарь, специальная одежда, специальная оснастка (специальные приспособления, специальные инструменты, специальное оборудование), тара и и т.д.

В соответствии с абз. 1 п. 3 ФСБУ 5/2019 к запасами относятся активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла либо используемые не более 12 месяцев. Таким образом, главным критерием отнесения одежды к запасам является срок ее использования.

Если футболки с логотипом компании будут использоваться менее 12 месяцев, отражайте их учете как запасы в порядке по фактической себестоимости.

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
–  приобретена форменная одежда.

Футболки нужно списывать на производство работ (оказание услуг) в периоде передачи со склада на основании составленных первичных документов:

ДЕБЕТ 20 (23, 25...) КРЕДИТ 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
–  форменная одежда передана в эксплуатацию.

Вряд ли срок использования футболок и кепок может превышать 12 месяцев. Но если, это так. Одежду нужно учитывать в составе основных средств в соответствии с правилами ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Расходы на футболки нужно списывать ежемесячно через амортизацию с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия футболок к учету, и до полного погашения их стоимости.

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
–  приобретена форменная одежды;

ДЕБЕТ 01 субсчет «Спецодежда на складе» КРЕДИТ 08
–  форменная одежда принята к учету в составе основных средств;

ДЕБЕТ 20 (23, 25...) КРЕДИТ 02 

–  начислена амортизация (ежемесячно).